電話代行の導入フロー

電話代行サービス渋谷オフィスの「導入フロー」について詳しくご紹介致します。

Q. 契約から利用開始までどれくらいの期間が必要ですか？

A. 渋谷オフィスでは、「最短＝翌営業日スタート」を基本設計にしています。お申込み完了後、転送設定（ボイスワープ等）と応対マニュアルの初期版が整えば、すぐに運用を開始できます。

実際のリードタイムは、以下の3つの準備要素で決まります。

必要な初期準備（最短で進めるためのチェックリスト）

・転送方法の決定
固定電話ならボイスワープ等、携帯ならキャリアの転送機能（無条件/無応答時など）。

・応対マニュアルの初期版（最小構成でOK）
会社名/屋号・ブランド表記（読み方含む）
受電時間帯／曜日、祝日対応方針
受電時の名乗り（一次案内文：例「○○株式会社 受付でございます」）
代表的な要件別の取り扱い（例：新規問合せは折返し、既存顧客は担当直通へ等）
優先度の高い取次先／緊急連絡先（電話・メール・チャット）
NGワード／案内禁止事項、一次回答の範囲（価格・納期の扱い など）

・通知方法の選択
メール／Slack／Chatwork 等（複数併用可）。

・テストコールの実施（転送の到達・名乗り・記録の確認）。

※ マニュアルは運用開始後も随時アップデートできます。まず“最小構成”で開始し、初週の実績を踏まえて細部を詰めるのが最速立上げのコツです。

目安となるスケジュール

・標準ケース（最も多い）
申込＆初期ヒアリング（当日）
転送設定／テスト（当日〜翌営業日）
翌営業日から運用開始

・クイックスタート（至急対応）
要件がシンプルで転送設定が即完了できる場合、当日中の試運用に入ることもあります。

・要件が複雑なケース（一次回答の条件分岐が多い、直通取次の分岐多数、品質基準の事前合意が必要 等）
2〜5営業日を目安。段階導入（まずは受付・記録→次に取次・個別スクリプト）でリスクを抑えます。

よくある“開始遅延”ポイントと対策

・転送設定が未完了
キャリア側設定が終わっていない／無応答転送の秒数が短い。
→ 申込時に回線種別とキャリアを共有ください。推奨設定例をご案内します。

・マニュアルの確定待ち
完璧を目指して着手が遅れる。
→ 最小構成で仮運用→初週で改善が最も早く品質が安定します。

・連絡系統が未定
緊急時の優先連絡手段が決まらない。
→ 「営業時間内はSlack、時間外はSMS」等の暫定ルールを先に決めて始めます。

導入後の流れ（初週〜1か月の改善サイクル）

・初週レビュー
入電件数・要件内訳・取次率・一次回答の充足度をレポートで共有。

・マニュアル微修正
FAQテンプレ・NGワード・優先ルーティングを現実に合わせて更新。

・通知最適化
件名規則、タグ付け、緊急フラグ（！）などを調整。

・二重チェック体制
録音の後追い確認／チャット通知で誤解リスクを低減。

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電話対応の効果的なマニュアル作成ガイド

Q. 会社の電話番号で受けてもらう場合、ボイスワープで転送すればよいですか？

A. はい、基本はそれで大丈夫です。

御社の代表番号や既存番号に着信 → 回線側の転送設定（例：ボイスワープ/ひかり電話の転送/携帯の転送） → 渋谷オフィスの受電番号へ自動転送という流れで、番号を変えずに当社が応対できます。

なぜ「転送」がベストなのか（メリット）

1. 番号が変わらない：名刺・サイト・Googleビジネス情報を差し替える必要なし。
2. 時間帯/条件で出し分け可能：営業時間は社内優先・不在時のみ転送／時間外は常時転送など柔軟。
3. 品質担保：渋谷オフィス側で録音・記録・チャット/メール通知まで一気通貫で運用可能。
4. 段階導入が容易：まず受付・記録だけ→のちに取次や担当直通分岐を拡張。

具体的な設定パターン（おすすめ構成）

1. 「無応答時転送」
　無応答時転送に設定すると1コールにつき約3秒かかります。そして転送時にも数秒かかります。 オペレーター着信前にお客様を数秒待たせてしまうので、営業時間は無応答時転送はお勧めできません。

2. 時間外・土日祝は「無条件転送」or 自動音声
　「時間外アナウンス＋録音」でもOK。緊急ワードはチャット即時通知など、マニュアルで定義。

3. 発信者番号の引き継ぎ（CLIP）をON
　元の発信者番号が見えると、折返し・照合がスムーズ。

4. キャリア留守電より転送を優先
　留守電が先に働くと代行に届かないため、留守電OFFまたは転送優先に。

テスト手順（必ず一度は確認）

1. 社外の携帯から御社番号へ発信。
2. 設定どおりの条件・秒数で当社へ転送されるか。
3. 当社の名乗り・要件ヒアリング・記録まで到達するか。
4. 通知（メール/Slack/Chatwork）が期待どおり届くか（件名・緊急フラグの付き方）。
5. 録音の再生可否（必要に応じて）。
6. 留守電の介在や非通知の扱いに問題がないか。

例外・注意点（引っかかりやすいところ）

・PBX/IVR（自動音声メニュー）を使っている
既存の「1番：営業、2番：サポート」等の後段で転送するか、代表直後に転送するかを設計。
ルーティングは "転送前に枝分かれしすぎない" 方が安定します。

・フリーダイヤル（0120/0800）を転送元にしたい
課金・仕様が特殊な場合あり。市外局番の通常番号→当社のほうがトラブルが少ない傾向。

・FAX/モデムと番号共用
音声転送と競合します。FAX番号は分離が安全。

・発信者番号が見えない
PBXや回線側の設定で非通知化されることがあります。番号通知（CLIP）ONを推奨。

・社内でも電話を取りたい
社内で電話を取りたいときはボイスワープの転送を停止してください。（電話機から「142」をプッシュし、ガイダンスに従って「0」を押します。）無応答転送に設定してしまうと契約者様が電話に取れないときにオペレーターに転送されるまで転送時間がかかりますので、お客様が電話を切られてしまいます。一般的には10秒以上待たせるとお客様は長いと感じます。

