ご利用ガイド

こちらのページでは、渋谷オフィスの電話代行サービスについて詳しくご紹介致します。

電話代行のサービスの基本から、ご利用シーン・メリット、サービスの仕組み・対応範囲、営業電話について、料金・契約・プランについて、セキュリティ・信頼性について、電話代行の導入フロー、電話代行の運用について、電話代行の業種別活用事例について、詳しく解説致します。

1. サービスの基本

  1. 電話代行サービスとはどのようなサービスですか？
  2. 電話秘書やコールセンターとの違いは何ですか？
  3. どんな規模の会社が利用していますか？
  4. 個人事業主やフリーランスでも利用できますか？
  5. 東京以外の企業でも利用できますか？
  6. 土日や祝日も利用できますか？
  7. 最低契約期間はありますか？
  8. 利用を開始するのに必要な手続きは何ですか？
  9. 電話番号は新しいものを用意する必要がありますか？
  10. 自社の固定電話や携帯電話をそのまま使えますか？
  11. どのようなオペレーターが対応してくれるのですか？
  12. 自社の社名で応答してもらえますか？
  13. 専門用語や業界用語にも対応できますか？
  14. 英語や外国語での対応は可能ですか？
  15. 契約前にサービスを体験することはできますか？

2. 利用シーン・メリット

  1. 昼間外出が多いのですが、電話を取りこぼさずに済みますか？
  2. 営業電話の対応を任せることはできますか？
  3. クレーム電話も対応してもらえますか？
  4. 社員が少なくても顧客対応を強化できますか？
  5. 採用応募者からの電話も受けてもらえますか？
  6. 営業活動に集中するために利用する企業は多いですか？
  7. 受付スタッフを雇うよりコスト削減になりますか？
  8. 緊急の顧客からの電話はどうやって知らせてもらえますか？
  9. 社員の休暇や出張時にも活用できますか？
  10. 在宅勤務中の電話対応を補えますか？
  11. 会社の信頼性を高めることはできますか？
  12. 来客中や会議中でも対応可能ですか？
  13. 顧客満足度の向上につながりますか？
  14. 大企業のようにしっかりした電話受付を小規模でも実現できますか？
  15. 経営者が1人の会社でも導入するメリットはありますか？

3. サービスの仕組み・対応範囲

  1. どのようにして電話が代行先に転送されるのですか？
  2. 転送設定は自分で行う必要がありますか？
  3. どんな流れで電話応対してくれるのですか？
  4. 電話を受けた後、どのように報告してもらえますか？
  5. メールやチャットアプリでの通知はできますか？
  6. 受電内容をリアルタイムで確認する方法はありますか？
  7. 指定した担当者に直接つなぐことはできますか？
  8. 事前にマニュアルを渡して対応してもらえますか？
  9. 会社ごとのカスタマイズはどこまで可能ですか？
  10. 発信（折り返し電話）も代行してもらえますか？
  11. 営業トークやセールスはしてもらえますか？

4. 営業電話は断ってもらえますか？

  1. 営業電話をブラックリストに入れて電話に出ないで電話を遮断することは可能ですか？
  2. クレーム対応は可能ですか？
  3. 受電件数が多い場合でも対応可能ですか？
  4. 1日だけ利用することは可能ですか？また、短時間だけ利用することもできますか？
  5. 顧客の予約やキャンセル受付は代行できますか？
  6. 商品やサービスに関する問い合わせ対応は可能ですか？
  7. 電話番号を複数用意して、部署ごとに振り分けられますか？
  8. 不審電話や迷惑電話が来た場合はどうなりますか？
  9. 留守番電話との違いは何ですか？
  10. 営業時間外に着信があった場合はどうなりますか？
  11. 24時間体制にすることはできますか？
  12. 東京以外の他県からでも電話代行は使えますか？
  13. 電話応対を通話録音してもらうことは可能ですか？
  14. お客様の電話を内線同様に取り次いでもらうことは可能ですか？
  15. 営業時間が終わったら終業案内メッセージを流すことはできますか？
  16. 営業時間が終わったら終業案内メッセージを流してお客様の伝言を録音することは可能ですか？
  17. チャットサービスでお客様からの電話内容を報告してもらえますか？
  18. お客様から電話があったらその内容をメールで連絡してもらうことは可能ですか？
  19. スケジュール対応は可能ですか？

