セキュリティ・信頼性

電話代行サービス渋谷オフィスの「セキュリティ・信頼性」について詳しくご紹介致します。

Q. 顧客の個人情報はどのように管理されていますか？

A. 渋谷オフィスでは、電話代行サービスを通じてお預かりするお客様や取引先の個人情報を厳重に管理しています。

公式サイトにも明示されている通り、同社は「プライバシーポリシー（個人情報保護方針）」を制定し、漏えい・改ざん・不正アクセスの防止を目的とした技術的・組織的な安全管理措置を実施しています。

安全管理への基本方針

・社内での取り扱いルールを明文化
顧客情報・応対記録・メール通知データなどの取り扱いについて、社内規定を設けており、アクセス権限の限定・管理者監督のもとで取り扱われています。

・第三者提供・目的外利用の禁止
渋谷オフィスが取得した個人情報は、委託契約上の業務（受電・通知・レポート提供など）に限って利用され、第三者に提供されることはありません。顧客の明示的な同意がない限り、目的外利用は行われません。

・アクセス制御とデータ保全
通信データや応対内容は、セキュリティの確保された環境下で管理され、社員・オペレーターへのアクセス制限が設けられています。また、通話録音データは通常3か月間の保管期間を過ぎると自動削除され、不要なデータを長期保存しない運用方針が徹底されています。

オペレーター教育と守秘義務

渋谷オフィスでは、全てのオペレーターに対して個人情報保護に関する研修と守秘義務契約の締結を義務づけています。

これにより、顧客や取引先の情報を扱う際も、応対内容・連絡先・案件情報が外部に漏れない体制を維持しています。

また、応対履歴・録音データへのアクセスは監督者権限に限定されており、トレーニングや品質改善の目的以外で参照されることはありません。

公式方針と公表内容

渋谷オフィスの公式サイト上では、プライバシーポリシーの中で以下の点を明確にしています。

1. 個人情報の取得・利用・提供の適正管理
2. 安全管理措置（漏えい・滅失・改ざん防止）
3. 社員・委託先への監督体制
4. 法令遵守および継続的な改善

これにより、お客様・取引先・通話先の全ての情報を厳格に取り扱う姿勢を対外的にも示しています。

Q. 情報漏洩のリスクはありませんか？

A. 渋谷オフィスでは、プライバシーポリシー（個人情報保護方針）に基づき、取得した個人情報を適切かつ慎重に管理することを明示しています。

運用面では、漏えい・改ざん・不正アクセスの防止を目的とした安全管理措置を講じ、目的外利用・不要な第三者提供を行わないという基本原則で運用されています。

加えて、通話内容は録音・保存（通常3か月）され、聞き違い・伝言漏れを防ぎ、報告精度の向上と事後の裏取りができる仕組みを用意。録音の再生は必要時に権限者のみが行う運用です。

渋谷オフィス側の主な対策

・方針と体制
公開された個人情報保護方針に沿って、取得・利用・保存・廃棄までのルールを整備
アクセス権限の限定（必要最小限・監督者管理）と目的外利用の禁止
通話録音の保存期間を区切り（通常3か月）、満了後は順次削除

・運用プロセスの標準化
トークガイド（応対マニュアル）で確認項目・NG/推奨ワード・分岐を明文化
即時レポート（メール／Slack／Chatwork／LINE）を定型フォーマットで送信し、誤解を減らす
至急判定→内線感覚の取次ぎ／伝言への切替基準を事前合意

