営業電話は断ってもらえますか？

こちらでは、電話代行サービス渋谷オフィスの「営業電話の取り扱い、対処」について詳しくご紹介致します。

Q. 営業電話をブラックリストに入れて電話に出ないで電話を遮断することは可能ですか？

A. 可能です。 あらかじめ 営業電話・迷惑電話の特徴や番号 を共有いただければ、運用ルールとして
1. 応対対象外（簡易遮断）
2. 最小限応対→即切り上げ→記録のみ といった方針に切り分けられます。結果として、大切な見込み客・既存顧客の着信に集中できる設計が可能です。

どうやって始める？（導入手順）

1. リスト共有
・具体的な電話番号（例：03-XXXX-XXXX、050-…、非通知含む）
・事業者名・トーク特徴（例：「広告提案」「投資勧誘」「光回線の切替」 等）
・過去の事例（日時・要旨・担当メモ）
を初期セットとしてお渡しください。

ルール定義（テンプレあり）
・対象外：応対しない／受話後は定型フレーズで速やかに終了
・記録方法：営業電話としてカウント除外（※プランにより扱いの名前が異なる場合あり）、件名タグ（例：【営業】）を付けてメール/チャットに通知
・グレー判定：判断が難しい場合は「最短ヒアリング→要点だけ記録→“応対対象外の可能性あり”タグ」で報告

通知設計
・Slack / Chatwork / LINE / メールのいずれか（複数併用可）で即時通知
・ブラックリスト該当時はタイトルに［営業/遮断］等のタグを付与して、ひと目で識別

見直し・更新
・月次などのタイミングで追加・解除を更新
・新規に検出した迷惑電話は都度レポート→御社判断で本リストへ編入

実運用の“細かいところ”まで

番号非通知・海外番号・IP電話（050/020等）
- 非通知は原則“要点のみ聴取→記録”などに寄せるのが一般的。重要顧客が非通知のケースがある業態では例外ルールを併記します。 - 海外・IP番号は定型フロー（最短ヒアリング→必要なら担当へ取次／対象外なら即切り上げ）を用意。

ワン切り・ショートコール
- 反復するワン切りは着信ログ化のみでOK。合間にSMSや折返し依頼が来た場合の扱いもルール化（原則：受電特化のため折返し発信は御社対応）。

“誤ブラック”の救済
- 重要な取引先がブラックリストに紛れた場合を想定し、解除フロー（誰が、どこへ依頼して、何時間以内に反映）を明記。

新人営業の“半グレー”対応
「営業要素はあるが提携候補の可能性あり」といったケースは、30秒以内の最短ヒアリング→必要なら“検討要否”タグで通知→判断は御社側、という“軽量拾い上げ”で機会損失を防止。

レポートの出し方（例）

件名：【営業/遮断】○○株式会社（広告出稿のご提案）
本文（定型）
区分：営業（ブラック対象）／処理：応対対象外
発信元：050-XXXX-XXXX（社名判別：△△メディア）
要旨：広告出稿のご提案
所要：15秒（定型終了対応）
備考：同様の着信 過去3件（9/10, 9/17, 10/01）
対応：ブラック継続／解除要否なし

ポイント：“区分・処理・所要時間・過去件数”を定型化すると、管理側の可視化が進みます。営業電話がどれだけ削減できたかを、月次で把握できます。

よくある質問（FAQ）

Q. 完全遮断（コールを鳴らさない）はできますか？
A. 実装方法は回線側の設定可否に左右されます。一般的には、受電側での“運用遮断（応対対象外化）＋通知タグ”で実害を最小化します。

Q. カウントはどう扱われますか？
A. 営業電話は“カウント除外”の設計が可能（※プラン・定義により名称・条件が異なる場合あり）。初期合意で“営業の定義”を明確にしましょう。

Q. 新規の迷惑電話はどう検出しますか？
A. オペレーションで検出した可能性のある番号は、“候補”としてレポート→御社承認で本リストへ登録します。

Q. クレーム対応は可能ですか？

A. 渋谷オフィスはクレーム対応には対応しておりません。いわゆる“クレーム処理（謝罪・補償可否の判断・交渉・再発防止の確約など）”は当社の対応範囲外となります。

オフィスは発信して交渉するアウトバウンド業務ではなく、受信（インバウンド）特化の一次受付サービスとして設計されています。したがって、クレームの実対応や最終判断は御社側でのご実施を前提としています。

補足：代替できること（一次受付で初動を整える運用）

・一次受電と要点のヒアリング
御社名で丁寧に応対し、会社名／氏名／要件／折返し先／希望時間帯などの必要情報を漏れなく整理してお渡しします。通知はメール／Slack／Chatwork／LINEのいずれにも対応できます。

・至急判定→担当へ“内線感覚”で取次
事前に合意した基準に該当するものは、その場で御社担当者（携帯・拠点）へ通話接続を試み、不在時は伝言→即時レポートに切り替えます。

・全通話録音の共有
会話は最大3か月保存の録音で後から確認できます。折返し前に言い回し・固有名詞・数値を裏取りでき、御社でのクレーム実対応の精度を高められます。

こんな運用が安心です（おすすめ設計）

・“至急”の足切りを明文化
　例：安全・停止・重大障害・VIPは即取次、それ以外は伝言→即通知に統一。

・通知テンプレを固定
　件名に【至急／当日中／通常】を入れ、本文は会社名／氏名／要件／折返し先／希望時間帯の順で統一（メール／チャット併用推奨）。

・“録音参照あり”ルール
　重要案件は通知にタグ付けし、折返し前に録音必聴で誤解を最小化。

Q. 受電件数が多い場合でも対応可能ですか？

はい、対応可能です。 渋谷オフィスでは、利用者様に合わせた「スタータープラン」「シンプルプラン」「アドバンスプラン」「プレミアプラン」「プレステージプラン」5つのプランをご用意しております。

スターター：20件／月、シンプル：40件／月、アドバンス：80件／月、プレミア：120件／月、プレステージ：160件／月です。

大量受電が見込まれる月は、上位プランを選ぶか、想定コール数に余裕を持って設計するのがおすすめです。

最もリーズナブルなプラン「スタータープラン」の1ヶ月に対応可能なコール数の上限が20件となっており、最もハイスペックな上位プラン「プレステージプラン」の1ヶ月に対応可能なコール数の上限が160件となっております。

