通話接続サービスとは？
弊社の電話代行サービスには通話接続サービスがございます。
このサービスは会社の内線電話同様のサービスで
お電話が入り、お客様のお電話を一旦保留にし、
ご契約者様の携帯電話や一般回線に接続するサービスです。
このサービスにて、契約者様へ通話接続した時に少しドキッ！とする場合があります。
それは、A様に接続したはずが、B様が出た時です！
「あれれれれ？」と少し動揺しつつも、
「恐れ入ります！A様に接続したつもりでしたが・・間違ってしまったようです！」
と申し上げましたら、B様が、「あっ！これAの携帯です。」
とおしゃって頂き、間違いではありませんでした。
A様が手が離せず、B様が代わりに出てくださったとのこと。一安心です。
そこでB様が「Aは今、手が話せないから10分ほどで折り返すと言ってください。
電話番号は確認しなくて大丈夫ですよ。」とおしゃってくだいさいました。
オペレーターとしてはそのままお客様に伝えることが出来ますので非常に助かります。
そのことを、お客様に伝え無事にお電話が終了しました。
このようなケースは頻繁におこることでは無いのですがほっこりする瞬間でもあります。
通話接続サービスは一般の固定電話にももちろん接続はできますが
携帯電話に接続することが多いです。
ご契約者様は事務所にいらっしゃらない事も多々あるかと思います。
その日によってご自宅でお仕事もされる方もいらっしゃいます。
時には、ゴルフやレジャー施設にいらっしゃる方もいるかもしれません。
そんな中でも渋谷オフィスは会社にかかってきた電話を
通話接続によりおつなぎすることが出来ます。
しかし、ゴルフやレジャー施設にいる時くらいゆっくり楽しみたいよ～！
と思われる方もいらっしゃいます。
スタンダードプラン以上であればスケジュール応対も！
その時にはスタンダードプラン以上であればスケジュール応対も可能ですので
「本日は終日外出しておりますので、合間見て折返しご連絡いたします。」
「本日は終日出張となっておりますので、明日折返しご連絡いたします。」
「本日はお休みしておりますので、明日折返しご連絡いたします。」
などと対応が可能です。
スタートプランやエコノミープランの方でも、
通話接続した際に、お電話に出られなければ、
「只今、外出しておりますので連絡が取れ次第ご連絡いたします。」
などと対応しておりますので、手が空いた時になどにご対応して頂けましたら
特に問題ございません。
たまに、通話接続時にいつも比較的お電話に出てくださるご契約者様が
終日携帯電話につながらない時がございます。
その時は少し心配になることがあります。
「あれ？具合でもわるいのかしら？」「ただお忙しいだけかしら？」
そんな中で、次の日の接続時に
「昨日はすみませんでしたぁ～！なんだか忙しくなちゃって～」
などというさりげない言葉が、「そういう時もありますよね」と安心致します。
通話接続時はもちろん長々とご契約者様とお話できませんが
ほんの瞬間のコミュニケーションとも思っています。
通話録音サービスについて
お客様と電話秘書オペレーターの電話の会話を録音するサービスがあります。この通話録音サービスは簡単にお伝えすると・・・
・電話秘書がお電話を掛けて来たお客様とどのような会話や対応をしているかが分かる。
・お客様のご用件、伝言を間違いなく聞く事が出来る。
と、いうようなサービスとなります。お客様からの用件・伝言は電話秘書として承るとき簡単で短いものから、長いもの、難しいもの、と様々です。そして電話はお相手の方のお顔が見れないのですが、録音を聞くことで会話の声色、会話中のニュアンスや雰囲気など、お客様のご機嫌や気分も含め感じ取る事ができます。
かかってくる電話の中には、会話の内容について言った・言わないなど・・・
電話口での会話となってしまうので、誤解をされたり、誤解を受けてしまう事もあるかもしれません。
電話秘書から契約者様に用件・伝言を直接お伝えしても、
たとえ会話の内容を文章にして契約者様に見て頂いたとしても、
その時のお客様と電話秘書の会話中のやり取り、ニュアンス、雰囲気は、
100％正確にそのままを伝えて分かって頂くのは難しいです。
しかし、会話を録音に残す事で、一語一句・間違いなく用件を聞ける事は、
契約者様のもとに掛けて来られたお客様の様々な用件・伝言を、
間違いなくお伝え出来るサービスなので安心感を持って頂く事が出来るかと思います。
その上で電話秘書とお客様のお電話での対応も、録音を聞ける事で直接ご確認・ご判断頂けます。
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