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ボイスワープ、転送電話とは？

Q. ボイスワープの申込み方法と設定方法はどうやってやるのですか？

A. 渋谷オフィス側でも手順をご案内しますが、申込み・回線側の設定はお客様操作となります。以下の順番で進めるとスムーズです。

まず決めること（3つだけ）

1. どの番号を転送するか
　代表番号のみ／部署直通／時間帯別など。

2. 転送の種類
　- 無条件転送（常時すべて転送）
　- 無応答時転送（〇秒鳴らして出なければ転送）
　- 話中時転送（話中のみ転送）
※渋谷オフィスでは、無条件転送（常時すべて転送）が最も一般的です。
※ご自分で電話に出たいときは転送を停止すれば電話にでることが可能です。（電話機から「142」をプッシュし、ガイダンスに従って「0」を押します。）

3. 転送先番号（渋谷オフィスがご案内する受電番号）
　※導入時にお渡しする受付番号をご使用ください。

申し込み（回線/キャリアごと）

・固定電話（NTT系）
アナログ/INS 回線の方：ボイスワープの追加申込みが必要です。
申込窓口：契約キャリアのサポート　NTTボイスワープの申込みは、NTT東日本：0120-970-413　NTT西日本：0120-248-995 です。

・携帯電話（docomo/au/SoftBank/楽天等）
- 各社の「転送電話サービス」（名称は各社で若干異なります）をONにします。
- 申込みはキャリアアプリ/マイページまたはUSSD/操作コードで可能な場合があります。
- ビジネス向け一括管理（法人契約）をご利用のケースは、管理者ポータルで設定します。

※どの回線でも「転送サービスが契約に含まれているか」「国際着信/フリーダイヤルの扱い」を事前に確認してください。

設定（固定・携帯 共通の考え方）

1. 転送機能を有効化（ON）
2. 転送条件を選択（無条件／無応答／話中）
3. 転送先番号に、渋谷オフィスの受電番号を入力
4. 無応答転送の“呼出秒数”を設定
・目安：20〜25秒（コール音6〜8回）
・社内で出られる可能性がある場合はやや長め、常時代行へ任せる場合は短めに
5. 通知/留守電の優先順位を確認
・キャリア留守電が先に動作しないよう、留守電OFF or 転送を優先に
6. 発信者番号の引き継ぎ（CLIP/番号通知）
・“転送後も元の発信者番号が渋谷オフィス側に見えるか”を有効化
・見えない設定だと、不在伝言の特定に時間がかかる場合があります

テスト（必ず実施）

1. 社外番号（携帯など）から代表番号へ発信
2. 設定どおりに転送されるか（秒数・話中時の挙動）
3. 渋谷オフィスの名乗り・要件確認・記録まで到達するか
4. 通知の到着（メール/Slack/Chatwork）
・件名・本文のテンプレ／緊急フラグ（！）の入り方
5. 録音の再生可否（必要に応じて）
6. 留守電の介在がないか（思わぬ二重ガードになっていないか）
7. 番号非通知・公衆電話の扱い（必要ならルールに追記）

よくあるつまずき & 解決策

・無応答転送の秒数が短すぎ/長すぎ
→ 社内出やすさと代行スピードのバランスを見5秒～55秒を基準に調整。電話代行を利用する場合は無条件転送を推奨します。

・キャリア留守電が先に動く
→ 留守電OFFまたは転送優先へ変更。

・発信者番号が見えない（非通知化）
→ 番号通知（CLIP）設定をON。PBX経由の方はPBX側で設定を見直し。

・IVR/自動音声（1番：営業、2番：サポート…）がPBX側にある
→ 転送先をIVR後段に置くか、代表着信直後に転送されるようPBXルールを調整。

・FAX/モデム回線を同番号で使っている
→ FAX番号は分離、音声回線のみ転送。誤転送でFAXが受けられないケースを防止。

・フリーダイヤル（0120/0800）を転送元に使いたい
→ 事業者の転送仕様/課金が特殊な場合あり。通常の市外局番番号→代行が安定。

時間帯運用のコツ（おすすめ例）

1. 営業時間内：無応答時転送（無応答転送は転送に時間を要するため無条件転送を推奨）
2. 営業時間外/土日祝：無条件転送 or 自動音声（時間外アナウンス＋録音）
3. 緊急案件：キーワード検知でチャット即時通知＋SMS（ルールはマニュアルに明記）

渋谷オフィスに共有してほしい最小情報

1. 転送元番号（どの番号が飛んでくるか）
2. 運用時間帯（時間外の扱い含む）
3. 想定要件と一次回答の範囲（価格/納期の言い回し、折返し基準）
4. 取次先/緊急連絡先（氏名・内線/携帯・チャット宛先）
5. 禁止事項/言い換え指針（NGワード・案内不可項目）
6. 通知フォーマット（メール/Slack/Chatwork、件名規則、緊急フラグ）

Q. 携帯にかかってきたお客様の電話でも転送すれば電話代行が受けられますか？

A. 結論：可能です。

御社の携帯番号に届く着信を、キャリアの“転送電話サービス”で当社の受電番号へ転送いただければ、固定回線と同様に渋谷オフィスが一次受付・要件整理・取次・記録/通知まで対応できます。

前提（ここだけ押さえればOK）

1. 転送は“回線側（キャリア側）”の機能で行います（端末アプリの疑似転送では不可）。
2. 契約プランに“転送サービス”が含まれているかを確認（オプションの場合あり）。
3. 発信者番号（CLIP）が転送先へ引き継がれる設定だと、折返しがスムーズです。
4. 留守番電話より転送が優先になるように（または留守電OFF）。

設定の考え方（おすすめパターン）

携帯の転送は大きく3種類。目的に合わせて使い分けます。

1. 無条件転送（常時すべて転送）
　営業時間外や外出時に「確実に代行へつなぎたい」ケースに最適。
　※端末の電源OFF／圏外でも、回線側で転送されるのが強み。

2. 無応答時転送（電話代行を利用する場合は無条件転送を推奨）

3. 話中時転送
　通話中の着信だけ代行へ。業務特性上、同時着信を捌きたいときに有効。

目安の時間帯設計
営業時間内：無条件転送を推奨
営業時間外/土日祝：無条件転送 or 自動音声（時間外アナウンス＋録音）

実装チェックリスト（5分で準備）

1. 転送サービスをON（キャリアのマイページ/アプリ/管理ポータル）
2. 転送条件（無条件／無応答／話中）を選択
3. 転送先に渋谷オフィスの受電番号を登録
4. 無応答の呼出秒数を20〜25秒に設定
5. 留守電OFFまたは転送を優先に変更
6. 番号通知（CLIP）が有効（非通知化を解除）
7. デュアルSIM/eSIMの方は、どの回線の番号を転送するかを確認

