働き方改革や、新型コロナウイルスのパンデミックの影響で、リモートワーク (テレワーク、在宅勤務) となり電話代行を導入する事業者様が増えています。
もちろん、業種や職種によってテレワークの導入のしやすさやテレワークの在り方も違ってくるかと思います。あくまでも一例という形ではありますが、勤務形態がテレワークとなりオフィスが使えなくなったことで電話代行を導入した事業者様の事例をご紹介していきたいと思います。
個人事業主の
ライターAさんのケース
シェアオフィスで働いていたが ...
フリーランスでライターの仕事をしているAさんは、長らくシェアオフィスを使用してクライアントさんとの打合せや電話応対などの業務をこなしていました。
パンデミックの影響を受け、ロックダウンの間に会員として利用していたシェアオフィスが一旦クローズされることになりました。これまでシェアオフィスで受けていた電話応対をどうするか？悩んでいましたが、テレワークになると同時に電話代行サービスの利用を開始しました。
テレワークになると同時に電話代行サービスの利用を開始
Aさん自身も、シェアオフィスに行くには公共の交通機関を利用することになり、色んな人が出入りするシェアオフィスにも少し恐怖心を覚えていました。また、これまで利用できた打合せスペースの利用も一時的に無期限で閉鎖されてしまったため、これも電話代行の利用を後押ししました。
この状況ではシェアオフィスを利用するメリットがなくなってしまいました。基本的にAさんはひとりすべての業務をこなしています。ホームページの作成からその情報の更新、ライティングの相談から依頼を受けた分のライティング、それに必要なリサーチ……この中で、ネックになっていたのが電話応対でした。
クライアントとのミーティング、合間にライティングの仕事が立て込んでいるときにも、電話がかかってくれば電話応対しなければならず、精神的にも電話応対がかなりの負担になっていたのです。
そこでAさんは、電話応対のみ電話代行サービスを利用することで、クライアントからの電話に出られないということもなくなりました。今では自分のタイミングでクライアントに連絡することができ、以前のようなストレスを感じなくなりました。
新規の仕事も確実に得ながら、仕事に集中できる環境を手に入れることができました。
中小の不動産会社で働く
Bさんのケース
不動産業界でもテレワークの導入が徐々にではありますが、確実に進んでいます。
都心に本社があり、地方に小さな支店を構えている中小の不動産会社で働くBさんの事例です。地方に構えている支店では、本当に数人だけで業務を回していました。Bさんもそのうちのひとりでした。
ただ、その中のひとりが育児を理由に退職することになりました。長く働いていた女性で専門的な知識もあり、ご本人もできることならどうにかして仕事を続けたいという気持ちがありました。
女性が抜けてしまった穴を埋めるのはかなり高いハードルでした。そこでテレワークの導入について具体的に検討されることになりました。
十分な話し合いの後、ひとまず支店のみで試験的にテレワークが導入されることとなりました。女性は退職することなく、育児に専念しながら無理のない範囲で業務を続けることができました。
ただ、女性は電話応対も主におこなっていたため、そこが問題でした。そこで取り入れられたのが電話応対の電話代行サービスでした。 女性のテレワーク、電話応対の代行サービスを導入したことによって業務の効率がアップしたそうです。結果的に支店での試験的な導入は大成功ということで、都心にある本社のほうもテレワークと電話応対の代行サービスを導入することになったとのことでした。
IT系のWEB制作会社に勤める
Cさんのケース
もともとWEB業界というのは、テレワークとの相性が非常に良いことでも知られています。
今ほどテレワークが話題になっていない頃からテレワークを導入していたというところも少なくありません。そんなWEB制作会社に勤めるCさんの事例です。
Cさんの親御さんが事故に遭い、介護が必要な状態になりました。親御さんは遠方に住んでおり、Cさんは引っ越しをしなければいけませんでした。ただ、Cさんは引っ越しをしても仕事を続けたいという強い意志がありました。そこで「辞めたくない」と直談判します。
Cさんの声をきっかけに、テレワークが導入されることになりました。Cさんのように介護で出社するのが難しくなった社員様はもちろん、結婚や妊娠・出産、病気療養などの事情を抱えている社員様もテレワークに切り替えられるようになりました。