・記録と検証性
全通話録音により、固有名詞・数字・ニュアンスを折返し前に再確認
重要案件には通知の件名や本文に［録音参照］のタグ付与（推奨運用）

・迷惑・不要情報の遮断
ブラックリスト（営業・迷惑・繰り返しの不審番号）運用でノイズを低減
不要なやり取りを減らし、重要情報の取り扱いに集中

これらは「人（体制）× ルール（標準化）× 記録（録音・通知）」で、日常的に起こり得るヒューマンエラーを減らす実務的な仕組みです。

それでもゼロにできない“現実的なリスク”と、その抑え方

情報漏えいリスクはゼロにはできません。だからこそ、御社側の設計も併せて行うと安全度が上がります。御社側での推奨設定（すぐできる実務対策）

1. “受け取らない情報”の線引き
電話で個人番号・クレカ番号・医療情報など機微情報は聞かない方針を明記
トークガイドに収集禁止項目を入れておく

2. 最小限の共有
通知先（To/CC）を最小化、部署別に宛先を振り分け
メール件名に【SAL／CS／至急】等の識別タグを入れ、誤転送を減らす

3. 録音の取り扱いルール
誰が、どの条件で再生できるか（例：CSリーダー／クレーム時のみ）を明文化
重要案件は通知に［録音参照］を付与 → 折返し前に必聴

4. 本人確認の徹底（なりすまし対策）
取引先や患者様・会員様の問い合わせは、認証キー／登録電話番号／顧客IDの提示を求める運用をガイドに

5. 時間外の扱いを限定
時間外は終業アナウンス＋留守録で一次確保し、機微な相談は翌営業の担当窓口へと案内

6. ブラックリストの共同運用
迷惑・詐称の疑いがある番号は即登録→報告し、次回以降の接触を遮断

7. PDCA（録音レビュー）
月次で数件サンプルを監査視聴 → ガイドの言い回し・順序・禁止項目を継続改善

Q. 秘密保持契約（NDA）は結べますか？

A. 渋谷オフィスの公式サイト上には、秘密保持契約（NDA）に関する個別の明記は確認できません。

ただし、渋谷オフィスのサービスは、企業や専門職（士業・不動産・IT・医療関係など）を中心に利用されており、**お客様から預かる情報を厳重に扱う体制と方針（プライバシーポリシー／守秘義務体制）**が整備されています。

このため、機密性の高い取引内容や社外秘情報を扱う企業様の場合は、事前にNDA（秘密保持契約）を個別締結することが可能かどうか、問い合わせ窓口を通じて相談されることをおすすめします。

NDA締結を検討すべきケースの一例

新製品・新サービスのリリース前の問い合わせ対応を任せたい場合 法律事務所・医療機関など、個人情報や機微情報を取り扱う業種 クライアントとの契約内容・金額など、社外秘の情報を電話上で扱う可能性がある場合 社内運用マニュアル・応対スクリプトなど、非公開文書を共有する必要がある場合 このようなケースでは、NDAを締結することで双方の責任範囲を明確にし、万が一の情報漏えいリスクをさらに低減できます。

実務的な進め方（相談の流れ）

1. 問い合わせフォームから相談
NDA締結を希望する旨を明記し、契約書の雛形（自社様式・相互検討どちらでも可）を提示。

2. 内容の確認と対応可否の回答
渋谷オフィス側で契約範囲・内容を確認し、担当者から対応方針を回答。

3. 書面または電子署名で締結
双方合意後に締結（原則PDFまたは紙面でのやりとり）。

4. 運用開始前にNDA発効
機密情報の共有前に締結が完了する形で、初回ヒアリングやマニュアル共有へ進みます。

Q. 電話応対の記録は保存されますか？

A. はい、保存されます。

渋谷オフィスでは、標準機能として「通話録音サービス」を提供しており、電話秘書と発信者の通話内容をまるごと録音・保存しています。

録音データは24時間いつでも・何回でも再生確認が可能で、聞き取り漏れや伝達ミスの防止、内容確認、クレーム対応など、実務上の検証や品質管理に役立てられます。

録音の目的とメリット

・聞き違い・伝言ミスの防止
数字・日付・社名・氏名などの聞き取りミスを後から確認できるため、報告精度の向上につながります。

・応対品質の改善・教育活用
録音を再生して応対の流れや言い回しをチェックし、トークガイドやマニュアルの改善に反映可能です。

・トラブル時の裏付け
クレーム・確認漏れなどの際、音声記録を根拠として正確な対応経過を把握できます。

録音データの扱い

・保存期間
原則として3か月間（90日）保管されます。保管期限を過ぎた録音は、プライバシー保護の観点から自動的に削除されます。

・アクセス権限
録音の再生や確認は権限を持つ管理者または担当者のみが行える仕組みです。不特定多数がアクセスできる状態ではなく、厳格な管理下で運用されています。

・再生方法
希望があれば、管理画面や専用リンクから24時間いつでも再生確認が可能です。特定の会話を抽出したい場合は、サポート経由でのデータ提供にも対応しています。