5. 料金・契約・プラン

  1. 電話代行サービスの料金体系はどうなっていますか？
  2. 月額固定制と従量課金制の違いは何ですか？
  3. 最低利用料金はいくらですか？
  4. 初期費用は必要ですか？
  5. 解約金や違約金はかかりますか？
  6. プランの変更はすぐに可能ですか？
  7. 電話件数が多くなった場合はどうなりますか？
  8. 1件あたりの単価はどれくらいですか？
  9. 繁忙期だけプランを増やすことは可能ですか？
  10. トライアルや無料期間はありますか？
  11. 支払い方法は銀行振込だけですか？ クレジットカードは利用できますか？
  12. 年間契約で割引はありますか？
  13. 月の途中で契約開始／終了する場合、料金は日割りになりますか？
  14. オプションサービスにはどんなものがありますか？
  15. 複数の番号や部署をまとめて契約できますか？
  16. 返金サービスはありますか？

6. セキュリティ・信頼性

  1. 個人情報の管理は？
  2. 漏洩リスクは？
  3. NDAは結べる？
  4. 応対記録は保存する？
  5. クレーム発生時の対応は？
  6. 社内規定・コンプラ順守は？
  7. 第三者提供はある？
  8. セキュリティ研修済みが対応？
  9. 録音サービスはある？
  10. 個人情報保護法に準拠？
  11. 金融・法律業でも安心？
  12. 誤伝言の保証は？
  13. 緊急連絡の仕組みは？
  14. 365日対応は？
  15. バックアップ・二重チェックは？

7. 電話代行の導入フロー

  1. 契約から開始までの期間は？
  2. 会社番号で受電するにはボイスワープ転送で良い？
  3. ボイスワープの申込・設定方法は？
  4. 携帯着信も転送すれば対応可能？
  5. 電話転送の設定方法は？
  6. 導入時に必要な情報・資料は？
  7. 応対マニュアルの作り方は？
  8. マニュアルは途中で変更できる？
  9. 導入後も定期的な打合せは必要？
  10. 試験運用は可能？
  11. 応対品質の確認方法は？
  12. 導入後のサポート体制は？

8. 電話代行の運用フロー

  1. 問題が起きた場合の改善方法は？
  2. オペレーターは専任対応ですか？
  3. 品質チェックや報告会はありますか？
  4. スクリプトは柔軟に変更できますか？
  5. 応対結果はレポートで受け取れますか？
  6. チャットやメールにも対応できますか？
  7. 長期と短期で導入フローは変わりますか？
  8. 契約から運用開始までの期間は？
  9. 運用後の調整やフィードバック方法は？
  10. トライアル中もスクリプト変更できますか？
  11. 応対録音を確認できますか？
  12. 営業時間外や緊急時の対応は？
  13. 担当オペレーターの変更は可能ですか？
  14. 新しい業務の追加方法は？
  15. 社内システムや予約フォームと連携できますか？

9. 業種別活用事例

  1. 弁護士事務所の相談予約は受けてもらえますか？
  2. 税理士事務所の顧客対応もできますか？
  3. 行政書士・司法書士でも利用できますか？
  4. 専門用語などの電話対応
  5. 歯科の予約受付は対応できますか？
  6. 休診日や診療時間の変更を案内してもらえますか？
  7. キャンセルや再予約の受付はできますか？
  8. 賃貸物件への問い合わせ対応は可能ですか？
  9. 内見予約や資料請求も受けられますか？
  10. 営業時間外の問い合わせにも対応できますか？
  11. 配送に関する問い合わせ対応は可能ですか？
  12. 返品・交換の受付はできますか？
  13. 注文キャンセルの依頼も受けられますか？
  14. サービスに関する一次窓口対応はできますか？
  15. 技術的な質問にはどこまで答えられますか？
  16. 重要な取引先や投資家からの電話も取りこぼしませんか？
  17. 店舗への問い合わせ対応はできますか？
  18. 予約受付を代行できますか？
  19. 繁忙期だけ電話受付を強化できますか？