これらのプランのコール数を確認して頂きご利用頂くことになります。各プランの1ヶ月の上限を超えてしまうと、1件につき数百円の超課金が別途かかってしまいます。

コールオーバー（超過課金）となった場合、超過単価の目安は、スターター：190円／件、シンプル：190円／件、アドバンス：200円／件、プレミア：250円／件、プレステージ：250円／件となります。

無駄な超過費用を避けるためにも、導入前に想定件数と繁忙時間帯を共有いただければ、最適なプランと体制をご提案できます。

御社様の月ごとの着信傾向に合わせてプランを見直すと、コストと取りこぼしのバランスが取りやすくなります。

Q. 1日だけ利用することは可能ですか？また、短時間だけ利用することもできますか？

A. スポット利用、数日などの利用は可能ですが、契約は月単位となります。

短期間だけ使いたいというニーズ

・1か月だけ契約して集中的に運用
キャンペーン期間・繁忙期・人員不足の月など、特定月だけの導入でピンポイントに負荷を吸収。翌月は停止（または下位プランへ切替）する運用が現実的です。

・時間帯・曜日の“限定運用”
契約は月単位でも、平日9–12時だけ転送ONや会議時間のみONなど、**転送条件で実質的な“短時間利用”**は可能です（通信会社の転送機能設定で切替）。

・時間外の取りこぼしを最小化
終業アナウンス（定型文）＋留守録の併用で、営業時間外の要件も翌営業に録音を裏取りして回収できます。

・受電負荷が特定の窓口に集中する場合
専用番号の付与や部署別振り分けを設計しておくと、必要な期間だけ負荷の高い窓口を優先的に受けられます。

スムーズに始めるために（初回ヒアリングで決めること）

1. 転送条件
無条件／無応答時／話中時（時間帯切替の有無）

2. 至急判定の基準
新規見積・障害・VIPなどは“即取次”、他は伝言＋即時通知 など

3. 取次優先順
だれに・どの順で・どの時間帯は伝言固定か

4. 通知チャネル
Slack／Chatwork／LINE／メール（併用可）とテンプレ項目

5. ブラックリスト運用
営業・迷惑電話の扱い（カウント除外・タグ付け）

6. 録音の扱い
保存期間（通常3か月）・聴取フロー

関連ページ

電話代行の短期/スポット利用について

Q. 顧客の予約やキャンセル受付は代行できますか？

A. はい、可能です。渋谷オフィスには、来電での予約ニーズに対応する「各種予約受付」の仕組みが用意されています。

この機能は、渋谷オフィスの5つあるプランのうち「プレミアプラン」、「プレステージプラン」に対応しております。他のプランでもカスタマイズオプションでお見積りいたしますのでご相談下さい。

電話秘書が御社名で丁寧に一次対応し、お名前・連絡先・希望日時・人数・メニュー（任意）など、業種に合わせて定めた必須項目をヒアリングしてメールまたはチャットで即時共有します。キャンセルや変更の連絡も同様に一次受付した上で、事前に取り決めたルールに沿ってご報告します。

受付の設計（事前に決めること）

・確認項目の定義
氏名／電話番号／希望日時／人数・コース／来店目的／注意事項の同意 など。業態別テンプレからカスタマイズできます。

・キャンセルポリシー
いつまで／連絡手段／キャンセル料の有無——“説明用の定型文”と“記録項目”をトークガイドに反映。

・一次完結の範囲
その場で確定するのか、仮押さえ→社内確認→確定連絡にするのかを明確化（在庫・空枠の即時確認が不要な形に寄せるのが安全）。

・想定FAQを登録
料金・所要時間・当日予約可否・持ち物等はQ&A対応に入れて、100文字以内×最大5セットの“定型回答”でブレなく案内できます。

・ポイント
最終的な確定処理や予約台帳への入力は御社側で実施する前提にすると運用が安定します（権限やシステム接続が不要で、誤操作リスクを回避できます）。

受付～通知～あと追いの流れ

1. 一次受電（御社名で応対）
予約／変更／キャンセルの意向を確認し、トークガイドに沿って必要項目をヒアリング。

2. 即時レポート
ヒアリング内容をメール or チャット（Slack／Chatwork／LINE）で速報。チームで“見た人からすぐ対応”が回せます。

3. 録音の活用
内容が複雑な場合や固有名詞の確認は通話録音を再生して裏取り可能（24時間いつでも・保存あり）。折返し時の聞き違いを減らせます。

こんな業態で効果的

・サロン／クリニック／教室
施術やレッスン中に電話へ出られなくても、当日予約の可否／空き確認の段取り／キャンセル受付などを漏れなく一次対応。

・ネットショップ／サービス窓口
日時指定の問い合わせや変更連絡を“定型項目”で回収し、社内処理に直結。よくある質問はQ&A対応で一次完結。

よくある境界とお願い

・アウトバウンド（お客様への確定連絡や日程提案の“発信”）は対象外
渋谷オフィスは受信特化のため、折返し発信や確定連絡は御社対応が前提です。一次受付と迅速な情報共有で“初動短縮”を図ります。

・繁忙時の取りこぼし対策
至急基準（例：当日予約／直前キャンセル）を決め、優先度ラベル付け→即通知の設計にすると同時多発の着信でも漏れにくくなります。

Q. 商品やサービスに関する問い合わせ対応は可能ですか？

A. 可能です。 渋谷オフィスには、定型の質問に沿って回答する「Q&A対応」機能があり、基本的なFAQ（営業時間・料金目安・対応エリア・申込可否など）を電話秘書が御社名で丁寧にご案内します。

Q&A対応はプランに応じて利用でき、上位プランには“Q&A対応（3～5項目分）”が含まれるほか、オプション機能としても追加することができます。

具体的な運用イメージ

・トークガイド（FAQ台本）の作成
質問と回答を短く・誤解が出ない表現で整え、注意書き（例：価格は税別／対応エリアの境界／不可条件）も併記します。Q&Aは項目数を絞るほど再現性が上がるため、まずはコア5項目から。回答は150文字と制限がございます。

