電話代行を利用する前に知っておきたいこと
まずは、電話代行サービスを利用する前に知っておきたいことについてご紹介します。この章は、電話代行サービスを検討しているけれど、まず手始めに何から初めていいのか分からない ... という方に向けて書かれています。
1. サービス内容を理解する
電話代行サービスは一見すると単純なサービスのように見えますが、実際には事業者や業種に合わせて複数のプランが用意されており、オプション機能も複数ございます。
例えば、個人事業主に向けたプラン、ネットショップ事業者に向けたプランなど、サービス内容や機能によってプランも異なります。
そのため、あなたのビジネスが必要とするサービスを明確にしておき、それに適したサービスを選ぶ必要がございます。
2. 料金を把握する
電話代行サービスの料金は基本的に、選択するプラン、個別のサービス、オプション機能、プランで決められたコール数をオーバーした際に求められるコール数の超過料金が費用としてかかります。
電話代行プランは幾らか？オプション機能を追加したら幾らか？コール数を超過してしまった場合は幾らの超過料が発生するのか？については事前にしっかりと確認しておきましょう。
電話代行サービスを利用する前に、これらの料金を確認しておくことで、後でトラブルになることを防ぎましょう。
3. 契約期間を確認する
多くの電話代行会社では、電話代行サービスを1ヶ月単位で提供しています。つまり電話代行サービスは月額料金の契約となります。しかし、一部の電話代行サービスでは、一定期間の契約が必要な場合があります。
その期間を早めに解約すると解約料が発生することもあります。電話代行は短期利用も長期利用も可能ですが、電話代行会社によってはイレギュラーな契約期間や契約条件を設定しているところがありますので、こちらも事前に確認しておくようにしましょう。
4. サービスの質を評価する
最終的に、電話代行サービスの品質は、そのサービスを利用する顧客に大きな影響を与えます。サービスのレビューや評価をチェックし、また可能ならテスト期間を利用してサービスの質を確認しておくことをお勧めします。
まとめ
これらのポイントを押さえておくことで、電話代行サービスをより効果的に、そしてコスト効率良く利用することが可能になります。電話代行サービスは、顧客とのコミュニケーションをスムーズにし、ビジネスの成長を支える重要なツールとなります。だからこそ、上記のポイントを参考に、あなたのビジネスに最適なサービスを選びましょう。
電話代行を利用する前に知っておきたい Q&A
続けて、電話代行を利用する前に知っておきたい Q&A をご紹介します。
電話番号を変更しないで、電話代行を利用することは可能？
Q. 現在使用している電話番号を変更しないで、電話代行を利用して電話を受けてもうらうことは可能ですか？
A. はい、もちろん可能です。電話代行サービスを利用する際には貴社が現在使用している電話番号を使用する場合とその電話番号を使用しないパターンがありますが、今回のご質問は前者の場合で貴社で現在使用している電話会社様に転送電話サービスが付加できるのなら可能です。
転送電話サービスは、NTTひかり電話、auひかり、ソフトバンク光など各電話会社様で用意されております。但し、各電話会社様により転送電話サービスを使用するまでに少しお時間がかかりますので、電話代行を利用する前に転送電話サービスのお申込みをしていただくとタイムロスなくスムーズに進みます。
転送電話サービスが使えるようになりましたら、転送先に弊社の電話番号を登録していただければ、貴社に掛かってきた電話は弊社に自動転送されて弊社の電話秘書が受けることができるようになります。
なお、電話代行サービスをスタートさせる前に、弊社まできちんと転送されているかどうかのテストを行いますのでご安心ください。
現在、他の電話代行サービスを利用中ですが、御社に乗り換える場合はどのようなタイミングで乗換えたら良いでしょうか？
A. 電話代行のお乗り換えタイミングは、貴社と他社電話代行会社様との契約状況にもよるかと思いますが、他社様との契約が切れる日（サービスが使えなくなる日）まで他社様の電話代行サービスをご利用になりたい場合は、契約が切れる日から逆算して弊社とご契約していただくのが良いかと思います。
具体的に一番効率が良いと思われるタイミングですが、例えば他社様との契約が9月30日に切れる場合は、9月21日に弊社の「10日間無料お試し」お申込みいただくことで、10月1日から弊社に切り替えて貴社の電話代行をスタートさせることが可能となります。
もちろん9月中に弊社の電話代行サービスに切り替えていただくことも可能でございます。何れにしましても9月21日にお申込みいただくことで、貴社の応対内容等の打合せ内容および貴社情報を弊社コンピュータに登録して、社内にて情報を共有把握し、電話秘書がスタンバイしておりますのでご安心ください。
代表電話の受付はしてくれますか？
Q. 代表電話の受付はしてくれますか？ちなみに弊社は部署が３ヶ所あります。お客様からの電話を該当部署へ電話を切らずに繋いでもうらうことを希望します。
A. はい、可能です。弊社では通話接続サービスという機能がございます。その機能では、お客様からの電話を代表電話として電話秘書がお受けしてから貴社内の該当部署へ内線同様にお繋ぎすることができます。
また、今回は部署が３ヶ所とのことですが最高10ヶ所まで対応しておりますので、今後部署が増えても対応可能です。
該当部署への接続先の電話番号は固定電話および携帯電話にも対応しております。また、例えば第一部署に電話をお繋ぎしようとして、その回線が話中または誰も電話に出られないときは第二部署の電話番号に電話秘書から内線同様に電話をお繋ぎすることもできます。
さらに、該当部署にお繋ぎしようとしたときにご都合が悪い場合は、再び電話秘書に電話を戻して対応することも可能でございます。通話接続サービスはエグゼクティブプラン以外は、お申込みの際にオプションにてお申込みいただけます。ご利用料金は接続先１ヶ所～５ヶ所までは１ヶ所につき1,000円。５ヶ所～10ヶ所までは１ヶ所につき500円となります。