テスト（必ず1回は実施）

1. 別の携帯から御社の携帯番号へ発信
2. 設定どおりの秒数/条件で転送されるか
3. 渋谷オフィスの名乗り→要件ヒアリング→記録まで到達
4. 通知（メール/Slack/Chatwork）の到着（件名・緊急フラグの挙動）
5. 録音の再生（必要に応じて）
6. 非通知/公衆電話の扱いに問題がないか

注意点（“詰まりやすい”所と解決策）

・端末側の留守電/ボイスメールが先に動く
→ キャリア側で留守電をOFF、または転送優先に。

・「知らない番号を消音」等の端末設定
→ 端末側で一旦“拒否→留守電”になると転送されません。回線側転送優先に統一。

・圏外/電源OFFでも受けたい
→ 無条件転送を使う（回線側で転送されるため端末状態に依らない）。

・デュアルSIM
→ 片方だけ転送ONだと、もう片方の番号は転送されません。対象番号を明確化。

・国際着信/海外ローミング
→ 転送課金や仕様がキャリア/契約で異なるため、事前に料金/可否確認を推奨。

・フリーダイヤルを“携帯で受け→転送”
→ 課金・仕様が複雑化しがち。通常の携帯番号→代行の方が安定。

・SMS/認証コード
→ 音声通話のみ転送。SMSは転送できません（通知経路は別途ご相談ください）。

Q. 電話転送の設定はどのように行いますか？

A. 転送設定は、通信会社（キャリア）側の申込み＋お客様側の回線/機器設定の2段階です。まずは以下の共通準備から進めてください。

共通の準備（まず決める3点）

1. どの番号を転送するか
　代表番号／部署直通／携帯番号など

2. 転送の条件
　- 無条件転送（常時すべて転送）
　- 無応答時転送（○秒鳴らして出なければ転送）
　- 話中時転送（通話中の着信のみ転送）
　※営業時間内は「無応答時」、時間外は「無条件」がおすすめ。

3. 転送先番号（渋谷オフィスがご案内する受電番号）

固定電話（アナログ／ISDN／ひかり電話 等）

・申込み
契約中の通信会社に転送オプション（例：ボイスワープ／ひかり電話の転送）を申込み
料金体系・同時転送可否（複数同時着信の扱い）を確認

・設定手順（代表例）
ひかり電話：ホームゲートウェイ（ルーター）の管理画面 or 事業者ポータルで
1. 転送機能を ON
2. 転送条件 を選択（無条件／無応答／話中）
3. 転送先番号 に当社の受電番号を登録
4. 無応答転送の呼出秒数 を 20〜25秒 に設定
5. 留守電より転送を優先（または留守電OFF）
6. 番号通知（CLIP） を有効化（発信者番号を維持）
アナログ／ISDN：電話機・回線の操作コードやキャリアWebから設定（手順は契約先による）

・よくある注意
FAX兼用番号は分離推奨（FAXが受けられなくなる恐れ）
代表着信→社内PBX→転送の順になる構成は、PBX側ルールも調整が必要

携帯電話（docomo／au／SoftBank／楽天 等）

・申込み
各社の転送電話サービスをON（個人契約ならキャリアアプリ/マイページ、法人は管理ポータル）

・設定のコツ
転送条件を選択：
営業時間内：無応答時転送（20〜25秒）
時間外：無条件転送 もしくは 時間外アナウンス＋録音
番号通知（CLIP） を有効化（折返しが円滑）
留守電OFF または 転送優先 に変更（留守電が先に動くと代行に届きません）
圏外/電源OFFでも受けたい場合は無条件転送を使う（回線側で転送）

・デュアルSIM/eSIM
どの回線の番号を転送するかを明確化。片側のみONだと、もう片側は転送されません。

オンプレPBX（社内交換機）／IP-PBX

・基本方針
「代表着信 → （必要ならIVR） → 転送（外線発信） → 渋谷オフィス受電番号」の順でルーティング
IVR（自動音声メニュー）が長い場合は、代表直後に転送した方が安定

・設計のポイント
無応答時転送の秒数：PBX内の着信配分（ハント/同時鳴動）とバランスを取り20〜25秒が目安
発信者番号の保持：元の発信者番号が出るように外線クリップ設定（CLIP/CLIR制御）
深夜・休日：スケジュールで無条件転送に切替
録音：PBXで録音する場合、転送後の録音範囲と二重録音の扱いを確認

クラウドPBX／クラウド電話

・代表的な流れ
1. 管理画面で外線番号の着信ルールを開く
2. 時間帯ルール（営業時間・時間外）を作成
3. それぞれに転送アクションを設定（無応答時転送／無条件転送）
4. 転送先に当社受電番号を登録
5. 発信者番号引き継ぎをON（可能なサービスのみ）
6. 留守電・IVRの優先順位を転送より後に

・併用のコツ
チャット/メール連携：着信→転送→通知の件名ルール（タグ・案件番号）を統一
同時鳴動と転送：まず社内に同時鳴動→無応答時転送で取りこぼし低減

テスト（必須・5項目）

1. 外部の携帯から発信 → 設定どおり秒数/条件で当社へ転送されるか
2. 当社の名乗り→要件ヒアリング→記録まで到達するか
3. 通知（メール/Slack/Chatwork）が期待どおり届くか（件名・緊急フラグ）
4. 録音の再生可否（必要に応じて）
5. 留守電の介在／非通知・公衆電話の扱いに問題がないか

つまずきやすいポイントと対策

1. 留守電が先に動く → 留守電OFF or 転送優先へ
2. 発信者番号が見えない → CLIP有効化、PBXやクラウド側の番号表示設定を再確認
3. 秒数が短すぎ/長すぎ → 20〜25秒を基準に現場実態へ最適化
4. フリーダイヤル（0120/0800）転送 → 仕様・課金が特殊。市外局番番号→代行を推奨
5. FAX/モデム共用 → 番号分離
6. 国際着信/海外ローミング → キャリア仕様・課金を事前確認
7. 端末側の迷惑電話フィルタ（携帯） → 回線側転送優先に統一（端末で拒否されると転送されない）

Q. 導入時に必要な情報や資料は何ですか？

A. 導入をスムーズに進めるために、渋谷オフィスでご用意いただきたい情報・資料を以下に整理します。

必須 — ここまでで翌営業日スタート可

① 会社基本情報
・会社名／屋号（正式表記・ふりがな／英語名あれば）
・代表者名・主担当部署名（ふりがな）
・公式サイトURL、代表メールアドレス
・請求書宛名・住所（異なる場合は両方）