実務での活用例

1. 折り返し前に録音を聞き直して正確な内容を確認する。
2. 新任担当者の応対を管理者がモニタリングして教育目的に活用。
3. 重要な電話（契約・納期・金額など）の場合、録音ファイルを社内のCRMや顧客管理システムに添付。

Q. クレームやトラブルが発生した場合はどう対応されますか？

A. 渋谷オフィスでは、クレームやトラブルが発生した際にも迅速かつ客観的な初動対応が取れるよう、録音・通知・再発防止策の仕組みを整えています。

公式サイトでも示されている通り、クレーム前段階の「トラブル防止・早期発見」に重点を置いた運用方針が示されています。

録音の活用による事実確認

すべての通話は「通話録音サービス」によって自動的に録音・保存されます（通常3か月間保管）。これにより、万が一トラブルが発生した場合でも、

1. 実際の発言内容やニュアンスを音声データで客観的に確認
2. 双方の認識違いや誤伝達を再現して再評価
3. 必要に応じて関係者間で共有して検証

といった具体的な対応が可能になります。録音データの再生は、権限を持つ管理者のみが行える安全な運用です。

再発防止とナレッジ化

トラブル内容は録音・報告の両方で記録が残るため、

1. 応対フレーズの見直し
2. トークガイド（応対マニュアル）の修正
3. クレーム傾向の可視化

など、再発防止のPDCA（改善サイクル）が行いやすい仕組みになっています。

Q. 社内規定やコンプライアンスに沿った対応は可能ですか？

A. はい、可能です。

渋谷オフィスでは、利用企業ごとの社内規定・コンプライアンス要件に合わせた応対設計が可能です。

弊社では、「長期研修・品質管理・法令順守の徹底」を明示しており、守秘義務・言葉遣い・本人確認・禁止ワードの取扱いなどを応対マニュアル化することで、各社のルールに沿った運用を行うことができます。

コンプライアンス遵守を支える仕組み

1. 応対マニュアル（トークガイド）のカスタマイズ
・御社の社内規定（禁止事項・許容範囲・本人確認ルール・報告フォーマットなど）を反映した専用マニュアルを作成できます。
・例：「金額・契約内容に関する回答は禁止」「本人確認後のみ情報開示」など、具体的なルールを反映。
・作成支援用のトークガイドテンプレート（作り方ガイド）も公開されています。

2. スタッフ教育と研修
・渋谷オフィスの電話秘書は、入社時研修＋定期的なフォロー研修を受け、敬語・法令・機密保持・クレーム対応などの実務的なコンプライアンス教育を継続的に受講しています。
・業務マニュアルと録音サンプルをもとに、社外からの信頼を損なわない話し方と判断基準を共有しています。

3. 通話録音による監査・検証性
・全通話が自動録音され、3か月間保存されます。
・必要に応じて、管理者が再生し確認できる仕組みがあるため、運用ルールの遵守状況を監査・改善できます。
・「録音参照タグ」を付けてレポートに反映することで、法令遵守・顧客対応品質の可視化が可能です。

対応できる社内ルールの一例

・情報開示制限ルール
本人確認手順（名前／顧客番号／電話番号など）を設定し、該当者以外への情報提供をブロック。

・取次制限ルール
緊急連絡・営業連絡・社外秘案件など、条件別の取次・保留判断基準を明文化。

・通報・クレーム時の初動指針
特定ワード（「苦情」「事故」「契約解除」など）を検知した際の即時報告フローを設定。

・言葉遣い・表現規制
「お約束できません」「確認いたします」など、御社の企業文化やトーン＆マナーに合わせた表現統一。

・法的リスクの回避設計
金額・契約・医療・法律相談など、判断・助言にあたる発言を避けるトークルールを設定。

監査・改善サイクル（PDCA対応）

渋谷オフィスは、クライアントごとの応対を録音・報告の両面で残すため、「実際の応対」→「確認」→「修正」→「再運用」のサイクルを短期間で回すことが可能です。

これにより、企業ごとのコンプライアンス遵守率・応対精度を継続的に改善できます。

Q. 顧客情報を第三者に渡されることはありませんか？

A. いいえ、第三者に無断で提供されることはありません。

渋谷オフィスでは、公式に公開されているプライバシーポリシー（個人情報保護方針）に基づき、お客様の個人情報は「利用目的の範囲内でのみ適正に取り扱う」という原則のもとで管理されています。

