業種別の活用事例

こちらのページでは、電話代行サービス渋谷オフィス「業種別の活用事例」について詳しくご紹介致します。特に、士業、医療・クリニック、不動産業、EC・ネットショップ・通販、IT・スタートアップ、小売・サービス業などの事例をあげていますので、ご参考にして下さい。

Q. 弁護士事務所で相談予約を受けてもらえますか？

A. 「一次受付（仮申込・伝言・必要情報の収集）」までは対応可能です。

ただし、Googleカレンダー等での共有運用は行っておらず（有償カスタマイズ含め不可）、そのため具体的な日程の確定／変更／キャンセル対応はお受けできません。

実運用ではダブルブッキング回避の観点から、日程の最終確定・変更・キャンセルは貴所側でご対応いただく前提となります。

また、一次受付の設計そのものは有償カスタマイズ（スクリプト構築・通知設計等）の対象です。

受付の基本フロー（一次受付に限定）

1. 御所名で一次受電
2. 事前合意スクリプトで要件確認（例：案件種別／緊急度／希望“候補”日時／連絡先 等）
3. 日程は確定せず、取次または伝言として受電内容を集約
4. 即時レポートをメール／Slack／Chatwork／LINEへ通知（録音の後追い確認も可）

※ その後の日程確定・再調整・キャンセル処理は貴所側でお願いします。

予約運用の事前設計（導入時に決めること：一次受付版）

1. 受入可否の基準（案件種別・緊急度・対象地域 など）
2. ヒアリング項目（期限・相手方の有無・希望“候補”日時 など）
3. 取次条件（至急連絡の閾値／誰に何で通知するか）
4. 営業電話の扱い、費用目安・所在地案内テンプレ
5. 通知チャネルと担当アサイン

よくあるQAの“型”を事前搭載（一次受付用）

1. 「初回相談は無料？」
2. 「電話／オンライン相談は可？」
3. 「予約は必要？」
4. 「持参書類は？」 など

※ 法的判断や助言は行いません。 案内・一次受付のみ。

緊急案件のハンドリング

1. 事前ルールに基づき「至急／当日中／通常」をトリアージ
2. 必要に応じ、その場での通話接続（取次）に対応（通話料は実費精算）
3. 日程確定は行わず、至急連絡の取り次ぎに限定

記録・可視化

1. 受電内容を定型フォーマットで速報
2. 通話録音（通常3か月保存）によりニュアンスの後追いが可能
3. スクリプト改善や一次受付精度の向上に反映

対応できる領域（例：一次受付の範囲）

1. 初回相談の仮申込・候補日ヒアリング（確定はしない）
2. 来所希望の意思確認／基本案内（費用目安・アクセス など）
3. セミナー・相談会の参加希望の一次受付（枠確定は主催側で実施）

※ 渋谷オフィスではGoogleカレンダー等の共有に基づく予約確定運用は提供していません（有償カスタマイズでも不可）。そのため、日程の確定・変更・キャンセルは貴所での対応を前提とします。一次受付の設計・運用（スクリプト／通知設計など）は有償カスタマイズとなります。

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士業を始めとする業種別の電話対応・応対事例

Q. 税理士事務所の顧客対応は可能ですか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスは士業（税理士・弁護士・社労士など）向けの一次受付・予約調整・定型Q&A対応を想定した運用ノウハウがあり、相談予約の受付から要件ヒアリング、日程調整、変更・キャンセル連絡、当日リマインドの連絡までを電話秘書が代行します。

受付項目や話し方は事務所ごとのマニュアルに合わせてカスタマイズします。

対応イメージ（税理士事務所）

・初回相談の一次受付
氏名／連絡先／相談区分（確定申告、記帳代行、法人設立、相続・贈与、税務調査対応 など）／希望日時／来所 or オンラインの別をヒアリングし、予約枠に沿って仮押さえ・調整。

・定型Q&Aのご案内
料金目安や持ち物（通帳・仕訳帳・源泉徴収票 等）の「よくある質問」への定型回答を、事前合意のスクリプトで統一的にご案内。専門判断が必要な内容は折返しエスカレーションします。

・緊急度のトリアージと取次
期限が迫る申告・納付や税務署からの通知など、緊急基準に合致する電話はその場で担当者へ取次（通話接続）。ルール外は即時レポートにて共有します。

・即時レポート（可視化）
受電直後にSlack／Chatwork／LINE／メールへ「会社名・氏名・要件・折返し先・希望時間帯」などをリアルタイム通知。事務所内の電話ログとしても活用できます。

・時間外の取りこぼし対策
営業時間外は時間外アナウンス（定型文 or 事務所専用文）で案内し、翌営業日の折返し導線を担保。24時間365日ガイダンスを流す設定が可能です。

導入時に決めておくと良い項目

1. 予約枠（初回30/60分、オンライン可否、最短・上限）と繁忙期（確定申告期など）の運用
2. 事務所の定型Q&A（料金の目安、対応エリア、持参物、キャンセル規定、記帳資料の受け渡し方法 など）
3. 緊急フラグの基準（申告期限直前、税務署対応、融資・決算関連の至急 等）と取次可否
4. 通知先（Slack/Chatwork/LINE/メール）と担当者アサインのルール（担当不在時の第二候補 など）

