フィットネスクラブのオーナーIさんは、スタッフ数名の会員に寄り添ったフィットネスクラブを運営しています。
スタッフの負担となっていた、電話での会員受付をアウトソーシングしたいと電話代行の利用を検討してます。
Iさんは、地域密着型のフィットネスクラブを経営しているオーナーで、数名のスタッフとともに日々運営に取り組んでいます。
会員一人ひとりに丁寧に寄り添い、きめ細やかなサービスを提供する姿勢が高く評価され、クラブの会員数も年々順調に増加しています。
その一方で、日々の電話対応に多くの時間と労力が割かれてしまい、来館された会員の対応が遅れるといった課題にも直面していました。
特にスタッフの人数が限られている中では、業務の合間に電話対応をこなすことが負担となり、サービス品質の維持に影響を及ぼすことを懸念していたのです。
Iさんが経営するフィットネスクラブでは、スタッフの人数が限られているため、電話応対が続くと現場での会員対応に支障が出てしまうという課題を抱えていました。
特に、新規入会希望者からの問い合わせや、既存の会員からの予約・キャンセル連絡などが立て続けに入ると、どうしても電話応対に多くの時間が取られてしまいます。
その結果、フロントでお待ちいただいている会員様への対応が遅れ、サービスの質が下がってしまう場面も見受けられました。
中でも、新規会員からの入会申込みの電話対応は、案内すべき内容が多く、どうしても時間がかかってしまうため、スタッフにとっては大きな負担となっていました。
クラブの成長とともに問い合わせが増えること自体は喜ばしいことですが、同時に現場の対応力が追いつかず、このままではせっかくの成長機会を逃しかねないという危機感もありました。
こうした背景から、Iさんはスタッフの業務負担を軽減し、より良いサービスを安定して提供するための手段として、電話代行サービスの導入を決断されました。
フィットネスクラブを運営するオーナーのIさんは、業務の効率化とサービス品質の向上を目指して、電話代行サービスの導入を決意されました。
電話での問い合わせや予約受付業務をアウトソーシングすることで、限られたスタッフが本来の業務である会員様へのサポートや指導に集中できる環境を整え、クラブ全体のさらなる成長につなげたいと考えています。
Iさんが電話代行を活用して解決したいと考えている課題は、主に以下の2点です。
日々の電話対応が積み重なることで、トレーニングのサポートやフロントでの応対がおろそかになってしまうことを避けたいと考えています。電話代行によって、その負担を大幅に軽減したいという狙いがあります。
これにより、忙しい時間帯でも対応の質を落とすことなく、業務の平準化が図れます。特に入会に関する案内は説明事項が多く、対応に時間がかかるため、外部の電話秘書に任せることで全体の業務効率が向上すると考えています。
このように、電話代行サービスの導入は、Iさんにとって単なる負担軽減にとどまらず、サービス品質を高め、会員満足度を維持・向上させるための重要な経営判断でもあります。
フィットネスクラブのオーナーIさんは、今回電話代行を利用する目的として電話での「会員予約の受付」に対応させたいと思っています。コール数は月に大体100件ぐらいだと思います。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。電話での各種予約受付が可能なプランが「プレステージプラン」となりますので、I様の場合ですとプレステージプランをお選び頂くことになります。
プレステージプランの1ヶ月に対応可能なコール数は160件となりますので、ちょっと多いかもしれませんが電話代行を利用頂く目的が会員予約の受付とのことですので、こちらのプランをご紹介させて頂きます。
Iさんのフィットネスクラブでは、スタッフ間の連絡ツールとしてチャットなどご利用されていますでしょうか？もし Slack、LINE、Chatwork をお使いの場合は、応対内容をチャットで通知することが可能です。
電話代行サービスを導入してからというもの、スタッフは日々の電話応対から解放され、会員様への指導や顧客情報の管理といった本来の業務に、より集中できるようになりました。現場では、以前よりもスムーズに対応が行えるようになり、クラブ全体の雰囲気にも余裕が生まれています。
また、電話での新規会員申込みも代行スタッフに丁寧に対応してもらえるため、入会希望者への対応が円滑に進み、結果として新規会員の獲得も順調に伸びています。これまでは、忙しい時間帯に電話が重なると既存の会員様への対応が遅れてしまう場面もありましたが、そうした心配がなくなったことで、サービスの質も安定してきたと実感しています。
電話代行の導入は、スタッフの働き方に良い変化をもたらしただけでなく、フィットネスクラブとしての運営効率とサービスの両面にプラスの影響を与えてくれました。今後も、この体制を活かしながら、会員の皆様により一層満足していただけるクラブづくりに努めていきたいと考えています。
