会社員のFさんは、中規模会社のマネージャーとして社内が働きやすい環境になるように努めています。
ある時、電話応対の8割が営業電話であることに気付き、社員の士気も下がり気味で、このままではいかん！と電話代行の利用を開始しました。
会社員のFさんは、中規模の会社で運営マネージャーとして働いています。社員は16名ほどで、それぞれが専門的な業務に専念するため、日々の運営やコミュニケーションの円滑化に向けての様々な課題に取り組んでいます。
今回、余りにも多過ぎる営業電話を見兼ねて電話代行を導入することに決めました。
Fさんがマネージャーを務める会社では、かかってくる電話の8割が営業電話という状況に陥っており、この不毛な電話応対をするために社員の時間が取られてしまい、社員の仕事に対する意欲も削がれていました。
営業電話は、社員が本来の業務に集中することを妨げ、ストレスの原因となっていました。また、電話応対する社員によっては、電話の取り次ぎにも時間がかかり、業務効率が低下していることが観察されました。
これらの課題を解決するためにも、マネージャーとしてFさんは解決策として電話代行サービスの利用を決めました。
電話代行を導入するにあたり、Fさんは次のような課題を解決したいと考えています。
Fさんが電話代行を導入して解決したい問題は、業務の弊害となってしまっている営業電話から解放されたいという強い思いがあります。営業電話のせいで会社の全体的な士気が下がってしまっていることをとにかく改善したいと考えています。
営業電話、電話応対から解放されることで、社員が本来の業務に集中し、業務の改善効率化を向上させたいと考えている。
電話代行を導入するにあたり、Fさんは次のような課題を解決したいと考えています。
Fさんの会社では、電話代行サービスを導入するにあたり、営業電話の対応と取り次ぎ業務の効率化を重視しました。また、社員が専門的な業務に集中できるように、電話対応から解放されることも重要な要素でした。
そこで、コール数と考慮し、更に似たようなお問合せに電話秘書が回答してくれる「Ｑ＆Ａ対応」、「チャット通知」に対応した「ビジネスプラン」を選ぶことにしました。とにかく電話の一次応対を電話代行会社さんにお願いすることで、これまで社員が電話応対に取られていた時間や苦労、精神的なストレスを完全に取り除くことを最優先にしました。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。マネージャーF様のように、電話代行を利用する目的が明確に決まっています場合、電話代行会社 (電話秘書) としては、その目的を実現できるように精一杯サポートさせて頂きます。
「Ｑ＆Ａ対応」についてですが、電話秘書が回答できるのは5門まで、回答は100文字以内という制限がございますが、上手く利用することで、顧客フォローの数も減らせると思いますので、お客様やクライアント様から良くある質問を吟味して頂き、それに合わせて質問と回答例のマニュアルを用意頂くことで、電話秘書が良くある質問に応えることが可能になります。
是非、上手く活用頂ければと思います。「チャット通知」に関しましては、Slack、LINE、Chatwork に対応しております。こちらも上手く社内で利用することで、顧客管理を効率化できるはずです。
今回は、F様の選ばれたプラン、機能ともに目的に合致しておりますので、よろしくお願い致します。
今回、電話代行サービスを利用したことで、Fさんがマネージャーを務める会社は、大幅に業務を効率化することに成功しました。特に社員が営業電話に出なくてよくなったことで、社員が黙々と仕事に取り組める環境を手に入れることができました。
また「Ｑ＆Ａ対応」を利用することで、よくある質問は電話秘書さんに応対してもらい、それ以外の細かいお問合せは「チャット通知」で報告してもらい、社員で電話内容を共有できるようにしました。
それにより、顧客応対を社員でフォローし合えるようになったことで顧客管理が以前よりもスムーズにいくようになりました。