・一次受電 → Q&Aで即案内
　電話秘書が御社名で応対し、該当するFAQがあればその場で一次完結。FAQの範囲を超える内容は要点を整理して伝言に切り替えます（＝無理に説明を引き延ばさず、誤案内を防止）。

・即時レポート（メール／Slack／Chatwork／LINE）
　応対結果は定型フォーマットでリアルタイム通知。見た人からすぐ対応でき、FAQで拾いきれなかった要件のフォローもスムーズに。

・録音でニュアンス確認
　全通話は録音され、後から言い回し・固有名詞・数字の確認が可能。FAQの表現を磨くPDCAにも活用できます。

対応できること／できないこと

・できること（例）
- 営業時間・定休日、料金レンジ、サービス対応可否、申し込み方法、納期目安、キャンセル可否の一般条件など、仕様確認レベルの案内。
- 上記の一次完結＋即時通知（チャット／メール）と録音の共有。

・できないこと（範囲外）
- 専門的・技術的なコンサルティング、価格個別見積の即答、能動的なセールストークやクロージング、アウトバウンド発信による折り返し営業。渋谷オフィスは受信（インバウンド）型で、誤案内リスクのある説明は御社側での折返しを前提に設計します。

よくある設計のコツ

・5項目に圧縮
問い合わせの上位5件に絞り、短い定型文＋補足脚注で運用開始 → 実績を見て入れ替え。

・“境界条件”を明記
例）「○区のみ」「△円～は標準作業の場合」など誤解を生みやすい条件をFAQに併記。

・通知テンプレ
件名に【FAQ案内／要確認】、本文に質問番号・回答可否・補足・折返し要否を固定し、社内対応の初動を揃える。

Q. 電話番号を複数用意して、部署ごとに振り分けられますか？

A. はい可能です。複数の転送用番号（DID 等）を用意し、部門・拠点・用途ごとに割り当てる運用ができます。

着信は渋谷オフィスの電話秘書が御社名＋該当部署名で一次受電し、事前に決めたルールに沿って取次（＝内線感覚の通話接続）または伝言→即時レポートまで行います。部署ごとに Slack／Chatwork／LINE／メールへ通知先を分けることも可能です。

部署別振り分けのイメージ（例）

・番号割当て
03-XXXX-1001 → 営業窓口（新規見積・商談）
03-XXXX-1002 → サポート窓口（障害・操作）
03-XXXX-1003 → 管理部（請求・採用）
受電後は、内容に応じて適切な部署へ取次できるよう、ガイド上に分岐を明記します。

・応対フロー
1) 御社名で一次受電
2) 要件・緊急度ヒアリング
3) 至急は担当へ直取次／不在は伝言へ切替
4) チャット／メールに即時通知。
通話接続は“内線のように”その場でつなぐ運用です。

・通知の分岐
営業：Slack の #sales／メール同報
サポート：Slack の #cs（@ロール宛）
管理部：メール（経理・人事に同報）
渋谷オフィスは Slack／Chatwork／LINE への連絡に公式対応しています。

セットアップ手順（初回だけ）

・番号の用意 & 転送設定
既存の部門番号や内線直通をボイスワープ等で渋谷オフィスへ転送。番号ごとに“名乗り／確認項目”を切り替えます。

・部署別トークガイド
名乗り・想定質問・NG/推奨ワード・必須ヒアリング項目を部署別に作成。

・取次基準の定義
例）新規見積・障害・VIP＝至急は即・通話接続、つながらない場合は伝言へ。

・通知マッピング
各部署のチャット／メール通知先を設定。件名タグ（【SAL】【CS】【ADM】 等）やメンション運用も決めておくと混乱がありません。

・運用テスト
架電テストで「番号→部署→通知」のルートを検証し、文言や項目を微調整します。

レポート見本（部署タグ付き）

件名：【CS/至急】△△株式会社／ログイン不可（本日中の折返し希望）
本文（例）
・発信者：△△株式会社 山田様
・要件　：管理画面のログイン不可（10:15頃から）
・折返し：03-XXXX-XXXX（本日 13–15時）
・優先度：至急（サービス利用停止）
・備　考：前回チケット #CS-1245 に近い事象

通知は Slack／Chatwork／LINE／メールに即時送信できます。

品質担保の仕組み

・通話接続（内線感覚で直取次）
外出・在宅中でも“在席しているように”担当へ橋渡し。

・全通話録音（通常最大3か月保存）
固有名詞・数字・ニュアンスを後から確認でき、部門ごとの改善にも活用可能。

・時間外アナウンス＋留守機能
営業時間外は定型／オリジナル文面で案内し、伝言を録音→翌営業に回収。必要に応じて03番号の無料貸与も案内されています。

よくあるご要望と運用ヒント

・誤ルーティングを防ぎたい
一次受電中に正しい部署へ引き継ぎ（または部署タグを付けて通知）する運用をガイドに明記。

・営業・迷惑コールを省きたい
ブラックリスト運用で“応対対象外”＋通知タグ化。純度の高い問い合わせに集中できます。

・時間帯で通知先を変えたい
営業中は各部署チャネル、時間外は終業アナウンス＋留守録→翌営業に部署別通知へ。

Q. 不審電話や迷惑電話が来た場合はどうなりますか？

A. 応対マニュアルに基づいて、最小限の聴取→速やかな終了→必要に応じて遮断（ブラックリスト登録）→社内へ報告という流れで対処します。

悪質・反復傾向が確認できる番号はブラックリスト登録により次回以降の受電を止める運用が可能です。営業電話・誤接続・嫌がらせなどは、コールカウントの除外対象として扱えるため、費用・運用の両面でノイズを抑えられます。

具体的な対処フロー（標準）

1. 初動判定（一次受電）
発信者・要件・口調などから営業／迷惑の疑いを素早く判定。必要最小限の聴取に留め、礼節を保った定型の断り表現で会話を終了します。

2. タグ付け＆報告
　迷惑・営業に該当する場合は、通知（メール／Slack／Chatwork／LINE）で区分タグ（例：［営業］［迷惑］）を付けて共有。御社側はログとして把握できます（プランにより、営業・誤接続・嫌がらせは報告省略の方針も選択可能）。