② 受電・転送の基本
・転送元番号（代表／部署直通／携帯 等、複数あれば全て）
・回線種別：固定（アナログ／ひかり）／携帯（キャリア）／PBX／クラウド電話
・転送条件：無条件／無応答（推奨：20〜25秒）／話中
・留守電の扱い：OFF もしくは 転送を優先
・発信者番号通知（CLIP）：有効化（折返し照合が迅速）

③ 運用時間・カレンダー
・営業時間（曜日・時間帯／昼休み／祝日の扱い）
・時間外方針：無条件転送 or 時間外アナウンス＋録音（要メッセージ文言）
・直近1か月の特記事項（長期休暇、イベント日、社内総会など）

④ 応対マニュアル（最小構成でOK）
・名乗り文（例：「○○株式会社 受付でございます」）
・要件カテゴリと一次対応
（例：新規問合せ＝要件聴取→担当へ通知／営業電話＝お断り定型）
・取次・折返し基準（緊急定義、誰に／どの手段で繋ぐか）
・NGワード・案内禁止事項、言い換え指針（価格・納期の言い回しなど）

⑤ 通知・連絡体制
・通知先（メール／Slack／Chatwork 等・複数可）
・緊急連絡先（氏名・直通番号・チャット宛先）
・通知フォーマット（件名タグ例：「【新規】【至急】【採用】」）

推奨 — 初週の安定化と誤解防止に効く

1. FAQテンプレ（一次回答範囲）：価格の出し方、見積り・納期の初期回答、よくある質問の文例
2. 取次マトリクス：要件×顧客属性×緊急度で「誰に・どの手段で」
3. 優先順位ルール：VIP顧客／既存契約／新規見込の優先度
4. 用語・製品名リスト：読み方・略称・競合名の扱い
5. 個人情報ポリシー要旨：ヒアリング項目の下限／保管方針の要約
6. 時間外アナウンス文（録音利用時の定型文）

任意 — 高度化・自動化・可視化向け

1. チャット通知の件名ルール（案件番号／顧客ID／緊急フラグの規則化）
2. 録音の運用（保存期間・アクセス権限・二重チェックの流れ）
3. エスカレーションSLA（何分未読なら電話/SMSに切替 など）
4. IVR／PBX設計図（分岐を簡素にして取りこぼし防止）
5. ブラックリスト／営業拒否リスト（更新手順含む）
6. 資料類：会社パンフ、価格表、約款／NDAドラフト（必要時）

よくある詰まりどころ

1. 留守電が先に動く → 留守電OFF or 転送優先に設定
2. 発信者番号が見えない → CLIP有効化／PBX側の番号表示設定見直し
3. 無応答秒数が極端 → 20〜25秒を基準に現場に合わせ調整
4. FAX・モデム共用 → 番号分離推奨
5. フリーダイヤル転送の複雑化 → 市外局番の通常番号→代行が安定
6. 端末の迷惑フィルタで拒否→転送されない（携帯） → 回線側転送を優先に統一

コピペ用：初期設定テンプレ（そのまま埋めて共有OK）

【会社基本】
・会社名／屋号：
・ふりがな／英語名：
・代表者名／部署名：
・請求書宛名／住所：
・公式サイトURL／代表メール：

【受電・転送】
・転送元番号（全て）：
・回線種別（固定/携帯/PBX/クラウド）：
・転送条件（無条件／無応答：__秒／話中）：
・留守電（OFF／転送優先）：
・発信者番号通知（CLIP）（ON／OFF）：

【運用時間】
・営業時間（曜日・時間帯）：
・昼休み：
・祝日扱い：
・時間外方針（無条件転送／時間外アナウンス＋録音／不在）：
・直近の特記事項（日付／内容）：

【応対マニュアル最小】
・名乗り文：
・要件カテゴリと一次対応：
・取次・折返し基準（緊急定義／誰に／手段）：
・NGワード・案内禁止事項／言い換え：

【通知・連絡】
・通知先（メール／Slack／Chatwork 等）：
・件名ルール（例：【新規】【至急】【採用】など）：
・緊急連絡先（氏名・電話・チャット）：

【推奨（任意で可）】
・FAQ一次回答範囲：
・取次マトリクス（要件×顧客属性×緊急度）：
・用語・製品名リスト：
・録音の扱い（保存期間・権限）：
・エスカレーションSLA：

進め方のベストプラクティス

1. 上の必須欄だけ埋めて送付（最小でOK）
2. 転送テスト（鳴動→転送→名乗り→記録→通知まで確認）
3. 初週レビュー（要件内訳・通知精度・折返し体験を振り返り）
4. マニュアル微修正（FAQ追加・取次ルール微調整・件名ルール磨き）