できること／できないこと（要点）

〇できること
相談予約の受付・変更・キャンセル、基本的な案内、各種イベント（無料相談会など）の参加受付、定型情報のご案内、緊急の一次取次、通話内容の記録・通知。

✕できないこと
税務判断や個別の専門アドバイスは行いません（一次受付として、必要事項の聴取と担当者への連携まで)。

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税理士・会計事務所様の電話代行活用事例

Q. 行政書士・司法書士でも使えますか？

A. はい、問題なくご利用いただけます。

渋谷オフィスは士業向けの一次受付・予約調整・定型Q&A対応を想定した運用ノウハウを持ち、行政書士・司法書士の活用事例ページも用意しています。

相談予約や来所希望の受付、イベント（無料相談会など）の申込受付まで、事務所の運用に合わせて電話秘書が窓口対応します。

対応イメージ（代表例）

・相談予約の一次受付
氏名／連絡先／案件区分（相続・遺言、入管、許認可、登記 等）／希望日時／来所 or オンラインの別をヒアリングし、事前に定めたルールで仮押さえ・調整します。

・定型Q&Aの応対
初回相談の流れ・必要書類・所要時間・費用目安など、あらかじめ決めた回答集で統一的にご案内（専門判断が必要な内容は折返しへ）。

・緊急トリアージと取次
至急基準に合致する電話は、その場で通話接続（内線感覚）で担当者へ取次ぎ。そうでない場合は要件を記録して即時共有します。

通知・記録の標準装備

1. 応対内容はメールに加えて Slack／LINE／Chatworkにも即時通知。チームでの確認・引き継ぎがスムーズです。
2. 必要に応じて通話録音で後追い確認（ニュアンスの齟齬防止、品質改善に有用）。

時間外の取りこぼし対策

営業時間外は時間外アナウンスを24時間365日で設定可（定型文／専用文）。留守録連携も選べます。

導入時に決めておくと良い項目（最短で実運用へ）

予約枠（初回30/60分、オンライン可否、当日枠の扱い）・至急基準と取次可否・定型Q&A（必要書類、費用目安、対応エリア など）・通知先（Slack/LINE/Chatwork/メール）・担当者の優先順。

信頼性への配慮

士業ページでは、在宅フリーランスの外注オペレーターを使わない体制や、研修を受けた専任の電話秘書が対応する旨を明示。守秘への配慮も示されています。

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税理士・会計事務所様の電話代行活用事例

Q. 士業関係の電話応対では、専門用語などの電話対応も必要になりますが大丈夫でしょうか？

A. はい、対応可能です。

渋谷オフィスは士業（弁護士・司法書士・行政書士・税理士 等）向けの運用事例とノウハウが豊富で、事務所ごとの用語・話法・確認項目を事前ヒアリングで台帳化（スクリプト化）し、一次受付～要件整理～取次／折返し手配までを標準フローに落とし込みます。

導入時に「案件区分（例：登記・許認可・相続・申告・税務調査）」「必須ヒアリング（事件番号／期日・期限／相手方名 など）」「回答してよい定型FAQ（費用レンジ・持参物・アクセス）」を決め、用語の統一と境界線（専門判断は行わない）を明確化します。

対応品質を担保する仕組み

・研修体制と専任対応
電話秘書は6か月（520時間）以上の研修を修了したスタッフのみが担当。在宅フリーランスの外注オペレーターは雇用しない方針で、守秘・品質を重視しています。

・全通話録音で“裏取り”可
すべてのプランで通話録音に対応。通常3か月保存され、難しい用語・数値・固有名詞を後から正確に確認できます。

・復唱・確認の運用
番号やお名前などはその場で復唱して確認する実践例を公開（例：電話番号の読み上げ・復唱）。専門用語も読み方・表記を事前共有すれば同様に取り扱います。

通知とエスカレーション

・即時レポート
受電直後にSlack／Chatwork／LINE／メールへ要点（氏名・要件・折返し先・緊急度・希望時間帯など）を通知し、“見た人からすぐ対応”できる体制をつくれます。

・緊急トリアージと取次
裁判所・税務署・期限迫る案件などはトリアージ基準に従い、その場で通話接続（内線感覚）または即時メンション通知。通常案件は定型フォーマットで共有します。

どこまで答えるか”の線引き

定型FAQは一次完結、専門判断はエスカレーション：プランに応じてQ&A対応（項目上限あり）が可能。費用レンジ・持参書類・アクセスなどの定型質問は即答、法的／税務の判断や助言は行わず担当者へ引き継ぎます。

時間外の取りこぼし対策

オペレーター応対は平日9:00–18:00ですが、時間外アナウンス（24時間365日）や留守録を組み合わせ、夜間・休日の案内と録音回収で取りこぼしを防げます。

Q. 歯科医院の予約受付はできますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスでは、歯科医院・クリニック向けに診療予約の一次受付／要件ヒアリング／即時通知（メール・Slack・Chatwork・LINE）までを電話秘書が代行します。

患者さまの氏名・連絡先・予約希望日時など必要事項を丁寧にお伺いし、院内にリアルタイム共有。受付が手薄な時間帯でも取りこぼしを防ぎます。

基本フロー（歯科の一次受付）

1. 貴院名で一次受電
2. お名前／電話番号／希望日時／来院目的（再診・初診、症状の概要）等をヒアリング
3. メール／チャットに即時連絡
4. 事前ルールに沿って「仮押さえ・折返し・その場の取次」を選択。
※最終の予約確定やカルテ入力は院内で実施いただく運用が基本です。

“急患”のトリアージと取次

「強い痛み／腫れ／出血」「詰め物脱離等の緊急性が高い訴え」など、至急基準を事前共有いただければ、至急フラグ付きで即時通知し、必要時はその場で通話接続（内線感覚の取次）まで対応します。

よくあるご質問の即答（定型Q&A）

初診時の持ち物（保険証／お薬手帳 等）、自費メニューの有無、キャンセル規定、アクセス・駐車場などは、「Q&A対応」機能に登録すれば、電話秘書が統一回答で一次完結できます（専門判断に踏み込む内容は院内エスカレーション）。

時間外の取りこぼし対策

受付時間外は、時間外アナウンス（専用文・定型文）＋留守録を設定可能。メッセージ受信後は至急度を添えて通知でき、翌営業日の折返し導線を確保します。専用03番号の無料貸与も利用でき、案内の一本化に便利です。

