人気店が留守番電話サービスを活用して予約を受け付ける方法について説明しています。留守番電話とは、休暇中や出張中に電話を受ける代わりに、音声メッセージを流すサービスです。この記事では、留守番電話を予約として利用する方法や、留守電の保存期間についても説明しています。
長期休暇中にかかってくる留守番電話を残したい
以前お客様から長期休暇中にかかってくる留守番電話を残したいというご相談を頂戴しました。許可を得てご紹介させて頂きますと、季節に合わせた創作料理のお店をされているスタッフの方からのお問合せでした。
お話によると、その時々の季節に合わせた料理を提供するお店は、不定期にお店を開けており、シェフはインスピレーションや研究のために国内外を飛び回り、食材やその土地土地の食文化を学びながら、お店に帰ってきては旅や研究で得た料理を振る舞い、また季節が変わる頃には食のインスピレーションを得る旅に出ると言います。
そんなシェフの作る料理が口コミで話題となり、お店にはお問合せや予約が増えたと言います。しかし一度旅に出るとお店はクローズになり、次いつ開くかはシェフ本人にも分かりません。
お店のホームページなどもなく、お客さんはシェフがお店に帰ってくるタイミングに電話をかけるか、お店に行かないと予約することができません。
そんな状況を心苦しく思ったスタッフがシェフに提案し、シェフが旅に出ている間に留守番電話を設定し、お問合せや予約を預かってはどうか？というアイディアでした。
留守番電話とは?
留守番電話とは、休暇日や出張などでお店を不在にするときに、電話を受ける代わりに、録音された音声メッセージを流してくれるサービスのことです。
留守番電話を活用することで、休暇日や出張中にかかってきた電話に対して自動の音声メッセージを流し、最後に用件を伺うことも可能です。
留守番電話のメッセージを作成する場合は、営業時間や休暇期間などお客様が知りたい情報を的確に伝えるようにしましょう。
留守番電話を予約として利用する
予約といっても日にちなどは指定できないため、「ご用件 (予約)」、「お名前」、「お電話番号」を伺い、シェフが戻り次第予約のお客様にスタッフが折返しの電話をかけて予約を預かるというように顧客管理をできないか？と考えました。
しかし、契約している通信会社の留守番電話サービスを調べてみると、留守番電話を保存してくれる期間が3日間しかなく、これではお客様が残してくれた留守電を聞くことができません。シェフ短くとも1ヶ月以上は旅に出てしまうため、これでは使いものにならないのです ...
そこでスタッフが調べて辿りついたのが、渋谷オフィスの「時間外アナウンス+留守機能」だといいます。渋谷オフィスの留守機能 (留守番電話) なら3ヶ月間の保存期間があり、これであればシェフが旅から帰ってきてもお客様からのお問合や予約の電話がちゃんと録音され残っており、後で確認することができます。
このことからもお分かり頂けますように、渋谷オフィスの「時間外アナウンス+留守機能」であれば長期の休暇、1ヶ月程度の移転や引越しに伴うお休み、研究等で海外研修に2ヶ月半出張になるなど、一定期間電話に出ることができなくても、それまでにかかってきた伝言などを記録し、帰って来てから留守電に入っている伝言をきちんと確認することが可能です。
留守電の保存期間にお困りの方
既存の留守番電話や各通信会社の留守番電話サービスでは物足りないという方は、是非渋谷オフィスの「時間外アナウンス+留守機能」をご利用下さい。事業主様の留守中に音声ガイダンスを流し、用事がある場合は伝言を残すことが可能です。