3. ブラックリスト（遮断）
　御社から指定いただいた番号や、反復確認された迷惑番号をブラックリストに登録。次回以降は自動的に受電しない／アナウンスで終了するため、現場の中断を継続的に減らせます。登録・更新は御社から番号・社名をご連絡いただく形で運用できます。

4. 見直し（誤登録の防止）
　月次などで追加／解除の見直しを行い、誤って重要取引先を登録してしまうリスクを避けます（番号情報の提供は正確さが重要）。

よくあるご要望と設定例

・「完全に鳴らさず遮断したい」
　ブロックリストでの受電停止が可能。IVR・フィルタリングによる分岐や拒否案内も併用できます。

・「業務を妨げる“カスハラ”対策」
　暴言・執拗な要求などは遮断方針＋記録で対応。該当番号はブラックリスト登録し、以後の受電を止められます。

・「営業電話は料金カウントから外したい」
　営業・誤接続・嫌がらせはコール数にカウントしない設計が可能です（対象区分・扱いはプラン記載に準拠）。

こんな運用にすると強い（おすすめ）

・初期に“遮断基準”を明文化
広告・投資・人材など商材カテゴリや具体番号を列挙。オペレーションが迷わなくなります。

・通知テンプレの標準化
件名に【営業／迷惑／遮断候補】、本文に番号・社名・要旨・対応を固定。判断履歴が残せます。

・録音と記録の活用
万が一の検証や社内共有に備えて応対の記録（録音・テキスト）を保持。境界事例の学習に有効です。

Q. 留守番電話との違いは何ですか？

A. 人がリアルタイムで一次応対し、要件・緊急度をその場で把握 → 至急は担当へ直取次ぎ、不在なら伝言化して即レポート。留守電のような「録音待ち」「聞き直し前提」ではなく、いま必要な初動が打てます。

即時通知（メール／Slack／Chatwork／LINE）**で、見た人からすぐ対応が回せます。留守電の再生待ちや共有の手間を短縮します。

全通話録音で、伝言の聞き取りミスやニュアンスの齟齬を後から裏取り可能（24時間いつでも再生可）。単なる“相手の録音メッセージ”ではなく、受付側の質問と相手の回答がセットで残るのが強みです。

時間外は留守機能も併用でき、終業アナウンス＋録音で営業外の要件も確実に回収。翌営業の初動を早められます。

具体的な違い（現場目線）

1. 一次受電の“深さ”
　留守電：相手任せの録音。内容が曖昧・要点不足になりがち。
　渋谷オフィス：電話秘書が要点を質問して整理（会社名／氏名／要件／折返し先／希望時間帯／緊急度）→そのまま通知。必要なら至急判定→通話接続。

2. 初動の速さ
　留守電：録音→再生→社内共有→判断でワンテンポ遅れる。
　渋谷オフィス：即時チャット／メールでチームに展開し、誰でも即着手。緊急はその場で担当に内線感覚で橋渡し。

3. 再現性と検証
　留守電：相手の音質・話し方に依存、聞き逃しが発生しやすい。
　渋谷オフィス：全通話録音で“質問→回答”の文脈ごと確認可能。クレームや重要案件も事実に基づく後追いができます。

4. 時間外の取りこぼし
　留守電：アナウンス＆録音はできても通知・分類は手動。
　渋谷オフィス：終業アナウンス＋留守録を標準化。時間外分も録音保全→翌営業に即共有で、抜け漏れを抑えます。

代表的な活用シーン

・障害・停止など“至急”連絡
→ 一次受電で判定→担当へ直取次ぎ。つながらなければ伝言＋即通知。留守電だと折返し前提で遅延しがちなところを短縮。

・商談・新規見積の取りこぼし防止
→ 即時通知＆録音で裏取り。次アクションを迷わず実行。

・時間外の問い合わせ回収
→ 終業アナウンス＋留守録で一次確保→翌営業に録音リンクつき通知。

Q. 営業時間外に着信があった場合はどうなりますか？

A.「時間外アナウンス（定型文またはオリジナル）」＋「留守機能」で対応できます。

終業後や長期休暇中は、まず音声ガイダンスを流し、その後伝言（留守電）を録音。録音は最長3分／最大300件／保存期間は最長3か月なので、翌営業日に内容を確認して折り返す運用が安定して回せます。

定型文は複数パターンが用意されており（用途別に例文あり）、契約者専用のアナウンス文にも対応できます。

仕組みと選べるオプション

・アナウンスの種類
定型文：営業終了・担当不在・受付時間外など、用途別の例文をそのまま設定。音声サンプル付きで選びやすいです。

・オリジナル文
自社の案内（例：サポートサイトURL、休業日、緊急連絡先ポリシー など）を盛り込んだ専用文も設定可。

・留守録の仕様
最長3分／最大300件／保存最長3か月。 通信会社の一般的な留守電より保存面が厚く、長期休暇でも録音が消えにくいのが利点です。

・設定タイミング
24時間365日、いつでも時間外アナウンスの設定が可能。 営業終了の自動切替や連休限定の案内にも対応できます

典型フロー（営業時間外）

1. 発信者がコール → 時間外アナウンスを再生（定型 or オリジナル）。

2. ピッという合図後に伝言（用件・連絡先・希望時間帯など）。録音は保全されます（最長3分）。

3. 翌営業日に内容を確認し、必要に応じて折り返しや社内処理へ進めます。

休暇向けの音声サンプル（GW／夏季／年末年始）も用意されているので、シーズンごとに切替えたい場合もスムーズです。

実務で効く運用のコツ

・アナウンス文は“次の一手”を明確に
例：「折り返し希望の方は、お名前／会社名／連絡先／ご用件／折返し希望時間をお残しください」。→ 翌営業日の初動が速くなります。