オペレーション品質

予約受付の基本である内容の復唱確認（日時・メニュー・お名前）を徹底する運用ナレッジを公開しており、ヒューマンエラーを抑制します。

役割分担の明確化（重要）

電話代行は一次受付～連絡までを担い、最終判断（診療可否・予約確定）や医療的助言は院内のご判断です。運用例でも、一次受付後に院内で空き枠確認→患者さまへ確定連絡という流れを推奨しています。

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渋谷オフィスの電話代行機能「各種予約受付サービス」

Q. クリニックの休診日や時間変更を伝えてもらえますか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスでは、診療時間の変更や臨時休診などの“運営情報”を電話口でのご案内と時間外アナウンス（自動音声）の両輪で確実にお伝えできます。

営業時間内は電話秘書が定型スクリプトに沿ってご案内し、時間外は24時間365日の音声ガイダンスで一貫した告知ができます。

運用イメージ

・（営業時間内）一次受付での口頭案内
受付スタッフ（電話秘書）が、事前共有いただいた休診日・診療時間・一時的な変更を定型Q&Aとしてご案内します（例：「本日は臨時休診です／午後は14:00から再開です」など）。案内文は貴院の方針に合わせてカスタマイズ可能です。

・（時間外）自動音声での告知
営業時間外は時間外アナウンスを設定。定型文のほか、貴院専用のオリジナル文面を録音して流せます（例：「◯月◯日〜◯日まで夏季休診」「今週のみ木曜は17:00まで」など）。

・留守録の併用
必要に応じて時間外アナウンス＋留守録にし、患者さまからの伝言を翌営業日に回収できます。専用03番号の無料貸与もあるため、案内番号を一本化しやすい設計です。

院内への共有と見落とし防止

1. 受電内容はSlack／Chatwork／LINE／メールへ即時通知。臨時対応の問い合わせや“至急”の連絡もチームで素早く把握できます。
2. 必要に応じて通話録音（通常3か月保存）を参照し、伝え漏れ・聞き間違いのない運用に役立てられます。

Q. 患者さんのキャンセルや再予約に対応できますか？

A. はい。渋谷オフィスでは、歯科・クリニック等の医療機関向けに「各種予約受付」機能を用意しており、診療予約の新規受付はもちろん、日時変更やキャンセルのご連絡にも対応します。

「各種予約受付」は、プレミアプラン、プレステージプランで対応しております。

一次応対で患者さまのお名前／ご連絡先／（あれば）診察券番号や予約ID／ご希望日時／症状の概要などを丁寧にヒアリングし、メールやチャットで即時に院内へ共有。必要に応じて受付ルールに沿って再予約まで進めます。医療機関向けのページでも、診療予約の受付や簡単な事前ヒアリングが可能である旨が明示されています。

通知手段はメール・チャットにも対応

さらに、通知手段はメールだけでなく Slack・LINE・Chatwork に対応。既存の院内連絡ツールにあわせて「新規予約／変更／キャンセル」情報をそのまま流せるため、スタッフ間の情報共有や履歴管理がスムーズです（上位プランに含まれるほか、オプション追加も可能）。

運用面の流れ

1. 予約票（またはカレンダー方針）
2. キャンセルポリシー（前日◯時以降は当日扱い／無断キャンセルの区分など）
3. 再予約時の優先枠や担当医のアサイン可否
4. 急患の基準（発熱・外傷など、すぐ連絡が必要な条件）を事前に共有いただくと運用が安定します。

渋谷オフィスには「通話接続サービス」があり、急ぎのケースだけ院長や当番医へその場でお取り次ぎする設計も可能です（一次応対→内容確認→即時転送）。

医科・歯科の活用例として、急患は転送／それ以外は後ほどまとめて報告という切り分けも紹介されています。

受付時間外の連絡について

受付時間外の連絡については、「時間外アナウンス」や「時間外アナウンス＋留守機能」が使えます。

診療時間外や休診日に院専用の音声ガイダンスを24時間365日流せ、留守機能を組み合わせれば伝言録音→院側の携帯へ即時通知まで自動化可能です（録音は最長3分／最大300件／最長3ヶ月保存）。

これにより、診療時間外のキャンセル連絡や再予約希望も確実に拾い、翌診療日にまとめて対応できます。

通話録音機能

また、通話録音サービスを使えば、患者さまとのやりとりを24時間いつでも確認できます（保存期間は3ヶ月）。受付のニュアンスを含めて院内の共有・指導に役立つほか、「言った／言わない」の齟齬防止にも有効です。

担当者別スケジュール対応

複数ドクター体制の院では、「担当者別スケジュール対応」を併用することで、医師の外勤・学会・当直などを事前登録し、「本日は◯◯医師は不在／◯時以降に戻り予定」といった状況に即した再予約のご案内ができます。

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時間外アナウンスの例文

Q. 賃貸物件の問い合わせに対応できますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスには不動産業向けの運用メニューがあり、物件に関する各種問い合わせ／内見予約／入退去（解約）・更新の連絡／設備トラブルの一次受付まで、代表番号の一次受電を代行して内容と緊急度でトリアージ→即時通知する体制を整えています。

基本フロー（賃貸の一次受付）

1. 御社名で一次受電
2. 事前テンプレに沿ってお名前・ご連絡先・物件名/号室・ご用件（例：内見・資料請求・入居中の不具合・解約/更新）・希望日時などをヒアリング
3. メール／Slack／Chatwork／LINEへ即時共有（要件・緊急度・折返し先を明記）
4. ルールに応じて仮押さえ・折返し・その場の取次を選択（※内見などの予約一次受付は「各種予約受付」機能を利用） 。