渋谷オフィスは、目的外利用・不正アクセス・漏えい・改ざんなどの防止を目的とした安全管理体制を整備しており、個人情報の第三者提供については、法令または本人の明示的な同意がある場合を除き、一切行わない運用方針を明記しています。

■ 第三者提供に関する基本方針

1. 本人の同意なしに第三者へ提供しない
・顧客の個人情報を、利用目的以外で他者に提供することはありません。
・例外として、法令に基づく開示要請（警察・裁判所など）や、業務委託先への限定的な提供（システム運用・保守会社など）が発生する場合は、
・その範囲と責任分担を明確化したうえで、必要最小限に限定した安全管理措置を講じています。

2. 目的外利用の禁止
・電話応対や報告メール、通話録音などで取得した情報は、契約で定められた業務目的（例：受電、通知、報告）のみに使用されます。
・広告・販売促進・営業活動など、御社の許可なく情報を再利用することは一切ありません。

3. 安全管理体制の整備
・情報はアクセス制限のかかった安全な環境で保管され、社員・オペレーターのアクセス権限も厳格に制御されています。
・通話録音データは3か月間の保存期間を経過後、自動的に削除されます。

委託先に関して

必要に応じて、情報処理やサーバ管理を外部事業者に委託する場合もありますが、その際は必ず守秘義務契約（NDA）または個人情報取扱契約書を締結し、委託先においても同等レベルの安全管理が行われているかを確認したうえで運用されています。

ご希望に応じた追加措置

顧客の業種や取扱データの性質（例：医療・法務・教育など）によっては、契約時に以下のような個別対応も相談可能です。

1. 秘密保持契約（NDA）の締結
2. 特定情報（個人番号・顧客ID・機微情報など）の収集禁止設定
3. 録音再生・通知アクセスの権限制御（特定担当者のみ）
4. データ削除サイクルの短縮・定期報告

Q. セキュリティ研修を受けたスタッフが対応していますか？

A. はい、セキュリティ研修を受けたスタッフが対応しています。

渋谷オフィスでは、電話代行業務を担うスタッフ（電話秘書）に対し、定期的なセキュリティ研修と品質管理研修を行っています。

弊社の公式コラムや運営方針にも、「長期的な教育・訓練を前提とした人材育成」と「厳格なガイドラインの整備」が明記されており、個人情報を扱う事業としての責任を強く意識した体制が取られています。

セキュリティ教育・品質管理の特徴

1. 長期研修と継続教育制度
・渋谷オフィスでは、新任スタッフが業務に入る前に、受電実務・守秘義務・個人情報保護・クレーム対応・通話品質などに関する初期研修（長期研修）を受講します。
・その後も、業務の正確性・言葉遣い・対応速度・情報管理の理解度を確認するための定期フィードバック研修が行われています。
→ これにより、「マニュアル通りの受電」ではなく、リスクを意識した柔軟で安全な対応が可能となっています。

2. セキュリティ・コンプライアンスガイドラインの整備
・全スタッフに対し、個人情報保護法、マイナンバー法、電子情報管理に関する基本知識を義務教育として周知。
・加えて、応対時に知り得た情報を外部に漏らさないための守秘義務契約（社内NDA）を締結し、
「話してはいけない内容」「転送・共有してはいけない情報」の線引きを明確にしたガイドラインを遵守しています。

3. 録音データとレポートの安全管理
・通話録音・応対レポート・メール／チャット通知データは、アクセス制御された安全なシステム環境で管理され、権限を持つ管理者のみが参照できる仕組みになっています。
→ 通話内容は通常3か月間保管後に自動削除されるため、長期保存による情報リスクも抑えられています。

4. 定期的な内部監査・応対品質チェック
・渋谷オフィスでは、月次で通話サンプルを抜き取り、個人情報の取扱い・応対表現・報告精度の監査を実施。
・不備や改善点が見つかった場合は、フィードバック→再教育→再評価というサイクルで品質を高めています。