・緊急度の足切りを文面に反映
例：障害・停止などの“至急系”は別の窓口（メール等）に誘導するか、翌営業の優先処理対象と明記。定型文ベースでも調整可能です。

・長期休暇前は保存要件を再確認
3か月保存という余裕はあるものの、休暇明けの処理量が読めるよう、件数の見込みを共有しておくと安心です。

よくある質問

Q. 時間外でもチャットやメールに通知されますか？
A.（補足） 留守録そのものはサーバーに保管される仕組みですが、渋谷オフィスは Slack／Chatwork／LINE／メールでの連絡に強みがある会社です。

営業時間内の受電では即時通知を活用し、時間外は録音の一括回収を基本に設計すると運用負荷が安定します。

Q. どのタイミングでも切替できますか？
A. 24時間365日いつでも時間外アナウンスを設定可能です。夜間だけ・連休だけなど、期間限定の切替もできます。

Q. 24時間体制にすることはできますか？

A. 渋谷オフィスの応対時間は平日9:00〜18:00で、土日祝は休業となっております。したがって、電話秘書がリアルタイムに受けるのはこの時間帯に限られます。

営業時間外の扱い（代替手段）

・時間外アナウンス＋留守機能
営業時間外や連休中は、自動音声ガイダンスを流し、伝言（録音）を預かる運用が可能です。アナウンスは24時間365日の設定ができ、定型文（用途別テンプレ）も多数用意。録音はいつでも再生でき、翌営業日の折り返しにつなげられます。

・文面カスタマイズ
定型文に加え、オリジナル文（例：緊急連絡の窓口、Webフォーム案内、休業期間の明示）にも対応。「平日9:00〜18:00に折り返し」などのSLAをアナウンス内で明確化できます。

営業時間内の情報連携

受電した内容はメール／Slack／Chatwork／LINEで即時共有（通知先は御社の運用に合わせて設定）。録音は24時間いつでも聴き返せるため、翌朝の折り返し前にニュアンスの確認も可能です。

こんな設計がオススメ

1. 時間外アナウンスを“次の一手”つきで作成
　例：「お名前・ご用件・折返し先・希望時間帯」を残してもらう→翌営業の初動が速くなります。

2. 緊急の足切り基準を明示
　障害・停止などは別窓口（メール等）を案内、もしくは翌営業で最優先対応と明記。

3. 季節ごとの自動切替
　GW／夏季／年末年始のテンプレを用意し、期間限定で切替。運用の手戻りを防げます。

Q. 東京以外の他県からでも電話代行は使えますか？

A. はい、全国どこからでも利用可能です。 渋谷オフィスは日本全国の事業者に対応しており、所在地に関係なく導入できます。

仕組みはシンプルで、いまお使いの代表番号に「転送電話（NTTのボイスワープ等）」を設定し、着信を渋谷オフィスに転送するだけ。番号を変えずに運用できるため、名刺やWebの表記もそのままです。

なぜ場所を選ばないのか（仕組み）

・転送電話（ボイスワープ等）を使うから
代表番号にかかってきたコールを、あらかじめ登録した転送先（＝渋谷オフィスの受電番号）に自動転送します。固定回線でもIP電話でも“転送”という考え方は同じ。地域に縛られず導入できます。

・契約・設定は御社の回線会社単位
転送機能は回線事業者で申込み→ご自身で転送設定を行います（NTTのボイスワープが代表例）。多くの回線で「申込み（契約）」と「設定」は別工程なので、導入時にここだけ押さえればOKです。

導入～運用の流れ（標準）

1. 回線会社で転送（ボイスワープ等）を申込む
まず現在の代表番号の転送サービスを契約。名称は各社で異なります（例：ボイスワープ／着信転送）。

2. 転送条件を設定する
無条件転送／無応答時転送／話中時転送などを運用に合わせて設定します。ダイヤル操作やWeb画面での設定が案内されています。

3. 渋谷オフィス側で一次応対→即時報告
転送された着信は御社名で一次受電。内容はメール／Slack／Chatwork／LINEでリアルタイム共有できます。

4. 至急は“内線感覚”で取次ぎ
緊急度に応じて、その場で御社担当の携帯・拠点へ通話接続（つながらなければ伝言→即通知）。場所に関わらず初動を最短化できます。

よくある運用パターン（東京外の拠点でも安心）

・本社：大阪、工場：九州、販売：北海道
→ 代表番号（全国表記）に転送ON。要件に応じて担当エリアの連絡先へ取次ぎ、同時に部署別のSlackチャンネルやメールに自動でレポート。

・完全リモートの企業
→ 平日昼は無条件転送で渋谷オフィスが一次受電、夕方以降は時間外アナウンス＋留守録に切替え。翌営業の折返し前に録音で要点を再確認。

併せて押さえておきたいポイント

・転送設定はお客様側で実施
導入時は申込み→設定の2段階。ここが済めば、所在地は問いません。

・通知は全国どこでも同品質
Slack／Chatwork／LINE／メールの即時通知で「見た人からすぐ対応」。リモート・多拠点でも回しやすい体制が作れます。

・通話接続と録音で精度を担保
担当へ直取次ぎができ、全通話録音で固有名詞やニュアンスも後から確認可能。折返しの品質が安定します。

関連ページ

ボイスワープ、転送電話とは？

Q. 電話応対を通話録音してもらうことは可能ですか？

A. はい可能です。 渋谷オフィスの電話代行サービスには「通話録音サービス」がデフォルトで備わっております。そのため全通話を録音し、通常3か月間保存します。

期間内であればいつでも何度でも再生・確認が可能で、やり取りの聞き違い防止や、重要案件の“言った／言わない”の確認、クレーム初動の裏取り、応対品質の改善に活用できます。保存期間満了後は古い順に自動削除されます。

録音があると何が助かるのか（主なメリット）

・事実関係の確認が早い
伝言やメモでは抜けやすい固有名詞・数値・表現ニュアンスを、あとから確実に再確認できます。トラブル時の証跡にも有効です。

・折り返しの精度が上がる
折り返し前に録音を聴けば、要点の取りこぼしを補完できます。結果として往復回数が減り、初動が短縮します。

・教育・改善に使える
実際の会話を素材に、「この言い回しの方が伝わる」「この順で確認すると漏れない」などトークガイドのPDCAが回せます。

利用イメージ（標準フロー）

1) 一次受電（御社名で応対）
2) 要件・折返し先の聴取（この会話が録音されます）
3) 通話接続または伝言
4) 即時レポート（メール／Slack／Chatwork／LINE）
5) 必要に応じて録音を再生して裏取り。