チャット即時連絡と“見える化”

1. 応対内容は御社の運用に合わせてSlack／LINE／Chatworkへリアルタイム通知できます。営業先や外出先でも、誰から何の要件かをすぐに確認可能です。
2. 導入事例では、内見予約・資料請求・入退去/修繕受付を一次対応し、重要コールの可視化とスケジュール最適化につなげています（営業電話のフィルタリングルールも事前定義）

時間外の取りこぼし対策

1. 営業時間外は時間外アナウンス（自動音声）を設定でき、24時間365日のガイダンスで臨時休業や受付時間を周知可能。定型文・オリジナル文いずれも用意できます。

導入時に決めておくと安心な項目（例）

・ヒアリング項目
物件名/号室、希望日時、同居人数、既入居か内見か、症状/現象（設備不良時） など

・緊急トリアージ基準
水漏れ・停電・鍵の不具合等は“至急”、その場で通話取次／通常は即時レポート

・“営業電話”の扱い
折返し対象外の基準を事前定義してフィルタリング

・予約の扱い
仮押さえ可否、キャンセル・変更ポリシー、当日枠の運用　など。

できること／できないこと

〇できること
物件問い合わせの一次対応・内見予約の受付・入退去/更新連絡・修繕の一次受付・家賃支払遅延の相談一次受け（所定テンプレで事実関係を聴取）・Q&A応対オプションによる定型案内。

✕できないこと
仲介・管理の判断や交渉、専門的な可否判断は行いません（一次受付として聴取・連携まで）。必要案件は担当者へ即時取次またはチャットでエスカレーションします。

Q. 内見予約や物件資料の請求を受けてもらえますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスには「各種予約受付」という標準機能があり、内見予約や資料請求といった不動産向けの一次受付を、プロの電話秘書が御社名で丁寧に代行します。

お客様のお名前・連絡先・物件名（号室）・希望日時などをヒアリングし、メールやチャットで即時共有します。

不動産での具体的な運用イメージ

1. 代表番号に入った内見予約・資料請求は、内容と緊急度でトリアージし、担当へ即時通知。変更・調整の連絡も一次受付で一元化できます。
2. 応対内容は音声（録音）／メール（テキスト）／チャット（テキスト）のいずれでも受け取れます。外出先でも誰から何の要件か一目で把握でき、折返しがスムーズです。

通知チャネル（内見・資料請求との相性◎）

1. Slack／Chatwork／LINEに対応。内見の希望日時や同行人数など、決めた項目をリアルタイムに通知できます（プランやオプションで利用）。

時間外の取りこぼし対策

1. 営業時間外は時間外アナウンスで受付方針や再開時間を自動案内（24時間365日設定可）。内見希望者を混乱させない“二段構え”（時間内＝有人応対／時間外＝音声ガイダンス）が組めます。

品質・エビデンス管理

1. 通話録音は全プランで提供。要望の言い回しや日付・人数などの聞き違い防止や後追い確認に役立ちます。

導入時に決めておくとスムーズな項目（おすすめ）

1. ヒアリング項目：物件名／号室、来店人数、希望日時（第2・第3希望）、入居希望時期、連絡可能時間帯 など。
2. 予約ルール：仮押さえ可否、当日枠の扱い、変更・キャンセルの連絡基準。
3. 通知設計：Slack/Chatwork/LINEの通知先と優先度、営業担当別のアサイン。
4. 時間外アナウンスの文面：臨時休業・短縮営業や、問い合わせフォームへの導線など。

できること／できないこと

〇できること
内見予約の一次受付・調整／資料請求の受付、定型Q&A（アクセス・持参物・対応エリア等）の案内、緊急基準に応じた取次（通話接続）。

✕できないこと
空室可否の最終判断や条件交渉、契約に関わる専門的な可否判断は行いません（一次受付として聴取・連携まで）。

まずは「ヒアリング票」「予約・変更ルール」「通知先」「時間外アナウンス文」だけご共有ください。渋谷オフィス側でそのまま使える受付スクリプトに落とし込み、すぐに運用を開始できます。

Q. 営業時間外の問い合わせ対応は可能ですか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスでは、営業時間外の着信を自動音声でご案内する「時間外アナウンス」、必要に応じて伝言を受け付ける「時間外アナウンス＋留守機能」の二段構えで取りこぼしを防ぎます。

24時間365日のガイダンス運用に対応し、臨時休業や短縮営業などの告知も定型／オリジナル文面で周知できます。

運用イメージ（時間外）

・時間外アナウンス
録音メッセージで「本日は営業終了」「再開時間」等を自動案内。定型文（複数用意）と、貴社専用のオリジナル文のどちらも設定できます。年末年始・臨時休業など、期間指定の案内も可能です。

・＋留守機能（任意）
ガイダンス後にお客様が伝言を録音できます。最長3分／最大300件／保存3か月の仕様で、要件をあとから確実に回収できます。録音が入ると携帯・メール・Slack／Chatwork／LINEへ即時通知も設定できます。

営業時間内との連携（スムーズな引き継ぎ）

1. 日中は電話秘書が一次受付し、緊急度に応じて担当者へ通話接続（取次）が可能です。時間外はガイダンス＋留守機能で「受け皿」を維持し、翌営業日にチャット／メール通知を見て即対応という流れを作れます。

設定のポイント（おすすめ手順）

1. 案内したい内容を共有（例：再開時刻・臨時休業期間・緊急時の連絡方法 など）。
2. 文面の選定：定型文から選ぶ／オリジナル文を作成（用途別の例文が多数あります）。
3. 通知設計：録音が入ったら携帯音声通知／メール／Slack・Chatwork・LINEへ即時通知。誰が一次確認するかの運用ルールも決めます。
4. 変更運用：時間外アナウンス文の変更は月1回を基本（変更時は収録料の規定あり）。長期休業や臨時対応の前に差し替えを。