教育・管理体制の意義

渋谷オフィスの研修・ガイドライン制度は、単なる“マナー研修”ではなく、「情報を預かる責任を自覚するための教育設計」に重点を置いています。

スタッフ全員が「安全・正確・丁寧」を三本柱に行動し、お客様の信頼を損なわない応対品質とセキュリティ意識を両立しています。

Q. 録音サービスは提供されていますか？

はい、提供しています。渋谷オフィスでは、標準機能として「通話録音サービス」を導入しており、電話秘書と発信者との会話内容をすべて録音・保存できます。

録音データは、24時間いつでも・何回でも再生可能で、日々の電話応対を「正確・安心・再確認できる」体制にしています。

録音サービスの主な特徴

1. 全通話の自動録音
・すべての受電内容が自動で録音され、聞き取り漏れ・報告ミス・誤伝達の防止に役立ちます。
・忙しい時の「折り返し内容の確認」や「お客様の要望ニュアンスの再チェック」にも活用できます。

2. 再生・確認がいつでも可能
・録音データは、24時間いつでも何度でも再生できます。
・必要な通話をすぐに確認できるため、クレーム対応や重要取引の裏付けにも有効です。

3. 保存期間と管理体制
・録音データは原則3か月間保存され、その後は自動削除されます。
・アクセスは権限を持つ管理者のみに限定されており、個人情報保護とセキュリティ対策が徹底されています。

4. 応対品質の向上・CS強化に活用
・録音内容をもとに、応対フレーズ・話し方・トーン・報告精度の改善に活かせます。
・社内の顧客対応マニュアルや教育にも活用でき、営業・カスタマーサポート体制の強化につながります。

活用シーンの例

1. 「伝言の細部が気になる」→ 録音を再生して正確に確認
2. 「クレーム対応の事実関係を確認したい」→ 音声で検証
3. 「新任担当者の応対を指導したい」→ 録音サンプルを教育用に活用

Q. 個人情報保護法に準拠した運用をしていますか？

A. はい、準拠しています。

渋谷オフィスでは、公式に「個人情報保護方針（プライバシーポリシー）」を公開しており、日本の個人情報保護法（令和5年改正法を含む）の趣旨に沿った形で、お客様・取引先・通話相手などから取得するすべての個人情報を適正かつ安全に取り扱う体制を整備しています。

基本方針と法令遵守

・法令の遵守
渋谷オフィスは、個人情報保護法および関連するガイドライン・行政指針を遵守し、個人情報を「取得・利用・保管・提供・廃棄」の各段階で適切に管理する旨を明記しています。

・利用目的の特定
取得した情報は、契約上の業務遂行（例：電話受付・報告・取次ぎ）などの明示された目的の範囲内で利用し、目的外利用や本人の同意のない第三者提供は一切行わない運用を徹底しています。

安全管理措置

・技術的対策
通話録音・報告データ・通知メールなどはアクセス制御された安全な環境で管理され、不正アクセス・情報漏えい・改ざんの防止策が講じられています。録音データは原則3か月間保管後に自動削除される運用となっており、不要な長期保存を避けています。

・組織的対策
社員および電話秘書スタッフに対し、個人情報保護・コンプライアンス教育を定期的に実施し、取扱いルールや禁止事項を明文化した社内ガイドラインを運用しています。さらに、守秘義務契約（社内NDA）を全スタッフと締結し、外部への情報流出を防止しています。