録音の保存期間は3か月。期間内はいつでも再生でき、プランページや機能紹介でも明記されています。

よくある使い方

・クレーム／重要問い合わせ
感情の温度感や正確な要望を把握し、社内共有→初動を早める。

・予約・申込の聞き間違い防止
日時・人数・型番など数字の裏取りに。

・社内教育
実録の“良い応対例／改善余地”をロールプレイの教材に。

仕様と注意点（要点まとめ）

1. 保存期間：原則3か月（満了後は自動削除）
2. 再生：期間内で何度でも再生可能。必要なら対象通話を特定して確認
3. 通知との併用：録音の有無に加え、**受電速報（メール／Slack／Chatwork／LINE）**で“誰でもすぐ動ける”体制を

ひと工夫で、もっと使いやすく

・通知テンプレに「録音参照あり」ラベル
重要度が高い案件は、速報の件名や本文に［録音参照］のタグを付け、折り返し前に必ず聴く運用に。

・トークガイドの更新サイクルを決める
月次などで録音をサンプリングし、NG／推奨ワードや順番を見直すと効果が出やすいです。

Q. お客様の電話を内線同様に取り次いでもらうことは可能ですか？

A. はい可能です。

渋谷オフィスの通話接続サービスを使えば、電話秘書が一次受電したのち、要件と緊急度を確認して御社担当者（携帯・拠点・在宅先）へ“内線のように”その場で通話を橋渡しします。外出中やリモートでも、まるで社内に在席しているかのような対応ができます。

具体的な流れ（標準フロー）

1. 一次受電（御社名で応対）
　秘書が御社名で丁寧に応対し、発信者情報・要件・折返し条件などを素早くヒアリング。

2. 緊急度の判定 → 通話接続 or 伝言
　“至急／当日中／通常”などの基準に沿って、至急案件は担当者へ直取次ぎを試みます。つながらない場合は伝言に切り替え、用件を整理して御社へ即時共有します。

3. 即時レポート（メール／チャット）
　結果はSlack／Chatwork／LINE／メールでリアルタイム通知。誰が見てもすぐ動けるよう、会社名・氏名・要件・折返し先・希望時間帯など定型フォーマットで届きます。

4. 録音で“言った／言わない”を防止
　応対内容は録音・保存（通常最大3か月）され、折返し前の固有名詞や数字の裏取り、クレーム初動の確認に使えます。

コストと運用の注意点

・通話料金の考え方
　通話接続時の通話料は、発信者→渋谷オフィスまでが発信者（または御社回線）側、渋谷オフィス→御社担当者までが御社負担（NTT実費、翌月精算）という扱いです。費用が読めるよう接続ルールを事前に明確化しておくと安心です。

・ルール設計が品質を左右
　「どの要件を“至急”として即接続するか」「誰に・どの順でつなぐか」「つながらない時の再トライ／伝言基準」など、取次ぎルールを事前合意しておくと、現場の迷いが減り、機会損失を防げます。

セットアップ（最初に決めておくこと）

1. 担当リストと優先順（A→B→C／時間帯別の分岐や在宅先も含む）
2. 至急基準（例：障害・新規見積・VIPなどは即接続）
3. 通知先のマッピング（部署や用途ごとにSlack／Chatwork／LINE／メール宛先を振り分け）
4. 録音の扱い（重要案件は「録音参照あり」を通知に明記し、折返し前に確認）

こんな時に効きます（ユースケース）

・外出中の商談対応
秘書→担当にその場で橋渡し。判断後は秘書へ戻して詳細聴取→記録も可能。

・障害・停止など至急連絡
直取次ぎで初動を短縮。不接続でも伝言＋即時通知で社内の動きを止めません。

・多拠点・在宅混在チーム
接続先が携帯でも拠点でもOK。チャット通知が同時に走るため、見た人からすぐ対応が回ります。

関連ページ

内線感覚で使える通話接続サービス

Q. 営業時間が終わったら終業案内メッセージを流すことはできますか？

A. はい、可能です。

あらかじめ用意された定型メッセージを設定しておくことで、営業時間外の着信時に自動で「終業アナウンス」を再生できます。

案内は“録音を聞かせるだけ”で終わらず、翌営業につなげるための次アクション（折り返し希望の残し方など）も含めた文面にしておくと、取りこぼしを最小化できます。

どういう使い方ができる？

・終業アナウンスの自動再生
営業終了後・休業日・臨時休業など、設定した時間帯の着信に自動再生。

・文面は“定型”をそのまま／自社向けに軽く調整
ベースとなる定型メッセージを選び、社名・営業時間・折返し方針などを差し替えれば、初日から運用可能。

・翌営業の初動を早める導線
アナウンス内で「お名前／会社名／ご用件／折返し先／折返し希望時間帯」を残してもらうよう促すと、翌朝の対応がスムーズです。

・留守録との併用も可
終業アナウンスのあとに伝言（留守録）を残してもらう運用にすれば、内容の可視化→折返しまで一気通貫で回せます。

文面例（定型ベースのおすすめ）

「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社でございます。現在、受付時間外のためお電話をお受けできません。
折り返しをご希望の方は、『お名前／会社名／ご用件／お電話番号／折り返し希望時間帯』をメッセージにてお残しください。
受付時間は平日9:00〜18:00でございます。翌営業日に順次ご連絡いたします。」

