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テレワークに必要なツール、アプリ、就業規則など

こちらの記事では、テレワークに必要なツールやアプリをご紹介します。テレワークの導入にあたって、ITツールを使いこなすことは必須の課題となっています。チームや業種、スタッフ数によってどのようなツールを使用すれば生産性を向上させることができるのでしょうか?早速テレワークに必須な役立つITツールを見ていきましょう。

WEB会議システム

「WEB会議システム」と聞いて、何だか分からない方にとっては小難しいようなイメージをお持ちかもしれませんが、ビデオチャットのことで、PCを使って複数人とコミュニケーション、会議などを行うツールのことです。このコロナ禍で最も話題となり、大きな注目を集めたのがビデオ会議アプリの Zoom です。

企業向けのビデオ会議アプリとして、ミーティングやチャット、リアルタイムなメッセージングとコンテンツ共有が可能なサービスとしてスタートしていますが、既にマス層にも浸透しており、気の知れた仲間と Zoom を使用して宅飲みを行うなど、ビジネス用途以外でも頻繁に利用されています。

その背景には、バーチャル背景機能やエフェクトなども充実しており、海外の有名なアーティストが Zoom でライブ配信を行うなどした影響もあるでしょう。また、Zoom の無料版では同時に100人がビデオチャットに参加することができます。従業員が数十名の会社やプロジェクトで、テレワークでディスカッションや会議が必要となった場合は Zoom で事足りるでしょう。

このビデオチャットの市場も大きな流れを受けて、Facebook は、4月25日にグループビデオチャットサービス「Messenger Rooms」を発表し、最大50人のグループビデオチャットに対応することを発表するなど熾烈な競争も起きています。

ユーザー別で見たビデオアプリ

Zoom を使うユーザーは、その特性上ビジネスマンが多いようですが、若者などはどういったアプリを使用しているのでしょうか?若いユーザーや、少人数の会社では Snapchat がリリースしたデスクトップ版 Snap Camera を使用している、と答える会社もありました。また既存のSNSが出しているメッセンジャー Facebook Messenger、WhatsApp Messenger も使用されています。これらビデオチャットアプリには、ユーザー層や用途によって広く使い分けられています。

・ビジネス、多人数向け
ZOOM、Skype
主にビジネス系では ZOOM、Skype となっています。因みに渋谷オフィスの電話代行サービスではSkypeを使用しています。

・少人数で使用
Snap Camera

・友達や家族向け
Facebook Messenger、WhatsApp Messenger

友達や家族などの知り合いとビデオチャットを楽しむ時は、普段使用しているSNSが出しているメッセンジャーを使用しているという人がほとんどのようです。Facebook Messenger、WhatsApp Messenger も2人〜4人前後で使用されるのが多い。

テレワークの就業規則について

テレワーク勤務の導入にあたり、就業規則をどうするか?とお悩みの事業者様は、厚生労働省の資料「モデル就業規則」をご参考頂くと、どうすれば良いのか?が明確に分かります。以下同資料を元に、重要な部分を掲載致します。

通常勤務と業務内容が変わらない場合、就業規則を変更する必要はない

通常勤務 とテレワーク勤務 (在宅勤務、リモートワーク) において、労働時間制度やその他の労働条件が同じである場合は、就業規則を変更しなくても、既存の就業規則のままでテレワーク勤務が可能です。これは特にテレワークに切り替えることで、労働時間など主な労働内容に変化が生じない場合は就業規則を変える必要はありません。

就業規則の変更が必要になる場合

テレワークになることで、従業員に通信費を負担させるなど通常勤務では生じないことがテレワーク勤務に限って生じる場合があります。その場合に、就業規則の変更が必要となります。この問題は実際にコロナ渦で、海外の大手検索会社が通常勤務の際に自社で支給していたランチ代などを、テレワークの際は自腹での支払いをお願いする通知をしており、話題を集めていました。

またテレワークの導入に際して、例えばフレックス制を採用したい場合は、既存の就業規則にその規定が定められていなければ、就業規則の変更が必要となります。一般的に、テレワークを導入する場合、就業規則に次のことを定める必要があります。

・テレワーク勤務を命じることに関する規定
・テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
・通信費など負担に関する規定

就業規則を変更した場合には、代表の意見書を添付し、所轄労働基準監督署に届出するとともに、従業員に周知する必要があります。更に詳しく内容は厚生労働省の資料「モデル就業規則」のPDFをご覧下さい。

テレワーク・チェックリスト