委託先および第三者提供の制限

業務委託先に個人情報を提供する場合は、契約書により安全管理義務を明確化したうえで、同等レベルのセキュリティ体制を有する事業者のみを選定しています。

法令に基づく場合を除き、お客様の同意なく第三者に情報を提供することはありません。

継続的改善と透明性

渋谷オフィスは、法改正や社会的要請の変化に応じて、プライバシーポリシーや社内ルールを定期的に見直し・更新しています。

これにより、常に最新の個人情報保護基準に則った運用を維持しています。

Q. 金融・法律関係の企業でも安心して利用できますか？

A. はい、安心してご利用いただけます。

渋谷オフィスでは、法律事務所・税理士事務所・保険代理店・金融関連企業など、高い機密性を求める専門業種向けの電話代行実績がございます。

そのため、弁護士や会計士、金融アドバイザーなど、法令順守と守秘義務が求められる業種でも安心して導入できる運用体制が整っています。

高度なセキュリティ体制とプライバシー保護

1. 個人情報保護法および関係法令に準拠した運用を徹底。
2. 通話録音・通知・報告データはアクセス制御された安全な環境で管理され、第三者提供や目的外利用は行われません。
3. 録音データは3か月間保管後、自動削除されるなど、情報ライフサイクルの安全管理が明確に設計されています。
4. 守秘義務契約（NDA）の締結も個別相談で対応可能であり、法律顧問や顧客データを扱う際もリスクを最小化できます。

法律・金融分野における導入事例の特徴

・法律事務所／弁護士法人向け運用
来電時の「相談希望・顧問先・新規案件・取材依頼」などの区分ヒアリングに対応。
相談内容や事件番号などの機微情報は聴取せず、一次受付に留めるトークガイドを設定可能。
録音と即時メール通知により、証跡と初動対応の両立が可能。

・税理士・会計事務所・金融機関向け運用
案件番号・顧客コードなど、本人確認情報を前提に応対。
金額や取引内容に関する回答は禁止し、折返し連絡体制を明確化。
至急連絡・通常連絡・報告レベルをあらかじめ定義することで、緊急度に応じた適正対応を実現。

コンプライアンス・教育体制

1. すべてのスタッフが個人情報保護・守秘義務・法令遵守に関する研修を定期的に受講。
2. 応対マニュアルには、禁止事項（例：助言・判断・契約言及）を明記し、法令に抵触するリスクを排除しています。
3. 通話録音＋品質チェック＋フィードバックによるPDCAで、法律・金融分野特有の慎重な言葉遣いや確認手順も継続的に改善されています。

Q. 誤った伝言があった場合の保証はありますか？

A. 原則として明示的な「金銭的保証制度」は設けられていません。

ただし、渋谷オフィスでは全通話を「通話録音サービス」で保存しており、万が一伝言内容や報告に誤りがあった場合でも、録音データをもとに事実確認・訂正が可能です。

渋谷オフィスでは、再通知や運用見直しなどの実務対応によって誤伝達のリスクを最小化できる体制を整えています。

録音エビデンスによる確認プロセス

1. 全通話自動録音（3か月保存）
すべての電話応対は自動で録音されるため、誤伝達・聞き違いが発生した場合でも、実際の音声で内容を再確認できます。

2. 管理者による再生・検証
通話録音の再生は権限を持つ管理者のみが行える安全設計になっており、当該通話を正確に復元・検証できます。

3. 再通知・修正報告
事実確認後は、必要に応じて修正版レポートの再送や該当応対のマニュアル修正を行い、同様のミスを防止する仕組みを持っています。

契約時に確認・相談しておくと安心なポイント

誤伝言に関する補償や再通知の条件は、契約内容・運用設計によって変わるため、初回契約時に以下の点を確認・取り決めしておくのが理想的です。

Q. 緊急時にすぐ連絡を受けられる仕組みはありますか？

A. はい、緊急連絡を即時に受け取れる仕組みが整っています。

渋谷オフィスでは、標準の電話応対に加えて、Slack／LINE／Chatwork などのチャット通知サービスや、携帯連絡（通話接続サービス）を活用することで、「至急案件」をリアルタイムで担当者へ伝達するフローを構築できます。

さらに、営業時間外でも時間外アナウンス＋留守録機能により、翌営業日までの伝言を確実に受け取ることが可能です。

緊急連絡の基本仕組み

・至急判定 → 即時通知
電話秘書が通話内容を確認し、緊急性が高い場合には「至急タグ」を付与して、Slack／Chatwork／LINE／メールなど、指定のチャネルへ即時通知を送信します。

・携帯・拠点への通話接続（内線感覚の取次ぎ）
ご希望に応じて、電話秘書が御社担当者の携帯や拠点番号にその場で通話を橋渡しできます。まるで社内の内線のように「〇〇様宛にお電話です」と接続されるため、現場対応や営業担当の外出中でもリアルタイム対応が可能です。