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必要書類・お申込みの流れについて

Q. どのように応対マニュアルを作成しますか？

A. 渋谷オフィスでは、貴社の“外部受付”ではなく「貴社の秘書」として応対できるよう、最小構成で素早く立ち上げ → 初週で磨く流れを基本に、以下の手順でカスタム・マニュアルを作ります。

① 設計（ヒアリング）— まず“最小要素”を揃える

目的：翌営業日スタートを可能にする情報の確定。

1. ブランド・トーン
名乗り文（敬称、言い回し）、呼称（御社名/サービス名の読み、略称）
望ましい印象（丁寧・迅速・フレンドリー・簡潔 など）

2. 時間帯・転送ルール
営業時間と時間外方針（無応答転送の秒数、無条件転送、アナウンス文）
祝日・繁忙期・イベント日の扱い

3. 要件カテゴリと一次対応
例：新規問合せ／既存顧客／採用／取引先／営業電話／クレーム／緊急
それぞれの聞き取り項目と対応範囲（回答可否、折返し基準）

4. 取次・エスカレーション先
誰に／どの手段で（電話・Slack/Chatwork・メール）／緊急定義とSLA（目安）

5. NGワード・案内禁止・言い換え
価格・納期の表現ルール、技術用語・社内略語の扱い

6. 通知フォーマット
件名タグ（【新規】【至急】【採用】等）、本文の項目順、録音リンク有無

ポイント：完璧主義で遅れるより、“最小構成で運用開始”→初週レビューで磨く方が、スピードと品質の両立がしやすいです。

② 初期ドラフト作成（渋谷オフィス側で整形）

目的：誰が読んでも同じ品質で受けられる“業務手順書”化。

・1ページ目＝クイックリファレンス
名乗り文／要件カテゴリ一覧／緊急ワード／連絡先一覧／SLA早見表

・詳細編
聞き取りスクリプト（分岐あり）
取次マトリクス（要件×顧客属性×緊急度→担当・手段）
断り文言・営業電話対応／クレーム一次対応

・通知テンプレ（メール／Slack／Chatwork）

・時間外アナウンス文（録音を使う場合の例文）

体裁：見出し・太字・箇条書き・番号付きSTEPで視認性を重視。更新履歴（版数/日付/担当）を明記。

③ 検証（テスト&試運用）

目的：実通話で“詰まり”を洗い出し、誤解を潰す。

1. テストコール
社外携帯から複数パターンで発信（新規・既存・営業・クレーム想定）
鳴動→転送→名乗り→ヒアリング→記録→通知の流れを確認

2. 通知チェック
件名タグ／本文の順序／緊急フラグ（！）の付き方
録音リンクや顧客情報の網羅性

3. 初週の軽微修正
聞き取り項目の漏れ・表現の誤解・取次の優先度・秒数の最適化（20〜25秒が目安）

④ 本番運用（公開）

目的：安定運用と“人が変わっても同品質”の担保。

・マニュアルを固定枠（不変）と可変枠（随時更新）に分ける
固定枠：名乗り、コンプライアンス、個人情報、禁止事項
可変枠：担当者/連絡先、キャンペーン文言、FAQ、時間外アナウンス

変更リクエスト窓口を明確化（誰がいつ、どの形式で依頼するか）

⑤ 継続改善（レビュー）

1. 目的：現場データで“勝手に良くなる”仕組みに。
2. 週次/隔週レビュー：入電件数・カテゴリ比率・取次率・折返し時間・満足度
3. 録音のスポット監査：言い回し・情報の取り漏れ・言質の取り方を是正
4. FAQの拡充：再現率の高い質問は定型化、例外の扱いも明文化
5. 件名ルールの最適化：検索性・優先度が一目で分かる命名に

すぐ使える：最小スクリプトのテンプレ（例）

1. 名乗り（固定文）
「○○株式会社 受付でございます。」

2. 本人確認
「差し支えなければ、お名前とご所属をお伺いできますか。」
「ご連絡先（お電話番号／メールアドレス）をお知らせください。」

3. 要件分類（分岐）
新規問合せ：「本日のご用件を簡単にお聞かせください。」
既存顧客：「ご契約番号／案件名が分かればお知らせください。」
採用関連：「応募職種と媒体（例：Indeed/自社サイト）を教えてください。」
営業電話：「恐れ入りますが、現在営業のご案内はすべてお断りしております。」
クレーム/緊急：「状況を誤りなく共有するため、事実関係を順に確認させてください。」

4. 取次/折返しのご案内
「担当より◯◯分〜◯◯時間以内に折り返します。ご都合の悪い時間帯はございますか。」

5. クロージング
「本日のお伺い内容は○○で承りました。折返しまで少々お時間をいただきます。ありがとうございました。」

通知テンプレ（例：メール/チャット）

件名：【新規】【至急】○○株式会社／△△様／見積依頼

本文
受電日時：YYYY-MM-DD hh:mm
発信者：会社名／氏名／役職
連絡先：TEL／Email
要件：――（箇条書き）
希望：折返し希望時間・手段
緊急度：高／中／低（理由）
受付メモ：録音リンク／注意点

断り・言い換えの定型（例）

・価格の即答を求められた場合
「恐れ入ります。お見積りは担当部署での確認が必要です。要件を伺い、担当よりご案内いたします。」

・営業電話の丁重なお断り
「恐れ入ります。現在、外部からのご提案は全てお断りしております。」

・クレーム一次対応
「不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございません。事実関係を正確に把握し、責任者より速やかに対応いたします。」

つまずき対策（よくある齟齬を先回りで回避）

1. 定義のあいまいさ： “緊急”や“至急”の定義を明文化（例：サービス停止＝最優先）
2. 個人情報の取り過ぎ/不足：最小限項目（氏名・連絡先・要件要旨）を基本に、案件別の追加項目を列挙
3. 長いIVRや複雑な分岐：代表直後に受付→人間の判断で最短ルートへ
4. 留守電が先に働き代行へ届かない：留守電OFF／転送優先に設定
5. 社内での折返し遅延：折返しSLAと二段通知（チャット→未読◯分でSMS/電話）

管理とガバナンス

1. 版管理：v1.0（開始）→v1.1（初週修正）→v1.2（FAQ追記）
2. 変更窓口：依頼様式（誰が・何を・いつまでに）を定義
3. 監査：月次で録音サンプル監査→表現・情報精度・CSを是正

Q. マニュアルは途中で変更できますか？

A. もちろん変更・更新可能です。

実運用の中で見えてくる「こうした方が良い」「新しい問い合わせが増えた」「取次の優先度を変えたい」など、現場データに基づく改善を歓迎しています。軽微な文言変更からフローの組み替え、時間帯ルールや通知設計の改定まで柔軟に対応します。

変更の主な種類（例）

1. 軽微な変更（即日〜翌営業日）
名乗り文・言い回しの修正
FAQの一文追加／NGワードの追記
通知の件名タグ（例：【至急】→【緊急】）の変更

2. 中規模変更（目安：1〜3営業日）
取次マトリクス（要件×顧客属性×緊急度）の改定
緊急定義・SLAの調整（例：至急は60分→30分）
時間帯ルールの変更（昼休み新設／祝日扱いの変更）

3. 大きな変更（目安：3〜5営業日）
要件カテゴリの再編（新サービス追加、採用フロー刷新など）
PBX/IVRやクラウド電話側のルーティング連動
法務・セキュリティ方針に関わる表現の全面見直し

※緊急性が高い変更（法令・告知トラブル・大型キャンペーン直前など）は暫定版（ホットフィックス）で先行反映→本改定の二段構えでスピード対応します。

反映までの流れ（標準）

1. 変更依頼を送付（メール／Slack／ChatworkのいずれかでOK）
　- 変更箇所、目的、施行希望日、優先度、影響範囲（通知テンプレ／時間帯／担当者）
2. 渋谷オフィスがドラフト更新（版番号を進め、変更点を可視化）
3. テストコール＆通知確認（必要に応じて）
4. 本番反映（施行日・時刻を合わせて切替）
5. 初週レビュー（想定どおりか、録音・通知ログで確認／微調整）

版管理ルール（例）：v1.2（2025-10-24）変更：名乗り文＋FAQ Q3追加／担当：○○
変更履歴を明記し、誰が見ても現行ルールが一目で分かる状態を維持します。