テレワーク導入にあたっては、希望者がテレワークに切り替えられるように申請しやすい環境も整えられました。結果的に、働き続けたい社員様が仕事を続けられるようになり、離職率もぐっと抑えられるようになったそうです。
テレワークの導入をきっかけに業務の効率化というものを掘り下げていき、その中のひとつとして電話応対の代行サービスも導入されたとのことでした。
今は電話応対を苦手としている方も多い上に、電話応対のための研修にかかる時間や費用もかなりのものでした。そこをバッサリとカットすることができたため、大幅なコストカットになりましたし、同時により働きやすい環境を手に入れることができました。
テレワークによる、電話代行の短期利用について
一時的にテレワーク、リモートワークに切り替わった会社では、その短期間のみ電話代行を利用するような需要が増加しました。
緊急事態宣言を受けて会社がテレワークに切り替わりました。これまでオフィスで受けていた代表電話の応対が一時期間応対ができなくなるため、その代行手段を探す必要がありました。
そこで代行案として利用されたのが、電話代行サービスです。このようなケースでは、緊急事態宣言が出されている1ヶ月〜2ヶ月くらいを見込んで、短期間で電話代行サービスを利用する企業が増加しました。
時短勤務となり、電話応対できない時間帯が出てくると
ある事務所の事例では、コロナ禍で勤務時間が時短勤務となりました。朝と夕方の通勤・帰宅ラッシュの混雑した時間を避けた 12:00 〜 16:00 勤務となり、一部業務は在宅勤務となったことで、午前中の電話応対が不可能になり電話代行の利用を開始したという事例もございます。
テレワークと電話代行サービスは相性が良い
テレワークの導入事例ということでご紹介しましたが、テレワークというのはいずれは考えなければいけない課題のひとつかと思います。
というのも、国民性なのか日本人というのはどうしても働きすぎてしまう傾向にありますし、働くために楽をすることに対して拒絶反応を示してしまうような方も少なくありません。
ただ、人間というのは社会人になってからの人生のほうが圧倒的に長いわけです。
酷な環境の中で仕事を続けることもすばらしいことかもしれませんが、体が資本ということを考えると心身ともに楽な状態で働くことも大切です。それを痛感させてくれるのがテレワークなのではないかと思います。
もちろん、業種や職種によってはテレワークの導入が難しいこともあるでしょう。
ただ、テレワークの導入が可能なのであれば、テレワークの導入によって社員様の心身の負担が軽くなる部分もありますし、何よりもオフィスでの業務に潜んでいた無駄を省くことにもつながってくるのです。
今は新型コロナウイルスの影響をきっかけにテレワークを導入し始めたという事業者様が多いかとは思うのですが、遅かれ早かれ働き方を根本から見直すタイミングは訪れていたはずです。
「ピンチはチャンス」と言いますので、このタイミングで働き方を根本的に見直し、より良い方向へと進んでいけることを願っております。
そして、このテレワークという働き方と電話応対の代行サービスというのは非常に相性が良いと言われています。 実際にオフィスで働いていた方にとっては、「テレワークの導入でオフィスにかかってきていた電話はどうなるのか」という部分が大きな疑問になってくるかと思います。
そこで登場するのが電話応対の代行サービスです。テレワークが導入されたからといって、お客様にひとりひとりの電話番号をお伝えするわけにもいきません。
テレワークの導入を一時的なもの、試験的なものと考えている事業者様であればなおのことです。
弊社のサービスであれば、オフィスにかかってきたお電話を弊社の電話秘書が応対してから各部署の担当者に内線同様に転送しておつなぎするということも可能です。全国どこでも、まるで秘書室から社長のデスクに内線感覚でつないでもらう感じです。
是非この機会にテレワークの導入を、テレワークの導入とあわせて電話応対の代行サービスをご利用いただければと思います。
このように電話代行サービスは、1日のうち午前中、午後など、不在にしている指定時間のみ、ピンポイント電話代行を利用することも可能です。
電話代行会社によっては、夜間など深夜の電話応対にも対応していますので、応対時間を確認して選ぶようにしましょう。