社会人になると、相手に承諾の旨を伝える機会も多くなってきます。いろいろなシーンが考えられるのですが、その中でも特に重要となってくるのが取引申込の承諾や支払遅延の承諾といったものです。
お願いされてそれをOKするというだけのことに思えるかもしれませんが、油断してはいけません。ここでは、承諾編ということでメールの書き方や電話のかけ方について詳しくお話していきたいと思います。
取引申込の承諾状
仕事をしていれば、相手方から取引の申し込みを受けることもあるでしょう。
その場で即断即決ということもあるかもしれませんが、基本的には社内で検討をしてから改めて相手方に返事をするという流れになるかと思います。
文書として送ることもありますが、その前にメールで送ったり電話をかけたりすることもあります。
＜取引申込の承諾状のメール例文＞
パターンその1
件名：お取引承諾の件
株式会社○○ ○○部
○○様
貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
株式会社◆◆､◆◆部の◆◆と申します。
このたびはお取引のお申し入れをいただき､厚くお礼申し上げます。
さっそく社内で検討させていただきました結果、お取引の申し入れを謹んでお受けしたいと存じます。
貴社よりご提示いただいたお取引条件につきましては弊社として特別の要望はございません。
今後の末長いお取引のため、弊社も最善を尽くす所存でおりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが､まずはお申し入れの件、承諾の由、ご報告申し上げます。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
パターンその2
件名：お取引承諾の件
株式会社○○ ○○部
○○様
貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
株式会社◆◆､◆◆部の◆◆と申します。
このたびはお取引のお申し入れをいただき､厚くお礼申し上げます。
さっそく社内で検討させていただきました結果、お取引の申し入れを謹んでお受けしたいと存じます。
念のため、相談事項を含めた弊社の取引条件をこちらのメールに添付させていただきますので、ご検討くださいませ。
詳細については、後日担当者が伺いますのでその折にお願いいたします。
今後とも、末永くよろしくお願い申し上げます。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
パターン１は取引条件に特に要望がなく、承諾する旨を伝える場合を想定しています。
パターン2は取引は承諾するものの、取引条件に要望というか相談したい部分があって、後日のすり合わせが必要な場合を想定しています。
相手方からお願いされてそれを承諾するという立場ではありますが、偉そうな印象を与えないように気を付けていきましょう。
＜取引申込の承諾の電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日のお取引のお申し入れの件なのですが、是非お受けしたいと思っております。
詳細に関しましては後ほどメールにてお送りしますので、ご確認いただけますと幸いです。
では、失礼いたします。
取引申込の承諾に関しては言った言わないの水掛け論になってしまうとその後の取引にも大きな影響が出てきてしまいますので、電話だけではなくメールもしくは文書で送るようにしましょう。電話でも相手への気遣いなどを忘れないようにすることが大切です。
支払遅延の承諾状
新型コロナウイルス感染拡大によって業績が悪化している会社もかなり多くなっていますし、これからどんどん増えてくるでしょう。
そういった中で、取引先から「支払いの期日を伸ばしてほしい」といったお願いをされることも出てくるはずです。
こちらとしても支払いが遅れるのはつらいところではありますが、こういったところで相手を思いやった対応をしておくことによって後々それが自分たちに返ってくることもあるでしょう。
デリケートな問題なので、いつも以上に言葉は慎重に選ぶ必要があります。
＜支払遅延の承諾状メール例文＞
件名:支払遅延の承諾について
株式会社○○ ○○部
○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社◆◆ ◆◆課 ◆◆です。
さて、XX月XX日付けメールにてお申し入れがありましたお支払延期のご依頼の件につきまして、さっそく社内で慎重に検討いたしました。
貴社のご事情と長年の協力関係を考慮し、ご依頼にそって承諾させていただきたいと存じます。
なお、お支払に関する新しい条件は下記の通りと承知しております。
念のためご確認をお願いいたします。
詳細に関しましては後ほど書状にてお送りいたします。
よろしくご査収のほどお願い申し上げます。
---------------- 記 --------------
変更期日：令和XX年XX月
変更内容：XXX
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
今のご時世ですから快諾ではなく、どちらかというと渋々というケースが多いでしょう。
ただ、仮に渋々の承諾であってもそれを文面に出してはいけません。
変に持ち上げる必要はありませんが、相手のつらい立場も考慮して言葉を選ぶようにしてください。
具体的にどのような変更があるのかをまとめた上で、必要な場合には書面にて詳細を送るようにしましょう。
＜支払遅延の承諾の電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日メールにてお申し入れがありましたお支払延期のご依頼の件につきまして、社内で検討し、ご依頼にそって承諾させていただきたいと思っております。
つきましては、変更点やその他の条件を後ほどメールにてお送りいたしますのでご確認いただきますようお願いいたします。
では、失礼いたします。
支払遅延の依頼をしている時点で相手方もかなり罪悪感を持っているはずです。
そのため、電話口でもうんざりした感じや上から目線の雰囲気は絶対に出さないようにしましょう。
相手方を追い詰めてしまうだけです。
支払に関しても言った言わないの水掛け論になってしまってはいけませんので、結論だけ伝えて詳細はメールか文書で送るようにしてください。
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