運用上の注意（“詰まり”を避けるコツ）

1. 切替タイミング：営業時間外か、着信の少ない時間帯での反映が安全
2. 一斉変更より段階導入：影響の大きい場合はA/Bロールアウト（一部番号／一部要件から）
3. 通知とマニュアルの不整合：件名ルールや緊急フラグは同時更新（現場混乱を防止）
4. PBX/IVR側の併走：番号ルーティングも変更する際は事前に図解共有
5. ロールバック準備：不具合時に前バージョンへ即戻せるよう、旧版も保管

ベストプラクティス（現場で効く小ワザ）

1. 週次ミニレビュー：入電件数・要件内訳・取次率・折返し時間を10分で振り返り
2. 録音のスポット監査：言い回し・ヒアリング抜け・クレーム初動を継続最適化
3. “検索性の高い”件名ルール：【新規】/【既存】/【採用】/【請求】/【至急】 のように先頭タグ統一
4. 緊急定義を数値化：例「サービス停止＝最優先、納期当日＝高、見積依頼＝中」
5. FAQの“例外”を明記：例「○○社（VIP）は必ず担当直通へ」「金額は“概算”表現のみ可」
6. 短文での暫定運用：長大な変更が間に合わない時は“一文の指示”で当日から運用開始→後日本文整備

コピペ用：マニュアル変更依頼テンプレ

【変更種別】軽微／中規模／大きい（目安でOK）
【施行希望】YYYY/MM/DD hh:mm（なければ“最短”）
【目的】例：見積り問合せの一次回答を簡潔化したい
【変更箇所】名乗り／FAQ Q2／取次マトリクス／通知テンプレ／時間帯ルール など
【変更内容（差し替え文 or 追記）】
・旧：
・新：
【影響範囲】通知件名タグ／緊急定義／担当者一覧／IVR設定 など
【テスト要否】要／不要（要なら：誰が／いつ）
【ロールバック方針】不具合時は旧版vX.Xへ即時戻す
【担当者】依頼者／承認者／連絡先（チャット/電話）

Q. 導入後も定期的な打ち合わせは必要ですか？

はい、定期レビューを強くおすすめします。

理由はシンプルで、入電データ＝生の顧客接点が最も早く「課題」と「機会」を教えてくれるからです。短いタームで仮説→運用→検証→改善を回すことで、取りこぼしの低減／折返しSLA短縮／顧客満足の向上／無駄な内線や手戻りの削減につながります。

推奨の打ち合わせ頻度（目安）

・立ち上げ期（1か月）：週1回／30〜45分
初週レビュー→微修正→2週目レビュー…のサイクルで早期安定化

・安定運用期（2か月目以降）：月1回／30分
月次で入電分析・FAQ更新・SLA点検を実施

・繁忙期・新施策前後：臨時（必要に応じて15〜30分）
キャンペーン・人事異動・営業時間変更・新サービス開始の直前後は軽く「段取り確認」

非同期（チャット）併用が有効：小修正はチャットで即時合意→当日反映、本レビューで総括。

会議アジェンダ（共通フォーマット）

1. KPIサマリー（5分）
入電総数／時間帯分布／初回応答率／取次率
折返しSLA（中央値・90％）／未連絡ゼロ確認

2. 要件内訳／変動（5分）
新規・既存・採用・請求・サポート・営業電話・クレーム 等の比率推移
新出テーマ／季節性／広告施策との相関

3. 品質・表現（5分）
録音スポット監査の所感（言い回し／ヒアリング抜け／クレーム初動）
名乗り／断り文／FAQの表現改善案

4. 運用フロー（10分）
取次マトリクス（誰に／どの手段で）・緊急定義・時間帯ルールの見直し
通知テンプレ（件名タグ・本文順・緊急フラグ）最適化
PBX／IVR／クラウド電話のルーティング変更が必要か

5. 決定と次回までのTODO（5分）
変更内容・施行日・テスト有無・ロールバック方針
次回レビューの観点（仮説メモ）

成果物（毎回そろえる“3点セット”）

1. 月次（または週次）ミニレポート
KPIグラフ／要件ヒートマップ／新出FAQ

2. マニュアル改定版（版管理）
v1.3（2025-10-24）：取次基準／FAQ Q4追記／通知件名変更 など変更履歴を明記

3. 議事メモ（1枚）
変更点・施行日・担当・テスト要否・リスク／ロールバック条件

よくある“詰まり”と先手の打ち方

1. 留守電が先に動いて代行に届かない → 留守電OFF／転送優先に変更
2. 発信者番号が見えず折返し遅延 → CLIP有効化／PBX表示設定の見直し
3. 通知が埋もれる → 件名先頭に統一タグ（例：【新規】/【至急】/【採用】/【請求】）
4. “緊急”の基準が人によりブレる → 数値化定義（例：サービス停止＝最優先、当日納品依頼＝高）
5. FAQが散在して更新抜け → マニュアルの固定枠／可変枠を分離し、版管理で一元化

Q. 試験運用期間を設けることは可能ですか？

A. はい、可能です。渋谷オフィスでは “10日間の無料トライアル” をご用意しています。

実際の入電を使って、名乗り・ヒアリング・記録/通知・（必要に応じて）取次まで、貴社フローに沿った受電品質を本番同等で体験いただけます。初期から完璧を目指すのではなく、最小構成で素早く開始→実データで磨く前提のトライアルです。

1. トライアルの目的（何が分かる？）

1. 品質：言い回し／ヒアリング精度／記録の粒度
2. 運用適合：取次ルール／通知件名・緊急フラグ／折返し体験
3. 設計妥当性：無応答秒数（推奨20〜25秒）／時間帯ルール／NGワード
4. 工数・効果：社内負荷（折返し回数・所要時間）／取りこぼしの低減

トライアル範囲（基本パッケージ）

1. 対応チャネル：電話受電（録音・記録・メール/Slack/Chatwork通知）
2. スコープ：受付・要件整理・記録／（ご希望に応じ）取次・緊急連絡
3. 営業時間：貴社指定（時間外は “無条件転送” または “時間外アナウンス＋録音” を設定可）
4. 名乗り／一次回答：貴社指定の文言／FAQ一次回答（価格の即答は原則不可、取次で担保）
5. 版管理：マニュアル vT1.0（トライアル版）から開始、修正は vT1.1… と履歴管理

※アウトバウンド（発信）や販売トーク等の能動営業は対象外です。受付・要件整理・取次・記録/通知に特化します。

スケジュール（最短の進め方）

・Day 0（申込）
必須情報の共有（会社名・転送元番号・時間帯・名乗り文・通知先 など最小構成）
転送設定の準備（ボイスワープ/ひかり電話/携帯転送／留守電OFFor転送優先／CLIP有効）

