中規模企業でマネージャーを務める会社員の方は、社内が働きやすい環境になるよう日々工夫を重ねていました。そんな中、社内にかかってくる電話の約8割が営業電話であることに気づき、対応に追われることで社員の士気が下がり始めていることを懸念しました。このままではいけないと判断し、業務に集中できる環境を整えるために、電話代行サービスの利用を開始しました。
中規模の会社で運営マネージャーとして働いています。
社員は約16名おり、それぞれが専門性の高い業務に専念できるよう、日々の運営や社内コミュニケーションを円滑にするための課題解決に取り組んでいます。
そのような中で、あまりにも営業電話が多く、業務の妨げになっている状況を見過ごせなくなり、電話代行サービスの導入を決めました。
マネージャーを務める会社では、かかってくる電話の約8割が営業電話という状況が続いていました。
その結果、実りのない電話対応に社員の時間が取られ、本来の業務に集中できず、仕事への意欲も徐々に低下していました。
営業電話は業務の妨げになるだけでなく、社員にとって大きなストレスの要因でもありました。
さらに、対応する社員によっては、電話の取次ぎに時間がかかり、全体の業務効率が下がっていることも課題として見えてきました。
こうした状況を改善し、社員が本来の業務に集中できる環境を整えるため、電話代行サービスの導入を決断しました。
電話代行サービスの導入にあたり、次のような課題を解決したいと考えています。
最大の目的は、業務の妨げとなっている営業電話から社員を解放することです。営業電話への対応が増えるにつれ、社員の集中力が削がれ、会社全体の士気にも影響が出ている状況を、何としても改善したいと考えています。
現在、抱えている主な課題は以下の通りです。
営業電話や不要な電話応対から解放されることで、社員が本来の業務に集中できる環境を整え、業務の質と効率の向上につなげたいと考えています。
電話代行サービスの導入にあたり、次のような課題を解決したいと考えました。
特に重視したのは、営業電話への対応負担の軽減と電話の取り次ぎ業務の効率化です。
営業電話や不要な問い合わせへの対応に社員の時間が取られてしまい、本来注力すべき専門的な業務に集中できていない状況を改善したいと考えました。
そこで、想定されるコール数を踏まえたうえで、よくある問い合わせには電話秘書が直接対応でき、社内共有もスムーズに行える機能を備えた「プレミアプラン」を選定しました。
電話の一次対応を電話代行会社に任せることで、これまで社員が電話応対に費やしていた時間や手間、さらには精神的なストレスを根本から解消することを最優先としています。
今回、特に活用したいと考えているポイントは以下の通りです。
電話代行サービスを導入することで、社員が本来の業務に集中できる環境を整え、業務効率と職場全体の生産性向上につなげたいと考えています。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。マネージャー様のように、電話代行を導入する理由が明確に決まっています場合、電話代行会社 (電話秘書) としては、その目的を実現できるように精一杯サポートさせて頂きます。
「Ｑ＆Ａ対応」についてですが、電話秘書が回答できるのは5門まで、回答は100文字以内という制限がございますが、上手く利用することで、顧客フォローの数も減らせると思いますので、お客様やクライアント様から良くある質問を吟味して頂き、それに合わせて質問と回答例のマニュアルを用意頂くことで、電話秘書が良くある質問に応えることが可能になります。
是非、上手く活用頂ければと思います。「チャット通知」に関しましては、Slack、LINE、Chatwork に対応しております。こちらも上手く社内で利用することで、顧客管理を効率化できるはずです。
ご選択頂きました「プレミアプラン」で、機能ともに合致しておりますので、よろしくお願い致します。
今回、電話代行サービスを導入したことで、業務を大幅に効率化することができました。
特に、社員が営業電話に対応する必要がなくなったことで、各自が集中して黙々と本来の業務に取り組める環境を整えることができたと感じています。
また、「Q＆A対応」を活用することで、よくある質問については電話秘書に対応してもらい、それ以外の個別性の高い問い合わせについては「チャット通知」で報告してもらう運用に切り替えました。
これにより、社員間で電話内容を共有しやすくなりました。
その結果、顧客対応をチーム全体でフォローできる体制が整い、顧客管理も以前よりスムーズに行えるようになりました。