よくあるご質問

Q. 留守録の仕様は？
A. 3分／300件／3か月保存です。過去の録音も遡って確認できます。

Q. 夜間に録音が入ったらわかる？
A. 携帯への音声通知／メール／Slack・Chatwork・LINE通知を選べます。即時に把握できるので、至急案件にも翌営業日すぐ動けます。

Q. 文面は自社向けに作れる？
A. はい。定型文に加え、オリジナル例文（年末年始・臨時休業など）も豊富に公開しています。

Q. 配送に関する問い合わせに対応できますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスにはEC／通販（ネットショップ）専用の一次窓口メニューがあり、配送関連のご質問（例：出荷状況の確認、到着予定日の目安、追跡番号のご案内、再配達の流れの案内など）を御社名で丁寧に受付→即時共有します。

公式でもネットショップ向け機能として「配送についての確認」を含む問合せ対応を明示しています。

基本フロー（配送系問い合わせの一次受付）

1. 御社名で一次受電
2. 事前に決めたヒアリング項目（注文番号／氏名・連絡先／配送会社／追跡番号の有無／希望日時・要望 など）を聴取
3. メール or Slack／LINE／Chatworkへリアルタイム通知（要件・緊急度・折返し先を明記）
4. ルールに応じて、折返し手配／その場の取次（通話接続）／定型案内を実施します。チャット通知や運用のカスタマイズは標準機能です。

よくあるご要望への対応例（一次案内の型）

・出荷・配送状況の確認
社内確認のうえ折返しの段取りを即時共有。追跡番号がある場合は追跡方法のご案内まで一次で対応。

・お届け日時の変更相談／再配達の流れ
各社の一般的な手続きの案内トーク（定型Q&A）で道筋をご説明し、社内判断が要る内容はエスカレーション。定型Q&Aは事前に登録して電話秘書が統一回答できます。

・未着／誤配送／破損の一次受付
事象・写真有無・箱の状態・希望対応を聴取し、至急フラグ付きで通知。必要時はその場で担当に通話取次します（内線感覚）。

時間外の取りこぼしを防ぐ仕組み

1. 営業時間外は「時間外アナウンス」で再開時間や連絡方法を自動案内（24時間365日運用）。オリジナル文面にも対応し、繁忙期・臨時体制の告知に便利です。希望により留守録を組み合わせ、伝言を翌営業日に回収できます（録音最長3分／保存3か月）。

エビデンス管理と品質

1. 通話録音に対応（保存3か月）。「言った／言わない」の齟齬防止や、担当者への確実な引き継ぎに有効です。

導入時にご共有いただくとスムーズな項目

1. 配送ポリシー（出荷リードタイム、土日祝の出荷有無、再配達・転送の方針）
2. 定型Q&A（追跡方法、配達遅延時の案内文、住所不備時の対応、返品・交換の一次案内）
3. 緊急基準と取次ルール（未着・破損・誤配送は至急／通常問い合わせは折返し 等）
4. 通知設計（Slack／LINE／Chatwork／メール、誰に優先通知するか）

いずれも渋谷オフィス側でマニュアル化（スクリプト化）して運用できます。

Q. 商品の返品や交換の連絡を受けてもらえますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスにはEC／通販（ネットショップ）向けの一次窓口があり、返品・交換のご連絡の一次受付を御社名で丁寧にお受けします。

注文番号・ご購入者情報・対象商品・数量・開封有無・不良状況やサイズ不一致など理由のヒアリングを行い、あらかじめ共有いただいた返品／交換ポリシーに沿ってご案内→社内へ即時共有します。公式の「ネットショップ応対事例」でも返品応対の具体例が掲載されています。

基本フロー（返品・交換の一次受付）

1. 御社名で一次受電
2. 注文番号／氏名・連絡先／商品・数量／理由（不良・誤配送・サイズ等）／希望（返金・交換）をヒアリング
3. 事前の運用ルールに沿って、返送先のご案内や必要手順を定型スクリプトでご説明（例：返送方法・同梱物・受付期限 など）
4. 内容をメール／Slack／Chatwork／LINEへリアルタイム通知。至急案件はフラグ付け、必要に応じてその場で通話取次（内線感覚）。

“交換”について

1. 在庫確認や代替品の確定など最終判断が必要な工程は御社側で実施いただく前提で、当社はご要望の一次受付と社内エスカレーションを担当します。返品に関する一次応対は公式の応対事例として示されており、交換の受付も同様の項目での聴取・連携が可能です。

よくあるご要望への対応例（一次案内の型）

・不良・破損／誤配送
症状・外装状態・写真有無・到着日を聴取し、至急フラグで通知。必要時は担当へ即時取次。

・サイズ・色違い等
ポリシーに沿い返送先／返送方法を案内。到着後の確認～交換可否の最終判断は社内で。

・配送状況問い合わせ同時発生
追跡番号の確認方法など定型Q&Aで一次案内し、判断が要る内容はエスカレーション。

時間外の取りこぼし対策

1. 営業時間外は「時間外アナウンス」で再開時間や連絡方法を自動案内、必要に応じて「時間外アナウンス＋留守機能」で伝言を受付。最長3分・最大300件・保存3か月の仕様で、翌営業日に確実に回収できます。

エビデンス＆品質

1. 通話録音に対応（保存3か月）。「言った／言わない」の齟齬防止、応対品質の振り返り、社内共有に有効です。

導入時に共有いただくとスムーズな項目

1. 返品／交換ポリシー（受付期限・未開封条件・不良時の送料負担・返金方法）
2. ヒアリング項目（注文番号・症状・写真有無・希望対応・連絡可能時間帯）
3. 在庫確認～交換可否の判断フローと至急基準（誤配送・破損＝至急）
4. 通知設計（Slack／Chatwork／LINE／メール、誰に優先通知するか）
5. 取次ルール（どの条件で“通話接続”するか）