・Day 1（開始）
転送テスト（鳴動→転送→名乗り→記録→通知）
本番同等で運用開始（無料）

・Day 3（ミニレビュー 15分）
入電件数／要件内訳／通知の見え方／秒数最適化（20〜25秒を中心に微調整）

・Day 7（中間レビュー 30分）
FAQ追加／断り文の磨き込み／取次マトリクス調整／緊急定義とSLAの調整

・Day 10（最終レビュー 30分）
ミニレポート（KPI・要件分布・改善提案）
マニュアル v1.0（本番版） への昇格案をご提示

評価指標（KPIの例）

1. 入電総数／時間帯分布、取次率、初回応答率
2. 折返しSLA（中央値／90%点）、未連絡ゼロの確認
3. 要件内訳（新規/既存/採用/請求/サポート/営業/クレーム）
4. 通知品質（件名タグ・本文順・検索性・緊急フラグ）
5. 表現品質（録音スポット監査での言い回し・ヒアリング漏れ）

KPIは10日分の実データから算出し、改善余地と推奨ルールを併記します。

期間満了後の選択肢

1. そのまま本契約へ（マニュアル v1.0 適用、課金開始）
2. 延長トライアル（要相談）：新サービス立上げや繁忙期直前など、追加検証が必要な場合
3. スコープ調整：時間外の扱い／取次範囲／通知ルール／SLAの再設計

よくある質問・注意点

Q. トライアルでも録音は聞けますか？
A. はい。品質確認・改善のため活用します。

Q. 取次や緊急連絡も無料対象？
基本対象ですが、運用難度が高い分岐は段階導入を推奨。

Q. トライアル中にマニュアル変更は？
歓迎。軽微修正は即日反映、版管理で可視化します。

Q. 0120/0800や複雑なPBX/IVRは？
仕様・課金が特殊なため、通常番号の転送から開始が安定。

Q. 個人情報の扱いは？
最小取得主義と通知・録音の安全管理で運用。NDAのご相談も可能です。

成果物（トライアルのアウトプット）

1. ミニレポート（KPIサマリ／要件ヒートマップ／改善提案）
2. マニュアル改定版（vT1.0 → vT1.1… → v1.0）
3. 議事メモ（決定事項／施行日／テスト要否／ロールバック条件）

コピペ用：トライアル申し込みテンプレ

【トライアル希望開始日】YYYY/MM/DD
【会社名／ふりがな】：
【代表者／担当部署】：
【公式サイト／代表メール】：
【転送元番号と回線種別】例）03-xxxx-xxxx（ひかり電話）、090-xxxx-xxxx（docomo）
【転送条件】無応答（__秒）／無条件／話中
【留守電】OFF／転送優先
【番号通知（CLIP）】ON／OFF
【営業時間／時間外方針】例）平日9-18時／時間外は無条件転送
【名乗り文】例）「○○株式会社 受付でございます」
【想定要件と一次対応】例）新規＝要件聴取→通知／営業＝お断り文言
【取次／緊急連絡先】氏名・電話・チャット（Slack/Chatwork）
【通知先と件名ルール】メール／Slack／Chatwork（タグ：【新規】【至急】等）
【NDA要否】要／不要

Q. 電話応対の品質はどのように確認できますか？

A. 渋谷オフィスでは、録音／記録ログ／通知／KPIレポート／スポット監査／定期レビューの6点で、定量・定性の両面から品質を可視化します。

録音（定性確認の土台）

1. 全通話の録音保存（保存期間は取り決め可）
2. アクセス方法：通知（メール/Slack/Chatwork）内リンク、もしくは共有リスト
3. 活用例：言い回し・ヒアリング抜け・トーン＆マナーの確認／トラブル時の事実確認
4. 推奨運用：週1回のスポット監査（3〜5件）→改善点をマニュアルに即反映

記録ログ（定量×定性の要約）

1. 受付票（ログ）：日時、発信者、要件、ヒアリング項目、緊急度、担当引き渡し可否
2. 検索性：件名タグ（例：【新規】【至急】【採用】【請求】）で絞り込み
3. 品質の見るポイント：要件の要旨が一読で再現できるか、折返しに必要な情報が網羅されているか

通知（リアルタイムの見え方）

1. 到達性：メール／Slack／Chatwork への即時通知
2. テンプレ：件名タグ、本文項目の順序（発信者→要旨→希望→連絡先→録音リンク）
3. 評価軸：検索性・優先度の判別（緊急フラグ）・誤解のない文面

KPIレポート（定量評価）

1. 入電総数・時間帯分布
2. 初回応答率／取次率
3. 折返しSLA（中央値・90%点）／未連絡ゼロ
4. 要件別比率（新規/既存/採用/請求/サポート/営業/クレーム）
5. 改善提案付きミニレポート（週次 or 月次）：グラフ＋コメント1枚で共有

スポット監査（QAレビュー）

1. 目的：録音をもとに、言い回し・ヒアリング精度・断り文を点検
2. 頻度：立上げ期＝週1、安定後＝月1
3. アウトプット：スコアカード（後述）＆改善要望（具体例つき）

定期レビュー（合意と改善の場）

1. 立上げ期：週1×30〜45分／安定後：月1×30分
2. 議題：KPI、要件内訳、録音所感、マニュアル改定（SLA・取次・FAQ・通知）
3. 成果物：改定マニュアル（版管理）、議事メモ、次回までのTODO

品質基準（見るポイントの具体例）

1. 名乗り・トーン
冒頭挨拶が明瞭・簡潔・丁寧か

2. ヒアリング精度
誰が／何を／いつまでに／どの手段でを取りこぼしていないか

3. 要約力
通知本文が30秒で状況再現できるか

4. 取次・緊急判断
定義に沿って適切な優先度で動けているか

5. NGワード遵守
価格・納期など一次回答の線引きが守られているか

6. クレーム初動
事実関係の聴取→謝意・謝罪→責任者エスカレーションがスムーズか

スコアカード雛形（録音QA用／コピペ可）

【通話ID】＿＿＿＿＿　【日時】＿＿＿＿＿　【所要】＿＿分
【発信者】会社／氏名／連絡先：＿＿＿＿＿
【要件】新規／既存／採用／請求／サポート／営業／クレーム／その他

