個人事務所を開設した、弁護士さんが電話代行を導入した事例をご紹介します。弁護士さんがどのような課題を抱え、電話代行を導入したのか？についてご紹介します。
弁護士のBさんは、民事、刑事、家事を専門とする弁護士です。近年自身の弁護士事務所を開設しました。
弁護士のBさんは、弁護士事務所を開設し、ようやく仕事が軌道に乗ってきたタイミングで電話代行の導入を検討することにしました。
日々の業務が多忙になり、常に電話対応すりことが段々と難しくなってきたからです。これまでは自分で電話応対していましたが、真面目な性格からかかってきた電話に出れないと、クライアントに失礼じゃなかいか？顧客を逃してしまうのではないか？という不安を抱くようになりました。
また、クライアントからの電話が重要な法律相談であることが多いため、電話を取り逃がすことは許されません。そのため、不在時や会議中など、電話に出られない時間帯でも適切に対応できるよう、電話代行サービスを導入することを決心しました。
事務スタッフ的な人材を雇うことも考えましたが、専門用語を使うため専門的な知識が必要になります。電話を受けるスタッフが法的な専門知識を持っていない場合、クライアントの質問に適切に答えることができません。
そのため、ただ電話応対できる人材を見つける、というのではありませんので人材を見つけるのに苦労し人件費もそこそこかかりますので諦めました ... 電話代行であれば、人を雇うことなくサービスとして利用できるので人件費をかけることなく経費の削減になります。
弁護士のBさんが電話代行サービスを導入した主な目的は、クライアントからかかってくる電話を逃さないことでした。仕事柄、外出など事務所を留守にすることが多く、外出中にかかってくる電話を何とか管理したいと思っています。
また、仕事中に新しい依頼の電話がかかってくることは喜ばしいことなのですが、目の前の仕事に没頭している時に新しい案件の電話応対をしていると、今やらなければいけない仕事が散漫になってしまう ... というジレンマもありました。仕事の時間をより効率的に管理し、仕事に集中できる環境を作り出すことも目的です。
1ヶ月のコール数は大体100件以上でしょうか？多い時には150件くらいの電話がかかってきます。必要な機能としては、電話の取次ぎです。不在時にもし急ぎのお問合せ等があった場合には、電話をつないでもらい外出先の私の携帯から応対できるようにしたいです。
それと応対内容をメールで送って頂きたいです。外出時にかかってきた電話については、メールで確認できるようにしたいと思っています。後は忙しい時のスケジュール応対を上手く活用したいと考えています。
＜必要な機能＞
・電話の取次
・メール連絡
・スケジュール対応
電話秘書
弁護士Bさんの場合、コール数とお求めの機能を考慮して「プレミアプラン (月額 25,000円)」がベストだと思います。
電話代行サービスを導入した後、弁護士のBさんは業務の効率が大幅に向上したと感じています。重要なクライアントからの電話を逃すことなく、業務をスムーズに進めることができるようになりました。
特に不在時にかかってくる電話を心配しないで良くなったことで、外出時も電話を気にしないで目の前の仕事 (書類の手続きや、相談、会議など) に没頭することができています。
また、電話代行サービスが電話対応をしてくれることで、自身の時間をより有効に利用できるようになりました。