携帯連絡サービスの連絡方法について教えて下さい
Q. 携帯連絡サービスの連絡方法だと日中はすぐに電話に出られないので、どのようにして報告内容を確認したら良いのでしょうか？その場で内容確認ができなくても後で報告内容を確認できれば良いのですが...
まず携帯連絡サービスの目的は２つございます。一つは「お客様から貴社あてに今、電話がありましたよ」という意味になります。そしてもう一つは、そのお客様と電話秘書の通話内容を録音保存しておりますので、その録音を手の空いたときにお聞きいただいて内容をご確認ください。という機能が付いております。
したがいまして、日中はすぐに電話に出ることが出来なくても、手の空いたお時間のあるときに録音を聞いていただければ、報告内容のすべてを寸分の狂いもなく確認することができます。またオプションになりますがメール連絡サービスもございます。
メール連絡サービスでの報告内容は、お電話での内容をすべて余すことなく文字でご報告することは不可能となりますから、重要項目を適宜要約して分かりやすい報告を心がけております。
例えば、何時に「誰から」「何の要件」で、「至急折り返しのお電話いただきたい」というような感じになります。もちろんメール報告を受けた後でも通話内容の録音を確認することはできます。
２回線分の番号を御社に転送したら月額料金が２倍になりますか？
Q. 弊社では電話番号が2回線ありますが、その場合は２回線分の番号を御社に転送したら月額料金が２倍になりますか？
A. ２回線分の番号を転送していただいても月額料金は１契約としてお受けいたしますので、２倍にはなりませんのでご安心ください。
但し、03-1111-1111からの転送は◎◎会社という社名で受けて、03-2222-2222からの転送は▲▲会社という社名でお受けするということは出来かねます。社名が異なる場合は２契約となりますので予めご了承ください。
お受けする社名が同じでしたら、御社の東京本社と大阪支社というような異なる地域からの転送であっても１契約としてお受けすることができます。
フリーダイヤルに掛かってきた電話だけを御社に転送して応対してもらうことは可能でしょうか？
Q. 現在フリーダイヤルを契約していますが、固定番号ではなくフリーダイヤルに掛かってきた電話だけを御社に転送して応対してもらうことは可能でしょうか？
A. フリーダイヤルの電話番号は、フリーダイヤル専門の回線を取得しているわけではございませんので、ボイスワープで弊社まで転送した場合、フリーダイヤルに掛かってきた電話だけを弊社に転送することはできません。
フリーダイヤルは単なる番号であって、裏では御社の固定電話番号と紐づけされています。したがいまして固定番号に掛かってきた電話も弊社まで転送されてしまいます。
現在お使いの固定番号を転送したくない場合は、もう１回線電話番号を取得して、その番号にフリーダイヤルを紐づけてボイスワープで転送していただければ、現在の固定番号に掛かってきた電話は御社で受けて、フリーダイヤルに掛かってきた電話だけを転送して弊社の電話代行で受けることが可能になります。
平日の12時～13時だけ電話代行を受けてもらうことは可能でしょうか？
Q. ３名の事務所ですが、平日の12時～13時だけ電話代行を受けてもらうことは可能でしょうか？
A. はい可能でございます。その場合、NTTのボイスワープ（指定した電話番号へ転送できるサービス）を使用して、12時に「転送開始」をしていただき、13時に「転送停止」をして頂くだけで、12時～13時の間だけ弊社にて電話代行を承ることができます。
もちろん12時～13時以外の時間帯でも「転送開始」にしていただければ弊社の電話秘書が貴社の電話応対をいたします。
なお、NTTのボイスワープご利用までは少しお時間がかかりますので、弊社電話代行サービスのお申込み前にボイスワープのお申込みをお勧めいたします。
※ボイスワープのお申込みは以下「NTTコミュニケーションズのURL」から行うことができます。
https://www.isdn-info.co.jp/voice/
※ひかり回線のボイスワープ使用説明書は以下URLからダウンロードできます。
渋谷オフィスでは、ボイスワープ/転送電話について詳しくご紹介したページを設けております。是非ご覧下さい。
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