できること／できないこと

〇できること
返品・交換連絡の一次受付／定型案内／必要情報の聴取／即時通知／至急の通話取次。

✕できないこと
返金・交換の最終可否判断、金額確定、在庫確保の確約は行いません（御社判断）。

Q. 注文のキャンセル依頼も対応可能ですか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスにはネットショップ向けの一次窓口メニューがあり、注文キャンセルのご連絡を御社名で丁寧に受付→社内へ即時共有します。

電話秘書はあらかじめ共有いただく運用ルール（キャンセル受付期限・発送前後の扱い・返金方法など）に沿ってご案内し、定型Q&A（スクリプト）や専用フォーム誘導も組み込めます。

公式のネットショップページでも「返品応対やお問い合わせの一次受付→メール/チャットでの即時報告」に対応している旨が明示されています。

基本フロー（キャンセル一次受付）

1. 御社名で一次受電
2. 注文番号／氏名・連絡先／商品・数量／決済方法／発送状況（発送前か後か）／理由をヒアリング
3. ルールに従い、発送前→キャンセル受付のご案内／発送後→返品・交換手順のご案内等を実施（※最終可否は御社判断）
4. 内容をメール or Slack／Chatwork／LINEへリアルタイム通知。至急案件はフラグ付け、必要時は通話接続（その場取次）も可能です。

“定型Q&A＋フォーム誘導”も設定可

よくあるご依頼はQ&A応対として登録でき、たとえば「キャンセルは専用WEBフォームから手続きをお願いします」といった文面誘導まで電話秘書が一貫対応できます（プラン内/オプションで設定）。

時間外の取りこぼし対策

営業時間外は時間外アナウンスで再開時刻や手続き方法を自動案内し、必要に応じて留守機能で伝言を受け付けます（例文多数・24時間365日運用）。返品・交換窓口への誘導例文も公式に掲載があります。

エビデンス管理（安心の可視化）

通話録音を標準提供。内容を24時間いつでも確認でき、「言った/言わない」の齟齬防止や応対品質の改善に役立ちます。

導入時に共有いただくとスムーズな項目

1. キャンセルポリシー（受付期限/送料負担/返金方法・時期/不可商品）
2. 発送前後の分岐（前＝即受付、後＝返品手順へ、など）
3. 通話接続の基準（高額注文・出荷当日・決済エラー等は即取次 など）
4. 通知設計（Slack/Chatwork/LINE/メール、誰に・どの順で通知するか）

これらを頂ければ、聴取票・案内トーク・通知テンプレ・至急フローまで“そのまま使える形”で整備して運用開始できます。

できること／できないこと

〇できること
キャンセル依頼の一次受付／定型案内（Q&A）／フォーム誘導／即時通知／必要時の通話取次。

✕できないこと
最終可否判断・返金可否の確定・在庫確保といった権限判断は行いません（御社方針に従いエスカレーション）。

まずは御社のキャンセル/返品ポリシーと通知・取次ルールをご共有ください。御社トーンに合わせた受付スクリプトに落とし込み、すぐに運用できます。

Q. サービスに関する一次問い合わせを代行してもらえますか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスは BtoB のIT・SaaS・コンサル等に向けて、代表番号に入る「初回のお問い合わせ」「資料請求」「サービス内容の確認」などを一次受付→要件整理→即時通知まで代行します。

プランでは定型シナリオ応対（Q&A対応／資料請求受付）が用意されており、問い合わせの“型”を決めておくことで均質な一次対応を実現できます。

できること（例）

1. サービス内容の基本案内／資料請求の受付（定型スクリプト化して一次完結）
2. デモ・打合せの一次予約や折返し段取りの設定（社内確認が必要な案件は即時エスカレーション）
3. 障害・不具合の一次窓口としての受付（緊急基準に合致するものはその場で担当へ取次）
4. よくある質問（Q&A応対）の即答運用

※Q&A応対は“最大5問・各100文字以内”の制約内で登録・運用します。

通知と見える化

受電内容は Slack／Chatwork／LINE にリアルタイム通知。外出中でも「誰から」「どの案件で」「折返し先はどこか」を即把握できます（上位プランに含む／オプション選択可）。

時間外の取りこぼし対策

営業時間外は時間外アナウンス（24時間365日）で再開時刻や連絡方法を自動案内。用途別の定型文／オリジナル文を用意でき、必要に応じて留守機能を併用して伝言を回収します（保存3か月）。

品質・エビデンス

通話録音に対応（保存最大3か月）。「言った／言わない」の齟齬防止や、社内共有・教育にも活用いただけます。※お客様⇔貴社担当者に直接お繋ぎした後の会話は録音対象外です。

導入時にご共有いただくとスムーズな項目

1. 一次案内の台本（サービス概要・強み・料金レンジ・対応エリア 等／長文は要約）
2. Q&Aリスト（最大5問・各100字までの即答テンプレ）
3. エスカレーション条件（例：障害・高額案件・決裁期限が近い案件は即取次）
4. 予約・折返しの運用（仮押さえ可否／担当別アサイン／優先チャネル）
5. 通知設計（Slack/Chatwork/LINE/メール、誰に優先通知するか）

できないこと（線引き）

個別見積の確約、技術的トラブルへの具体的解決、契約可否の最終判断は行いません。渋谷オフィスは一次受付・要件整理・即時連絡が役割で、判断が必要な内容は貴社へ迅速にエスカレーションします。

Q. 技術的な質問はどの範囲まで対応できますか？

A. 一次受付（ファーストライン）まで対応可能です。

渋谷オフィスでは、御社のマニュアルや想定問答（FAQ）に沿って「定型の技術質問」を電話秘書が案内し、マニュアル外・判断を伴う内容は安全側でエスカレーションします。