① 名乗り・トーン（0-2）：
② ヒアリング網羅（0-3）：氏名／連絡先／要旨／期限／希望手段
③ 要約・通知の質（0-3）：件名タグ／本文構造／誤解なき要旨
④ 取次・SLA判断（0-3）：優先度・担当・エスカレーション適否
⑤ NGワード・順守（0-2）：
⑥ クレーム初動（該当時 0-3）：
【総評／改善提案】：
【マニュアル反映要否】要／不要（反映箇所：＿＿）

クライアント側の“5分チェックリスト”（毎週または月初に）

◻︎録音を3〜5件ランダム聴取
◻︎通知の件名タグで検索→見落としゼロか確認
◻︎折返しSLA（中央値・90%点）を確認
◻︎よくある質問をFAQに追記（一次回答の統一）
◻︎変更点を変更依頼テンプレで送付（施行日・テスト・ロールバック）

よくある“詰まり”と改善の打ち手

・留守電が先に動く→録音・通知に残らない
→ 留守電OFF／転送優先へ変更、秒数は20〜25秒目安

・通知が埋もれる
→ 件名先頭タグ統一（【新規】【至急】【採用】【請求】）、緊急は絵文字やフラグも可

・“緊急”の解釈がブレる
→ 数値化定義（例：サービス停止＝最優先／当日納品依頼＝高）をマニュアル固定枠に

・ヒアリング抜けが散発
→ スクリプトの問い順を整理（Who→What→When→How→Constraint）

・営業電話の揺らぎ
→ 断り文言を固定、例外（VIP・既存パートナー）の扱いを明記

データ保持・セキュリティ

1. 最小取得主義：目的合理性のある項目のみ聴取
2. 録音・記録の保管期限：取り決め可（例：30/60/90日）
3. アクセス権限：最小権限で付与、ログを監査
4. NDA対応：ご要望に応じて締結可能

Q. 導入後のサポート体制はありますか？

A. はい、あります。

導入後は、専任アカウント担当＋現場SV（スーパーバイザー）＋技術担当（回線/PBX/クラウド連携）の三位一体で支援します。チャット（Slack/Chatwork）／メール／電話の三経路を常設し、軽微な修正は即日反映、運用改善は定期レビューで継続的に磨き込みます。

サポート窓口（連絡チャネル）

1. チャット：Slack / Chatwork（推奨。即時性・履歴性に優れます）
2. メール：仕様変更・資料共有・合意履歴の保全に使用
3. 電話：緊急時の一次連絡／トリアージ

※窓口は一本化しても、用途で使い分けしてもOKです。ご希望に沿って運用します。

対応範囲（何を支援してくれる？）

1. マニュアル改定：名乗り・断り文・FAQ・取次マトリクス・緊急定義・SLA・通知テンプレ
2. 回線/転送の運用助言：無応答秒数（推奨20〜25秒）・留守電優先度・CLIP設定・PBX/IVR簡素化
3. 通知最適化：件名タグ、本文構造、緊急フラグ、検索性向上（埋もれ対策）
4. 品質監査と教育：録音スポットレビュー／言い回し・ヒアリング順序の矯正
5. レポート提供：週次/月次のKPIミニレポート（入電数、取次率、折返しSLA、要件内訳 など）
6. インシデント対応：誤案内・取次遅延・通知不達などの原因分析と再発防止

サポートSLA（目安）

1. 軽微な文言変更：当日～翌営業日
2. 取次・SLA・時間帯ルールの調整：1～3営業日
3. 構成大変更（IVR/クラウドPBX連動等）：3～5営業日
4. 緊急の暫定対応（ホットフィックス）：即時～当日中 → 後日正式反映

※施行時刻は着信が少ない時間帯に合わせ、テスト＆ロールバック条件を事前定義します。

継続改善（レビュー運用）

1. 立上げ期（初月）：週1回×30–45分で短サイクル改善
2. 安定期（2か月目以降）：月1回×30分の定期レビュー
3. 繁忙期・新施策前後：必要に応じ臨時15–30分
4. 議題例：KPI／要件内訳／録音所感／マニュアル改定／通知最適化／次回TODO（版管理）

障害・トラブル対応（インシデントフロー）

1. 検知（録音・通知・チャット報告）
2. 一次切り分け（回線・機器・人為・設定）
3. 暫定措置（案内停止/定型案内に切替/経路変更）
4. 恒久対策（マニュアル・通知・回線設定の改定）
5. 事後報告（原因／影響／再発防止／実施日時）

代表的な例：留守電が転送より先に動く→留守電OFFまたは転送優先へ／番号非通知→CLIP有効化／通知が埋もれる→先頭タグ統一

教育・品質監査

1. 録音スポット監査（立上げ期：週1／安定後：月1）
2. スコアカード評価（名乗り・ヒアリング網羅・要約力・SLA判断・NGワード順守・クレーム初動）
3. 言い回し・順序の矯正 → 即日マニュアル反映、次回レビューで効果測定

レポート／可視化

1. 週次 or 月次ミニレポート：入電数、時間帯分布、取次率、折返しSLA、要件内訳、改善提案
2. 通知ダッシュボード設計（ご希望に応じて件名ルール・タグ化・検索クエリ雛形をご提供）

セキュリティ・NDA・データ運用

1. 最小取得主義：必要最小限の個人情報を聴取
2. 録音・記録の保管期限：取り決め可（例：30/60/90日）
3. アクセス権限：最小権限付与、アクセスログ監査
4. NDA：締結可能。社内規定・コンプラ方針に準拠して運用

請求関連サポート

1. 請求書の発行・送付方法（電子／紙）
2. 計上ルールの調整（月末締め、部門別・案件別の内訳など）
3. 繁忙期の一時的なプラン調整（コール超過／一時増枠の相談受付）

連絡テンプレ（コピペ用）

・変更依頼（軽微・当日可）
【目的】例：見積り一次回答の表現を簡潔化
【変更箇所】FAQ Q2／名乗り文／通知件名
【旧→新】
旧）＿＿
新）＿＿
【施行希望】YYYY/MM/DD hh:mm（最短可）
【テスト】要／不要
【ロールバック条件】＿＿

・インシデント報告
【発生日時】YYYY/MM/DD hh:mm
【事象】例：留守電が先に動いて代行に届かない
【影響範囲】件／時間帯
【暫定対応】＿＿
【恒久対策案】＿＿
【施行希望】＿＿

まとめ

1. 専任担当＋SV＋技術の三位一体で、日常の小修正～構成大変更～障害対応まで一気通貫で支援します。
2. チャット常設／軽微変更は即日、定期レビューで継続改善。
3. 録音・記録・通知・KPIを軸に“見える化→すぐ改善”を回し、品質と生産性を両立させます。