※“緊急を除き翌営業日対応”“Webフォームやヘルプページのご案内”など、御社の運用ポリシーに合わせて一文を足すと、問い合わせの迷子が減ります。

セットアップの流れ（初回のみ）

1. 時間帯の決定
平日終業後・休日・臨時休業の扱いを整理（必要なら期間限定の文面も用意）。

2. 文面の確定
上記テンプレに社名／営業時間／折返し方針を差し替え。次アクション（何を残せばよいか）を必ず入れる。

3. 留守録の有無
アナウンスのみ or アナウンス＋留守録のどちらで回すかを選択。

4. 試験発信で確認
実コールで再生タイミング・聞き取りやすさ・切断位置を確認し、必要なら微調整。

実務で効く“ちょい足し”ポイント

季節・長期休暇の差し替え
GW／夏季休暇／年末年始などの前に、期間と再開日を入れた文面に切替。

緊急案件の足切り
障害・停止など“至急”の扱いは、翌営業で最優先 or 別窓口（メール等）への誘導を明記。

社内運用との接続
時間外に残された要件は、翌営業のはじめに一括確認→折返し担当へ割当。チャットやメールの通知テンプレと併用すると、対応の初動がそろいます。

録音の活用
留守録を使う場合は、固有名詞・数字の聞き違いを後から補えるため、折返しの精度が上がります。

Q. 営業時間が終わったら終業案内メッセージを流してお客様の伝言を録音することは可能ですか？

A. はい、可能です。 渋谷オフィスでは、営業時間外に終業アナウンス（定型／オリジナル）を自動再生し、そのまま伝言（留守録）を預かる運用ができます。

録音は最長3分／最大300件／保存最長3か月まで対応しているため、翌営業日に確実に内容を回収し、折り返しや社内処理につなげられます。音声のサンプル文面（営業時間外・GW・夏季・年末年始など）も用意されています。

どう動く？（標準フロー）

1. 時間外着信 → 終業アナウンスを再生
　定型12種から選ぶ／自社向けに調整して再生。季節・長期休暇のサンプルもあり、切替が簡単です。

2. 発信者が“ピッ”の後に伝言を録音（最長3分／最大300件）
　録音は最長3か月保存されます。長期休暇でも消えにくいのが利点です。

翌営業日に内容を確認 → 折り返し・社内処理
　必要に応じて通話録音サービスと併用し、言い回しや固有名詞を裏取りできます（録音は原則3か月保存／再生可）。

文面はどうする？（実務で効くテンプレの考え方）

・次の一手を明示
　「お名前／会社名／ご用件／折返し先／折返し希望時間帯をお残しください。翌営業日に順次ご連絡します。」——翌朝の初動が速くなります。音声サンプルも参考になります。

・緊急の足切り
　障害・停止などは“翌営業で最優先”か、別窓口（メール等）へ案内する一文を追加。定型ベースの軽微な調整で実装可能です。

・季節・長期休暇版の用意
　GW／夏季／年末年始の専用サンプルがあるため、期間限定で差し替えて運用できます。

セットアップのポイント（初回だけ押さえればOK）

1. 時間帯と期間：平日終業後／休日／長期休暇の切替スケジュール。
2. 文面の確定：定型12種から選択→自社表記とSLA（折返し方針）を差し込み。
3. 回収フロー：翌営業の担当割り振り、録音保存（3か月）の確認。
4. 通知との併用：営業時間内はチャット（Slack／Chatwork／LINE）やメールで即時共有、時間外は留守録の一括回収が基本。

よくある質問

Q. 文字どおり“録音だけ”より何が良い？
A. 終業アナウンスは定型文の選択肢が豊富で、長期休暇サンプルも揃っています。留守録は3分・300件・3か月の余裕があり、翌営業の取りこぼし防止に強い設計です。

Q. 営業時間内の電話は？
A. 人がリアルタイムに受け、必要に応じて“内線感覚”で取次、または定型フォーマットで即時通知します。録音の再生も可能です。

Q. チャットサービスでお客様からの電話内容を報告してもらえますか？

A. はい、可能です。 渋谷オフィスは Slack／Chatwork／LINE に公式対応しており、受電直後にチャットで速報レポートをお送りします。

レポートには、会社名・氏名・要件・折返し先・折返し希望時間帯・優先度（至急／当日中／通常）・備考など、合意した定型フォーマットで必要情報を即時共有。

チャットなので“見た人からすぐ対応”が回せ、電話の取りこぼしや情報の行き違いを防ぎます。

使い分けのコツ（チャネル別）

・Slack
受電速報を個人DMに着弾させ、必要に応じてチャンネル展開（#sales、#cs など）。メンション（@sales、@oncall 等）ルールを決めておくと初動が早まります。

・Chatwork
タスク起票との相性がよく、折返し対応の抜け漏れ防止に効果的。スレッド単位でやり取りを残したいチームに向きます。

・LINE
モバイル即読が強み。外出や現場が多いチームで“すぐ気づける”運用を作りやすいです。

いずれもメール併用が可能です（監査・社内記録用）。“速報はチャット、保全はメール”の二段構えが実務では定番です。

通知サンプル（共通イメージ）

【受電速報】株式会社〇〇 様
・ご担当：△△様（新規見積／至急）
・折返し：03-XXXX-XXXX（本日15–17時希望）
・要　件：基本プランの見積依頼
・備　考：過去対応ID #SAL-1024 参照