技術サポートやトラブルシューティングの最終判断・具体的解決は御社にお繋ぎ（通話接続）または担当宛の速報レポートでご対応いただく運用です。

一次で即答できる範囲（例）

1. 事前にご指定いただいた技術FAQ（対応OS/ブラウザ、APIの提供有無、導入前の要件、SLAの考え方など）の定型回答
2. 「資料請求」「技術相談の一次予約（デモ/打合せ枠）」「担当部署のご案内」などの案内系
3. 重大度の聞き取り（例：発生時刻・影響範囲・エラー表示の有無）→至急/通常のトリアージ → 担当へ取次 or 即時レポート

※定型FAQは1回答100文字以内×最大5問の「Q&A対応」機能に登録して、均質に一次完結できます（プランにより3～5項目、拡張はオプション）。

マニュアル外に出たら

電話秘書は確認・保留・担当依頼に切り替え、誤案内を避ける運用を徹底します。内容はメール／Slack／Chatwork／LINEへ定型フォーマットで即時共有します。

至急の技術案件はその場でお繋ぎ

事前に基準（例：全停止、課金影響、セキュリティ懸念 等）を決めておけば、通話接続サービスで“内線感覚”に担当エンジニアや当番者へその場で取次できます（不通時は伝言＋速報レポート）。

証跡・ナレッジの担保

通話録音（通常3か月保存）に対応。聞き違い・言った言わないの防止、事後の正確な引き継ぎに有効です。

時間外の問い合わせ

時間外アナウンスで再開時刻や緊急連絡の導線を24時間365日ご案内。必要に応じて留守機能を併用し、伝言を翌営業日に回収できます（例文テンプレ多数）。

導入時にご共有いただくと精度が上がります

1. 技術FAQ（最大5問×各100字）：対応環境、よくある事前質問、エスカレーション境界
2. トリアージ基準：至急/当日/通常の切り分け、通話接続の条件
3. 通知設計：Slack/Chatwork/LINE/メールの宛先と優先順位
4. 予約ルール：デモ/技術面談の仮押さえ可否、枠・担当の割付方針

Q. 投資家や取引先からの重要な電話も逃さず対応できますか？

A. はい、対応できます。

渋谷オフィスは、重要コールを確実に拾うための“至急トリアージ＋即時連絡＋その場取次（通話接続）”を標準運用で設計できます。

一次受付は電話秘書が御社名で受電し、あらかじめ共有いただく至急基準（例：投資家・主要取引先・意思決定期限が近い案件など）に合致した場合は、内線感覚で担当者へ即時接続。

不在時は速報レポートで可視化します。マニュアルに沿ったカスタム運用が可能です。

重要コールを逃さない 4つの仕組み

1. 即時チャット通知（外出先でも見える化）
　受電直後に Slack／Chatwork／LINE のいずれかへ、発信者・要件・折返し先・緊急度をリアルタイム送信。上位プランまたはオプションで利用でき、社内の初動を加速します。

2. 通話接続サービス（その場でお取り次ぎ）
　至急基準に該当すれば、電話秘書が御社の固定・携帯へ即時転送します（不通時は伝言＋速報）。大事な着信を“いま”担当者へ届けられます。

3. 通話録音で裏取り（最大3か月保存）
　全コールを録音し最大3か月保存。後から内容を正確に確認でき、「言った／言わない」を予防。録音の扱い方や保存期間も明示されています。

4. 時間外の受け皿（24時間アナウンス＋留守）
　営業時間外は時間外アナウンスを24時間365日流せ、留守機能を付けると伝言録音→担当者の携帯へ即連絡。録音は最長3分・保存3か月で確実に回収できます。

運用イメージ（おすすめフロー）

受電 → 至急/通常トリアージ → 至急 はその場で通話接続、通常 はチャット通知で即共有 → 不在・時間外はアナウンス＋留守で記録 → 録音と通知ログで翌営業日の初動を最短化。

設定しておくと強い“至急基準”の例

投資家・取引先・メディアの指名／契約・入金・出荷など期限が近い案件／障害・停止の報告 など（＝即時接続）。その他は通知のみで折返し、という線引きが可能です。

補足（番号・告知面）

必要に応じて東京03の専用番号を無料貸与し、対外窓口を一本化できます。休業や時短時はアナウンス文をカスタムして周知できます。

Q. 店舗への問い合わせを代行できますか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスでは、店舗・サロン・スクール等に寄せられる代表電話の一次受付／予約（体験・施術・レッスン）／各種案内を、御社名で丁寧に代行します。

受け付けた内容はメールや Slack／LINE／Chatwork に即時連絡できるため、現場が不在でも取りこぼしを防げます。

基本フロー（店舗向けの一例）

1. 御社名で一次受電
2. 用途に応じてお名前・連絡先・希望日時・人数・メニュー／コース名・店舗名（複数拠点の場合）などをヒアリング
3. メール／Slack／Chatwork／LINEへ即時通知（要件・緊急度・折返し先を明記）
4. 事前ルールに沿って仮押さえ／折返し／その場の取次（通話接続）を実施

予約受付は同社の「各種予約受付」機能として提供されています。

店舗運営に“効く”付帯機能

・時間外も安心
営業時間外は時間外アナウンスで休業・再開時刻を自動案内。留守機能を組み合わせれば伝言を預かり、最長3ヶ月保存で翌営業日に回収できます。東京03の専用番号の無料貸与にも対応。

