新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークの導入を検討されている事業者様も多いかと思います。
ただ、いざテレワークを導入するとなったときに何から始めればいいのかわからないというケースも少なくありません。
テレワークの導入というと、ささっと簡単にできるイメージがあるかもしれませんが、実際にはいくつかのステップを順に踏んでいく必要があります。
テレワーク導入にあたっては、まずその目的を明確にする必要があります。もちろん、まさに今テレワークを導入しようとしている事業者様であれば、やはりその理由はコロナによる影響かと思います。
ただ、コロナによる影響以外にも「生産性をアップさせたい」「ワーク・ライフ・バランスを実現させたい」「コストダウンを目指したい」などさまざまな目的が考えられます。
テレワークの導入に限ったことではないのですが、明確なビジョンを持っておくことはとても大切です。もっとも避けたいのが「なんとなく」という理由で、テレワークの導入をしてしまうことです。「なんとなく」という曖昧な形でテレワークを導入させてしまうと、テレワークをうまく活用できないままになってしまいます。
テレワークの導入も含めて、事業に何かしらのツールを導入する際には「そのツールを導入して、何をしたいのか」「そのツールを導入して、何を実現させていきたいのか」といった部分を起点に考えていくことが大切です。
逆に、テレワークの導入を考えているものの今の時点では明確なビジョンがないという場合には、まずはビジョンを明確化させていくところから始めていきましょう。
テレワーク自体は、テレワークをする社員同士での合意ができていればすぐにでも始めることができます。ただ、事業というのはさまざまな人との関わりで成り立っているものです。テレワークをする社員同士での合意だけでテレワークを導入してしまうと、そこから派生するような形で問題が出てくる可能性があります。
テレワークを導入して、円滑に進めていくためには、その事業に関わるすべての社員様にテレワーク導入について理解を深めてもらう必要があります。そのためにも、プロジェクトの担当者やチームを作っていかなければいけません。
社員様が数人や十数人と少ない事業者様であればテレワーク導入にあたっての担当者を立て、大規模な事業者様であればそれぞれの部署や部門からテレワーク導入担当の社員様を集めてテレワーク導入にあたってのチームを作ります。
担当者やチームができることによって、より建設的に意見や情報を交わし合うことができます。「会社としてテレワークを導入しますよ」というアピールにもなりますので、社員様に受け入れてもらいやすくなりますし、理解も進むかと思います。
テレワーク導入にあたっての担当者やチームは、基本方針も決めていくことになります。基本方針と言っても、そう難しいことではありません。何のためにテレワークを導入するのか、具体的にどこでどの程度の頻度で導入されるのか、どのような業務で導入するのか、導入のためにどれくらいのコストをかけるのかといったことを決めていくだけです。
担当者やチームが基本方針を決めたら、その基本方針に沿って現状の把握と検討をおこなっていきます。現状の把握というのは、簡単に言ってしまうと現場を知ることです。現場をよく知らないままツールを導入してしまったばかりに、現場が混乱してしまうというケースは珍しくありません。
そうならないためにも、現場を知る必要があるのです。その上で、現状と現場の課題を把握し、テレワーク導入を検討していきます。
現場を知ろうとする姿勢というのは、それだけで人の心を動かすものです。テレワーク導入にあまり好意的でない社員様でも、「現場を知った上での導入であれば……」と考えが変わってくるかもしれません。
担当者やチームが基本方針を決めて、現状を把握し検討した結果、テレワーク導入をするということになったのであれば、テレワーク導入への合意を形成していかなければいけません。
最初に事業者様の経営層が率先して情報を発信するという形が理想ではありますが、それが難しい場合にはテレワーク導入にあたっての担当やチームが各部署と正確に情報を共有していく必要があります。
ここで齟齬があると、テレワーク導入がスムーズに進められなくなってしまいますので、とにかく正確に情報を共有していくようにしましょう。お互いに十分な理解が進んだ状態で合意が得られれば、テレワーク導入はスムーズに進められるはずです。
合意が得られたらすぐにでもテレワークを実践したいところですが、ここで一度最終的な調整に入ります。改めてテレワークの実施範囲の検討や就業規則などの見直しをおこなって、テレワーク導入にあたってのルールを決めていきます。
ルールを決めるだけではなく、テレワークを導入するにあってどのシステムやツールを選択するのかも決めていきます。
本格的な導入の前に、試験的な導入をおこなっていきます。きちんと期間を設けて、それを周知させる必要があります。最低でも3か月以上は期間を設けて、その間にテレワークを試験的に導入し、どのような効果があったのか、どこに改善点があるのかを検証していきます。
テレワーク導入によって顧客対応回数や時間にどれくらいの変化があったのか、問い合わせの処理数や時間にどれくらいの変化があったのか、業務の効率化が進んでいるのか、コミュニケーションの質はどうなのかなどさまざまな角度から検証をおこなっていきます。調査方法は、アンケートやヒアリングなどでおこなっていくことになるかと思います。
テレワークを導入する目的から考えて、試験的に導入したテレワークがどのような変化をもたらしたのかを客観的に分析していきましょう。思うように効果が出なかった部分に関しては、なぜ効果がでなかったのかという理由やその背景まで把握していきます。その上で、現状のまま継続させていくのか、規模を縮小するのか拡大するのかなども検討していきましょう。
試験的にテレワークを導入している間はもちろん、本格的なテレワーク導入後も定期的に「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」というPDCAサイクルを回していきます。そうすることで、テレワーク導入がより効果的なものへと変わっていきます。
テレワークの導入は賛成なんだけど...「しかし今まで受けていた会社の電話を誰がどこで受けるの？」意外と見落としがちですがそれは重要な問題だと考えます。
会社の第一印象は色々な意味で電話での人の声や対応や雰囲気で決まるものと考えております。電話の第一声は「会社の顔」とも云われています。
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