・時間外対応（終業後・休日）
営業時間外（例：平日18時以降、土日祝など）の着信についても、「時間外アナウンス」＋「留守録機能」を組み合わせることで、顧客の伝言や緊急連絡を自動的に記録・翌営業日に引き継ぐ運用が可能です。

- 時間外アナウンス
「ただいまの時間は営業時間外です。ご用件をお伺いします。」など、あらかじめ設定した定型またはオリジナルメッセージを再生。

- 留守録機能
顧客のメッセージを録音・保存し、翌営業日にスタッフが内容を確認。必要に応じて、即時の折り返しや担当者への転送通知を行います。

活用のポイント

1. 「至急連絡タグ」や「優先ルール」を設定しておくと、営業電話・一般問い合わせと区別して即時対応が可能。
2. チャット通知の同報設定を活用すれば、チーム全体に一斉共有→最も早く確認した担当が即応する体制を構築できます。
3. 録音の確認機能により、折り返し時の伝言ミスを防止。

Q. 365日体制でサポートされていますか？

A. 渋谷オフィスの電話代行サービスは、平日9:00〜18:00までの対応となっております。

そのため、有人応対は平日9:00〜18:00までの対応となっています。しかし、自動音声（時間外アナウンス）対応を利用することで、営業時間後、土日、祝日、24時間365日体制で着信を受け止める設計が可能です。

有人対応と自動対応の仕組み

・有人応対（平日 9:00〜18:00）
標準プランでは、平日営業時間帯にスタッフが直接応対します。応対品質を保つため、熟練スタッフが「会社名での応対 → 要件聴取 → 通知」という導線で運用。

・時間外アナウンス（24時間365日）
営業時間外・休日にかかってきた電話は、あらかじめ設定された終業案内メッセージ（自動音声）が再生され、留守録機能を併用することで、お客様の伝言を翌営業日に引き継ぐことができます。

導入企業の運用例

・通常企業（平日営業）
平日昼間は有人応対、夜間・休日は時間外アナウンス＋録音で翌日フォロー。

・医療・法律・緊急対応業種
至急連絡や緊急案件が想定される場合、チャット通知（Slack／Chatwork）＋携帯取次サービスを組み合わせて、「重要連絡は即時転送」「通常問い合わせは録音で翌日対応」といった柔軟な運用を実現。

Q. バックアップ体制や二重チェックはありますか？

A. はい、渋谷オフィスでは実務上の二重チェック体制が構築されています。

通話録音の常時保存と、複数経路での通知（メール・チャット）の組み合わせによって、「記録のバックアップ＋確認ルートの二重化」が実現されています。

これにより、報告ミスや伝達漏れといった人的リスクを最小限に抑えられる仕組みになっています。

通話録音によるバックアップ

1. すべての受電内容は自動で録音・保存（通常3か月間）されます。
2. 録音データは権限を持つ管理者のみが再生可能で、報告内容の正確性を後から検証できます。
3. クレーム・確認・聞き間違いの発生時には、実際の音声を基に再確認・修正報告が行えます。
4. 録音データは報告の品質監査にも活用され、運用改善や教育面でのPDCAにも反映されます。

多経路通知による二重チェック

渋谷オフィスでは、「リアルタイム通知」＋「記録ログ」の両軸で報告の信頼性を担保しています。

・メール通知
各受電内容（会社名・要件・折返し先など）を即時送信。同報先設定で複数担当者に同時共有。

・チャット通知（Slack / Chatwork / LINE）
即時連絡・リアルタイムでの確認・対応が可能。チーム内で確認・既読履歴が残る。

・録音データの確認
必要に応じて通話内容の音声を再生、報告内容と実音声を照合し是正。

このように、1件の受電に対して複数経路で情報が残る構成になっており、通信障害や人的ミスがあっても、どちらかの経路で情報を補完できるバックアップ体制です。

実務上のメリット

1. 伝言ミスや聞き間違いの防止
2. 緊急案件の取りこぼし防止（複数経路での即時通知）
3. 録音に基づく再報告・訂正が可能
4. 社内監査・CS改善・教育への活用