・通話録音で裏取り
最大3ヶ月保存の録音を後から確認でき、「言った／言わない」や聞き違いを防止。教育・共有にも有効です。

・来店案内もお任せ
公式機能に「最寄駅から貴社まで道案内」があり、道順の定型案内を電話秘書が行えます。

・複数拠点でも1契約
社名と応対内容が同じなら“本社・支社など2ヶ所まで”1契約で応対。多店舗でも窓口を一本化できます。

・営業電話のフィルタ
営業電話はカウント除外の方針で、ほんとうに必要な電話に集中できます。

導入時に共有いただくとスムーズな項目

1. 予約ポリシー（当日枠・仮押さえ可否／変更・キャンセルの基準）
2. 定型Q&A（料金レンジ、支払い方法、アクセス・駐車場、所要時間、持ち物 等）
3. 取次ルール（“至急＝その場で通話接続”、通常＝即時通知 など）
4. 通知設計（Slack／LINE／Chatwork／メールの宛先・優先度）

できること／できないこと

〇できること
予約の一次受付・変更／キャンセル連絡の受付・定型Q&Aの即答・その場の取次・即時通知。

✕できないこと
料金の最終確定・在庫／空き枠の確約・個別条件の交渉などの“現場判断”は行いません（一次受付の範囲で聴取・連携します）。

Q. 予約受付を電話代行に任せることは可能ですか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスには、来電での予約ニーズに応える「各種予約受付」の仕組みが用意されています。

電話秘書が御社名で一次受電し、お名前・ご連絡先・希望日時（第2・第3希望）・人数・コース/メニュー名 などの必須項目を丁寧にヒアリング → メールやチャットで即時共有するフローが標準です。

業種別の運用例（美容室・エステ、整体院、不動産の内見など）も公式に掲載されています。

基本フロー（予約受付の一例）

1. 御社名で一次受電／予約種別を確認
2. 必須情報を聴取：お名前、連絡先、希望日時、人数、メニュー・コース名（店舗/サロン）、会場や教室名（スクール）など
3. 即時共有：内容をメールまたはSlack／Chatwork／LINEへリアルタイム通知（外出先でも即確認）
4. ルールに応じて仮押さえ・折返し・その場の取次（通話接続）を実施

必要情報の確認・記録のコツや定型トークは公式ブログにまとまっています。

取りこぼし”を防ぐ仕掛け

・チャット即時通知
Slack／Chatwork／LINEに対応。担当割り当てや優先度ルールと組み合わせ、初動を早められます（上位プラン/オプション）。

・通話接続（その場取次）
至急案件や高優先の予約は、内線感覚で担当へお取り次ぎできます。

・時間外の受け皿
営業時間外は時間外アナウンスを24時間365日流せます。必要に応じて**「時間外アナウンス＋留守機能」を加え、伝言を最長3分・最大300件・3か月保存**で確実に回収。例文テンプレも豊富です。

・通話録音
全コールを録音し最大3か月保存。言った/言わないの齟齬防止や、引き継ぎ・教育に有効です。

導入時に決めておくとスムーズな項目

・予約ポリシー
仮押さえ可否、当日枠の扱い、変更・キャンセルの基準

・ヒアリング項目
氏名／連絡先／希望日時（第二・第三希望）／人数／メニュー・担当者指名 等（ブログの定型チェックも活用）

・エスカレーション
通話接続の条件（高額・急ぎ・VIP など）、折返しSLA

・通知設計
メール or Slack/Chatwork/LINEの宛先と優先順位

できること／できないこと

〇できること
予約の一次受付・変更／キャンセル連絡の受付・定型Q&Aの即答・その場取次・即時通知。

✕できないこと
在庫/空き枠の最終確約、価格・条件の交渉、専門判断は行いません（一次受付として聴取・連携まで）。

Q. 繁忙期に電話対応を強化することはできますか？

A. はい、できます。

渋谷オフィスは、繁忙期の“受電増”をプラン×運用オプションで柔軟に吸収できます。

まず、月内の着信増は各プランに設定された「着信コール数」＋超過分の従量課金で対応可能（例：スターターは20件／月、超過は1件180円）。

必要に応じて、来月以降は上位プラン（着信枠が大きいプラン）をご検討ください

繁忙期に効く“強化メニュー”

・即時チャット通知（Slack／Chatwork／LINE）
　受電直後に要件・折返し先・緊急度をチャットへ自動共有。外出中でも誰が何を対応するかを即決でき、初動が速くなります。

・通話接続（その場取次）
　“至急”基準（例：重要顧客・投資家・当日締切など）に該当したら内線感覚で担当へ即時転送。不在時は従来どおり秘書が一次対応し内容を報告します。

・時間外アナウンス＋留守機能
　営業時間外は自動ガイダンスで案内し、必要なら伝言を録音（最長3分／最大300件／保存3か月）。翌営業日の回収漏れを防げます。文面サンプルやオリジナル録音にも対応。

・通話録音のフル活用
　録音は最大3か月保存。言った／言わないの防止、繁忙後の品質振り返り、教育にも役立ちます。外出先から24時間いつでも確認できます。

・営業電話のカウント除外
　営業電話で枠を消耗しない設計。繁忙期でも“要件のある電話”に枠を集中できます。

おすすめ運用フロー（繁忙期版）

1. 受電 → 至急/通常トリアージ → 至急は通話接続、通常はチャット通知で担当アサイン → 録音とチャットスレで進捗共有 → 時間外はアナウンス＋留守で受け皿確保。

プラン設計のヒント

1. “今月だけ急増”は超過課金で吸収、恒常的な増加は上位プランへ（例：プレステージは180件/月まで）。翌日導入の記載もあり、急な立ち上げに向きます。
2. 多店舗や複数拠点は、条件次第で1契約で2拠点まで受電でき、繁忙時の一本化に有効です。
3. 複数担当へ同報したい場合は同報メール／チャット連絡の“複数名”対応を活用。誰が拾うかを決める社内ルールも推奨です。