※件名（冒頭ラベル）に【至急／当日中／通常】を付けておくと、優先度が一目で判断できます。

連携までの流れ（初回設定はここだけ）

1. 通知先の設計
チャンネル／グループ／個人DM、メンションルール、同報メールの要否を決めます（部署別に分岐も可）。

2. テンプレ定義
フィールド名と順序（会社名／氏名／要件／折返し先／希望時間帯／優先度／備考）を確定。

3. 至急基準と取次条件
「新規見積・障害・VIPは即・通話接続、不接続は伝言→即通知」などの分岐を合意。

4. テスト受電
実際に着信→チャット通知が想定どおりか、表記や改行・時刻形式まで確認して微調整。

よくある運用の工夫

・"録音参照あり" タグ
重要案件やクレームは、通知に［録音参照］を付けて折返し前に録音を必読化。言い回しや数値の聞き違いを防止できます。

・部署別ルーティング
複数番号や窓口別に通知先を分岐（例：営業→#sales、サポート→#cs）。件名に【SAL】【CS】など部門タグを入れると整理が容易です。

・"営業・迷惑" のノイズ削減
ブラックリスト運用と組み合わせ、［営業/遮断］タグで報告 or 非報告の基準を明確化。重要な速報に集中できます。

・時間外の設計
終業後はアナウンス＋留守録で一次確保→翌営業に録音付きで一括共有。平常はチャット速報、時間外は回収・仕分け重視の二段構え。

できること／できないこと

・できる
受電の即時チャット通知、定型Q&Aの一次完結、通話接続（内線感覚）または伝言、全通話録音の提供。

・できない
渋谷オフィス側からの能動的な発信（営業・折返し電話）や、専門的なコンサル・価格交渉の即答。これらは御社側の実対応が前提です。

Q. お客様から電話があったらその内容をメールで連絡してもうらうことは可能ですか？

A. はい、可能です。 渋谷オフィスは受電後、ご指定のメールアドレスへ即時レポートを送る運用に対応しています。

レポートには、ご用件／会社名／ご担当者名／折返し先の電話番号など、一次対応に必要な情報を定型フォーマットでまとめてお届けします。通知は1件ごとに即時送信、宛先は複数（同報）設定も可能です。

どんな内容が届く？（標準フォーマットの例）

1. 会社名・ご担当者名
2. ご用件（要点の要約）
3. 折返し先（電話番号／メール等）
4. 折返し希望時間帯
5. 優先度（至急／当日中／通常 など）
6. 備考（聞き取り注意点・補足）

こうした項目は公式の「メール連絡／チャット連絡サービス」の範囲で設計され、初動に必要な情報が漏れなく共有されます。

宛先・運用の柔軟性

・同報・部署別配信
営業は営業チーム、サポートはサポート窓口へ、といった宛先の振り分けが可能。Slack／Chatwork／LINEなどチャット併用にも対応しており、メール＋チャットの二段構えで“見た人からすぐ対応”の体制を作れます。

・件名タグ運用
件名の先頭に【至急】【当日中】等の優先度ラベルや【SAL／CS】の部門タグを付ける設計にすると、メール一覧でも判別しやすくなります（テンプレに反映可能）。

連携するとさらに便利な機能

・通話録音（通常3か月保存）
メール通知だけでなく、会話の録音をいつでも再生できます。固有名詞・数値・言い回しの裏取りに有効で、折返し前の確認や社内共有の精度が上がります。

・時間外アナウンス＋留守機能
営業時間外は定型メッセージ→伝言録音で一次確保。翌営業にメールやチャットで回収・共有する運用ができます。

設定～運用の進め方（かんたん3ステップ）

1. 宛先設計
同報先・部署別宛先・重要案件の通知ルール（経営陣CCなど）を決定。

2. テンプレ定義
件名・本文の項目順と表記ゆれを統一（会社名／氏名／要件／折返し先／希望時間帯／優先度／備考）。

3. 試験受電
テスト電話→通知の見え方・到達性・メーリングリスト動作を確認し、必要に応じて微調整。

まとめ

1. 可能：受電内容をメールで即時共有（同報・部署別も可）。
2. 中身：要件／会社名／担当者名／折返し先 等を定型フォーマットで通知。
3. 強化策：通話録音（3か月保存）やチャット連携と組み合わせると、初動の速さと情報精度がさらに向上。

Q. スケジュール対応は可能ですか？

A. はい可能です。渋谷オフィスは電話秘書が御社名で一次受電し、予約／変更／キャンセル／日程調整の“受付～要点整理～即時共有”まで代行します。

事前に確認項目（必須）や運用ルール（いつまでOK／キャンセル基準／至急条件 等）をトークガイドに落とし込んでおけば、ブレなく運用できます。最終確定やシステムへの本登録は御社側で行う前提にすることで、権限や誤操作リスクを回避しつつスムーズに回せます。

事前に決めること（トークガイドに反映）

・必須ヒアリング
氏名／連絡先／希望日時（第1～第3）／人数・メニュー・所要時間／注意事項同意／キャンセル期日 など。

・受付の範囲
その場で“仮押さえ”のみ／完全に“伝言受付のみ” など、一次完結の範囲を定義。

・至急基準
当日予約・直前キャンセル・障害級の連絡は至急にして、可能なら担当へ直取次ぎ（通話接続）。つながらない場合は伝言→即時通知に切り替えます。

・時間外の扱い
営業終了後は終業アナウンス（定型文）＋留守録で一次確保→翌営業に回収。季節・休暇向けの定型文も用意されています。

当日の動き（標準フロー）

1. 一次受電（御社名で応対）
トークガイドに沿って必要項目を聴取（予約／変更／キャンセルいずれも可）。

2. 即時レポート
内容はSlack／Chatwork／LINEまたはメールへ速報（定型フォーマット）。見た人からすぐ対応が可能です。

3. 至急案件は取次ぎ
基準に合致すれば内線感覚の通話接続で担当へ橋渡し。不在時は伝言＋即通知へ。

4. 録音で裏取り
全通話は録音され、24時間いつでも再生できるため、固有名詞・日付・人数などの聞き違い防止や、応対改善に役立ちます。

補足：チャット通知はSlack／Chatwork／LINEに公式対応。上位プランに含まれる／オプション月額で追加できる旨が案内されています。

よくある設計のコツ

・“5項目以内”で要点を固定
予約系は項目過多になりがち。一次受付では要点（誰が／いつ／何を／何名／連絡先）を短く固定し、詳細は御社側の確定連絡で詰めると誤解が減ります。

・通知テンプレの整備
件名に【予約／変更／キャンセル】＋【至急／当日中／通常】、本文は氏名・連絡先・希望日時・人数・メニュー・備考の順で統一。チャットとメールを併用すると、即読と保全を両立できます。

・録音参照ルール
重要案件は通知に「録音参照あり」を明記→折返し前に必ず確認。ニュアンスまで裏取りでき、往復回数を減らせます。

できること/できないこと

・できる
予約・変更・キャンセルの一次受付、要点の整理・即時共有、至急時の通話接続、全通話録音の提供。

・できない
渋谷オフィスからの能動的な発信（折返し確定連絡・営業発信）や、予約台帳・SaaSへの直接入力の最終確定。ここは御社側の実処理が前提です。

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渋谷オフィスの電話代行機能「担当者別スケジュール対応」