渋谷オフィスの電話代行サービスは、プランとオプションを組合せて利用頂くことで更に便利に使用することができます。こちらのページでは、人気プランとオプションの組合せを事例をまじえてご紹介致します。

コロナの影響で在宅勤務、テレワークとなったAさんの事例

弊社は社員数人のメイカーです。コロナの影響で社員全員が在宅勤務となりました。そこで、これまでオフィスで受けていた電話応対を取り止め、在宅勤務でも会社が回るように電話代行サービスの利用を開始しました。

Aさんの会社は、平均して毎月100件前後の着信コール数があり、社内ではチャットツールを通じてコミュニケーションを取っています。今回在宅勤務となったことで、これまで事務スタッフが電話を受けて担当スタッフに取次ぎしていた応対内容を、チャットツールで通知してもらい、社員全員が「どんなお問合せがあったのか？どんな内容なのか？」を把握できるようにしました。

更に会社のワークスペースに「電話ログ」というチャンネルを作成し、会社の電話ログとしても機能するようにしました。

メイカーAさんの要望

• ・在宅勤務でも会社がスムーズに回るような環境の構築
• ・月100件くらいのコール数に対応
• ・チャットツールで応対内容を管理 → 電話ログ
• ・応対内容を社内で共有できるようにする

プランとオプションの組合せ

• 「スタンダードプラン」 + 「チャットツール連絡サービス」の組合せ

・スタンダードプラン (月額 9,000円)
・チャットツール連絡サービス (月額 1,000円)
合計 = 10,000円 (+tax)

サービスを利用した感想

在宅勤務でも業務が普段のようにスムーズに回せるようにすることが急務でした。社員の安全安心を第一に考え、在宅勤務にシフトしてから、誰が顧客応対を行うか？など、実際に電話代行サービスを使いながら社内でルールの取り決めを行いました。

最初は上手くいかず、ZOOM などで社内会議を開き意見を交換しながら、現在では電話秘書から送られてきた応対内容のメッセージが届いたら、手の空いているスタッフが自発的に顧客応対を行うなど連携が取れています。

弊社では、コロナ禍を想定して在宅勤務でも立ち止まらずに機能する会社環境の構築について早い段階から話し合いを進めてきました。社内での共通認識は、こういった時代でも生き残る会社はその時々の状況に合わせて変化できる会社ではないだろうか？ということでした。

今回在宅勤務でも会社がこれまで通りの仕事をこなし、(特に Slack 上で社内のコミュニケーションがオフィスにいるように取れているのは大きいと思います。) 機能できていることは社員のモチベーションにも繋がっており大きな収穫でした。

電話秘書のコメント

コロナ禍でテレワークに切り替わったことで、2020年は電話代行サービスの需要が大きく増えました。そのなかでも一つのトレンドとして、中小企業の間でも Slack などチャットツールの利用を開始し、社内コミュニケーションをチャットに移行したという事例が多くありました。

中小企業の場合、社員数なども限られていますので会社専用のワークスペースを一つ立ち上げ、チームやジャンル分けはチャネルで分けることができます。

渋谷オフィスの「チャットツール連絡サービス」は、このワークスペースにダイレクトメッセージ (DM) で応対内容をお知らせ致します。それを共有することで会社の電話ログとしても利用することができます。

例えば、ワークスペース内に「電話ログ」という共有チャンネルを用意し、渋谷オフィスから応対内容のダイレクトメッセージが届く度に「電話ログ」に共有することで、時系列に会社にかかってきた電話内容をログにして残しておくことが可能です。

個人事業主様など、1名、数人でチャットツールを利用しており、自分が把握しておけば良いという場合、ダイレクトメッセージが届くと Slackbot で表示されますので、そのまま Slackbot で管理しても良いと思います。