今回はスタートアップ、ベンチャー企業におすすめの電話代行サービスについて詳しくご紹介します。
電話代行サービスは兼ねてより、IT企業と親和性が高いことで知られています。コロナ禍でもインターネットさえ繋がっていれば業務ができるIT企業、スタートアップ企業、ベンチャー企業などでいち早く電話代行サービスが導入されました。
またテレワーク、在宅勤務などの働き方が広がっていくなかで、電話代行サービスの利用を開始したという企業も増えています。
特にスタートアップ企業では、電話応対は完全に外部にアウトソーシングしてしまい、リソースを開発に集中させ業務の効率化を図ることが一般的になっています。
スタートアップとは？
スタートアップをざっくり説明しますと、少人数でも優れた技術やサービスを武器に資金調達を進め早いスピードで世界に自分たちのプロダクトやサービスを広げていくようなイメージです。
そうするとスタートアップの場合、とにかくコアな技術やサービスにのみ注力したいというのが本心だと思いますが、人数が少ないため、一人で複数の仕事を担当する必要があります。
例えば如何に優れた技術を持っている技術者であってお、人数が少なければ最初のうちは会社の電話番や顧客のフォローをしなくてはいけないかもしれません。
これはスタートアップ、ベンチャー企業を始めた当初は付きもので仕方のないことではありますが、他の作業や仕事に時間を取られただけコアな仕事に割ける時間が減ってしまうのです。
スタートアップ、ベンチャーは少数精鋭だからこそ、頭でっかちんの大企業にはないスピードで自社の魅力やサービスを世界にリーチできるという強みがあります。
スタートアップの強み
しかしその反面、スタートアップはメンバーが少ないため、スタートアップの初期の段階では一人で何役もの仕事をこなさなければなりません。例えば、自分がバックエンドのスタッフだとしても、電話応対、顧客のフォロー、オフィスの備品の管理など複数の仕事をみんなで手分けすることで回していかなくてはなりません。
しかしそれはコアな作業・仕事時間が減ってしまうことになります。スタートアップはフットワークが軽く、そのスピード感が肝心です。可能な限り外部に委託できる仕事はアウトソーシングすることで、そのスピードを最大限に活かすことができるのです。
会社の電話応対もその一つであり、スタートアップの社員に電話応対させるよりも電話代行を利用し、電話応対のプロフェッショナルである、電話秘書にお願いした方が会社の印象アップにもつながります。新たに人を雇うよりも遥かにリーズナブルな料金で利用することができ経費の節約にもなります。
スタートアップ企業に電話代行サービスが人気の理由
昨今、多くのスタートアップ企業が電話代行サービスを利用しています。その背景には、スタートアップ企業は開発に注力し、それ以外の業務はアウトソーシングして効率化を図るという柔軟性と企業文化にあると思います。
また電話代行サービスがチャット通知に対応したり、アプリから操作できる電話代行サービスの登場、電話代行会社によってはサブスクのように気軽に利用できるように以前よりも大分敷居が低くなってきていることもあると思います。
スタートアップ企業が電話代行を利用するメリット
スタートアップ企業が電話代行を導入するメリットにはどのようなものがあるでしょうか？
・開発に専念できる
・人件費をかけるより半分以下の経費
・会社の印象アップ
・電話応対の漏れがなくなります
・チャットと組合せることで社内で共有できる
スタートアップ企業でも、電話代行を導入することで開発などコアな仕事に集中することができるようになります。
いくら少数精鋭のスタートアップ企業でも、開発者がかかってくる電話応対をしていたのでは、電話応対している時間がもったいなく、その時間はコアな作業に使いたいはずです。
また人件費をかけずに、手軽に利用できるのも電話代行の魅力です。スタートアップ企業が電話代行を利用するメリットについて詳しく見てみましょう。
開発に専念できる
スタートアップ企業が電話代行サービスを利用することで、日々の電話応対から解放され、開発などのコアビジネスに集中することができます。
スタートアップ企業は、人員、時間、資金などリソースが限られているため、開発やサービスの成長に集中することが重要です。
人件費の削減
電話代行サービスを利用することで、人を雇うよりも大幅にコストを削減することができます。特に初期段階のスタートアップ企業にとって、イニシャルコストは抑えたいはずです。
電話代行であれば、人件費がかからないため人を雇うよりも大幅に経費を削減することが可能です。
スタートアップ企業の印象が良くなる
電話代行サービスは、プロフェッショナルな電話秘書が電話応対を行うため、会社の印象を向上させることができます。これにより、顧客や取引先からの信頼を得ることができます。
電話の取りこぼしを防止します
電話代行サービスを利用することで、電話の取りこぼしや応対の漏れを防ぐことができます。これにより、顧客やクライアントからのお問い合わせや要望、ビジネスチャンスを逃しません。
社内での情報共有が容易に
電話代行とチャット通知を組み合わせることで、社内での情報共有が容易になります。これにより、迅速な対応や業務の効率化が期待できます。
スタートアップ企業の利用例
あるスタートアップ企業では、電話対応を自動化するために電話代行サービスを導入しています。かかってくる電話は全て電話代行会社のオペレーターが対応し、その要件 (応対内容) を社内のチャットに通知してもらいます。
そしてスタートアップ企業の電話担当が応対内容を確認し、フォローしていきます。これによって社内で電話が鳴ることが無くなり、スタートアップ企業で働く社員は業務に集中することができます。
また応対内容をチャット通知にすることで、社内で応対内容を共有することができますので、大事な要件等を見逃すことも無くなります。
電話代行とチャット通知を組合わせて社内で共有
また多くのスタートアップ企業、IT企業では「電話代行」と「チャット」を組み合わせることで、社内の電話ログとして共有して利用しています。
いつ誰から、どんなクライアントから電話がかかってきたのか？どんな電話内容だったのか？などをチームや部署、社内で共有することができます。つまり電話履歴や電話内容を瞬時に共有することができ、手が空いてるスタッフが顧客フォローをすることができます。
これなら顧客フォローをし忘れることがなく、顧客応対のスピードもアップします。電話応対した内容をチャット (Slack、LINE、Chatwork) に報告/通知するサービス「チャットツール連絡サービス」については、こちらのページをご覧下さい。
まとめ
スタートアップ企業と電話代行サービスは非常に相性が良いと言えます。その理由は、スタートアップ企業では、資源と人手が限られています。電話応対は時間を大量に消費する作業の一つであり、電話代行サービスを利用することで、企業の貴重な時間を製品開発やビジネス戦略の策定など、より重要な業務に集中することが可能になります。
更にスタートアップ企業は、しばしばプロのオペレーターを雇う余裕がありません。しかし、電話代行会社は訓練されたプロのオペレーターを提供し、企業に代わって電話対応を行います。これにより、スタートアップ企業はプロフェッショナルなサービスを提供することが可能になります。
