個人事務所を開設した、弁護士さんが電話代行を導入した事例をご紹介します。弁護士さんがどのような課題を抱え、電話代行を導入したのか？についてご紹介します。
私は、民事・刑事・家事事件を専門とする弁護士です。これまでの実務経験を活かし、近年、独立して自身の弁護士事務所を開設しました。依頼者一人ひとりの状況に丁寧に向き合い、きめ細やかなリーガルサービスを提供することを大切にしています。
弁護士事務所を開設し、ようやく業務が軌道に乗り始めたタイミングで、電話代行サービスの導入を検討することにしました。
日々の業務が忙しくなるにつれ、常に電話対応を行うことが次第に難しくなってきたためです。
これまでは、すべて自分で電話応対をしてきましたが、性格的に「電話に出られないのはクライアントに失礼ではないか？」「大切な相談を逃してしまうのではないか？」といった不安を強く感じるようになりました。
特に、かかってくる電話の多くが重要な法律相談であるため、取り逃がすことへのプレッシャーも大きくなっていました。
不在時や会議中など、どうしても電話に出られない時間帯がある中でも、クライアントからの連絡に適切に対応できる体制を整えたいと考え、電話代行サービスの導入を決意しました。
事務スタッフを新たに雇うことも検討しましたが、弁護士業務では専門用語が多く、一定の法的知識が求められます。
十分な知識を持たないスタッフでは、クライアントの質問に適切に対応することが難しく、教育や採用にも時間とコストがかかります。
そのため、単に電話応対ができる人材を採用するという選択肢は現実的ではなく、人件費の負担も考慮して断念しました。
電話代行サービスであれば、人を雇うことなく必要な対応をサービスとして利用でき、人件費を抑えながら経費削減にもつながる点に大きなメリットを感じています。
話代行サービスを導入した主な目的は、クライアントからの大切な電話を取り逃がさないことです。
業務の性質上、外出などで事務所を留守にすることが多く、不在時にかかってくる電話をどのように管理するかが大きな課題でした。
また、業務中に新しい依頼の電話が入ること自体は非常にありがたい一方で、目の前の案件に集中している最中に電話応対を行うことで、作業が中断され、業務効率が落ちてしまうというジレンマも感じていました。
仕事の時間をより効率的に使い、集中できる環境を整えることも、電話代行導入の大きな目的です。
具体的には、次のような課題を解決したいと考えています。
電話代行サービスを活用することで、これらの課題を解消し、より安定した業務運営と質の高いリーガルサービスの提供につなげたいと考えています。
電話代行サービスの利用にあたり、コストを抑えつつもある程度のコール数は確保しておきたいと思っています。
必要な機能として最も重視しているのは電話の取次ぎです。不在時に緊急性の高い問い合わせがあった場合には、そのまま外出先にいる私の携帯電話へつないでもらい、直接対応できる体制を希望しています。
あわせて、すべての応対内容をメールで報告してもらえることも重要です。
外出中にかかってきた電話についても、後から内容を確認できるようにしたいと考えています。
さらに、業務が立て込んでいる時間帯には、スケジュール対応を活用しながら、無理のない形で電話応対を行える運用を希望しています。
＜必要な機能＞
・電話の取次ぎ（緊急時は携帯電話へ転送）
・応対内容のメール連絡
・スケジュールに応じた電話対応
電話秘書
弁護士様の場合、想定されているコール数やご希望の機能を総合的に考慮すると、「アドバンスプラン（月額10,000円）」が最適だと考えます。
プレミアプランには、ご要望いただいている
・電話の取次ぎ（通話接続サービス）
・応対内容のメール連絡
・担当者別スケジュール対応
といった機能がすべて含まれています。
電話の取次ぎに関しましては、オプション機能として「通話接続サービス (月額500円)」を追加することで、お電話の取次ぎも可能になります。
以上のことから、弁護士業務に集中しながら、重要な連絡を取り逃がさない体制を整えるプランとして「アドバンスプラン」+「通話接続サービス」の利用がベストだと思います。
電話代行サービスを導入してから、業務効率が大幅に向上したと実感しています。
重要なクライアントからの電話を取り逃がすことがなくなり、日々の業務をよりスムーズに進められるようになりました。
特に、不在時にかかってくる電話を心配する必要がなくなったことで、外出中でも電話を気にすることなく、書類手続きやご相談、会議など、目の前の仕事に集中できています。
また、電話対応を電話代行に任せることで、自身の時間をより有効に使えるようになり、業務全体の質も向上したと感じています。
