電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスの提供するプロフェッショナルな専門的な視点から、電話代行サービスや電話代行会社を選ぶ際に必ず確認しておくべきポイントを、分かりやすくご紹介します。

電話の取次ぎがあるか確認しよう

電話代行サービスを選ぶ際に、まず真っ先に確認すべきなのが 「その場で担当者に取次いでくれるかどうか」 という点です。

一見するとシンプルな機能のように思えますが、実はビジネスの機会損失を防ぐうえで非常に重要な要素です。

取次ぎ機能がないサービスでは、緊急性の高い案件や取引先からの重大な連絡であっても、ただ “メモを残すだけ” の受け答えで終わってしまいがちです。

例えば、至急の見積依頼、急ぎの工程変更、クレーム・トラブル対応など、即時の判断や対応が求められる場面は、中小企業・個人事業主ほど日常的に起こり得ます。

しかし、メモの伝達が遅れたり、自分で折り返すまで時間が空いてしまうと、「もう他社に頼みました」、「折り返しが遅かったので別の業者に相談しました」といった結果につながり、数万円〜数十万円規模の機会を逃してしまうこともあります。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、こうした「本来つながっていれば逃さずに済んだ電話」を減らすために、オペレーターが必要に応じて即時に担当者へ連絡・取次ぎできる体制を整えています。

全オペレーターが自社雇用で長期間の研修を受けており、単なる受付ではなく、「御社の外部秘書として最適な判断をしながら応対する」という品質基準を徹底しているため、相手の状況や緊急度を丁寧に見極めながら適切なタイミングで取次ぎを行えます。

また、Slack・LINE・メールなど複数の通知手段に対応しており、「外出中でもすぐに内容を把握 → 必要なら即時対応」という流れがスムーズにできるのも特徴です。

営業電話をコール数にカウントしないか？

電話代行サービスを選ぶ際に意外と見落とされがちですが、「営業電話をコール数に含めるかどうか」 はランニングコストに大きく影響する重要ポイントです。

一見すると月額料金が安い "格安プラン" でも、実際には、

1. セールス電話
2. 勧誘電話
3. 投資・広告営業
4. 間違い電話

など、ビジネスに関係のない電話まで1件として料金加算されていく仕組みの会社が少なくありません。

特に事業を行っていると、「問い合わせの半分が営業電話だった」というケースも珍しくなく、これらが毎月のカウントに含まれてしまうと、気づいたら基本料金の数倍に膨らんでいた…という状況になり得ます。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、中小企業や個人事業主が「必要のない出費」に悩まされることがないよう、営業電話はコール数に含めない という明確なルールを設けています。

これは「安いだけでは意味がない。安くても“ちゃんと使えるサービス”を届けたい」という同社の哲学に基づくものです。また渋谷オフィスは、30年以上の経験から、事業者が日々受ける電話の中には、本来なら料金加算すべきでない種類の電話が非常に多いことを理解しており、その不利益をお客様に転嫁しない料金体系を徹底しています。

つまり、渋谷オフィスのように「本来必要な電話だけをカウントする仕組み」が整っているサービスほど、実際の運用コストが安定し、長く使い続けても料金の見通しが立てやすくなります。

応対結果の通知方法（メール／Slack／LINE等）は豊富か？

電話代行サービスを選ぶ際に、意外と見落とされやすいのが「受電内容の通知をどの手段で受け取れるか」 という点です。

通知方法がメールのみに限られるサービスでは、担当者が外出中だったり、返信が遅れたりすると、重要な連絡に対してすぐにリアクションが取れず、お客様からの信頼低下や機会損失につながる恐れがあります。

特に個人事業主・小規模事業者の場合、現場対応・打ち合わせ・移動などで常にデスクにいられるわけではありません。

「メールチェックは夜にまとめて」という働き方だと、日中の緊急連絡への対応が大幅に遅れてしまうことも少なくありません。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、こうした “現場のリアル” を深く理解したうえで、メールだけでなく Slack・Chatwork・LINE・複数名同報メール など、現代の業務スタイルにフィットした通知方法を幅広く用意しています。

これにより、

1. 出先でもスマホで即時に受電内容を確認
2. チーム全員へ同時に共有することで情報の抜け漏れゼロ
3. 緊急案件でも担当者がその場で判断できる

といった、素早く・正確で・組織的な対応が可能になります。また、渋谷オフィスは “外部秘書” としての役割を重視しているため、単にメッセージを転送するだけではなく、内容を正確にまとめ、分かりやすく要点を整理した通知を行うことにもこだわっています。

通知が充実しているサービスは、単なる「電話受付代行」ではなく、あなたのビジネスのスピードを鈍らせない運用基盤です。

通話録音を提供しているか？

電話代行サービスを選ぶ際に、実は非常に重要なのが「通話録音を提供しているかどうか」 という点です。

電話でのやり取りは、その場の状況や相手の温度感によって大きく変わります。しかし、録音がないサービスの場合、オペレーターからの伝言だけを頼りに判断することになり、細かなニュアンスや相手の意図が正確に伝わらないまま対応せざるを得ないという場面がどうしても生まれます。

また、ビジネスでは「言った／言わない」問題はよく発生します。依頼内容の聞き間違い、言葉の行き違い、担当者間の情報共有ミスなど、電話ならではの“すれ違い”が、後になって大きなトラブルにつながることもあります。

こうしたリスクを未然に防ぐためにも、通話録音は非常に重要な保険の役割を果たします。

録音があれば、

1. 相手がどんな言い回しをしたか
2. どの部分に不満や不安があったか
3. オペレーターはどう応対したか

といった、文字だけでは分からない“会話の空気”まで確認できます。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、この重要性を十分に理解したうえで、通話録音を標準機能として提供しています。

録音データにより、伝達内容の正確性を保ち、万が一情報が食い違った際にも、事実に基づいた品質チェックや振り返りが可能です。これは渋谷オフィスが掲げる「安さだけでなく、実際に使える品質のサービスを」 という姿勢に直結しています。

単にフォーマルに“受付しました”というだけの代行ではなく、お客様の経営を支える外部秘書として、正確性・透明性・信頼性を重視している証でもあります。

Q&A（よくある質問）の登録ができるか？

電話代行サービスを選ぶ際、意外と重要なのが「よくある質問（Q&A）を事前に登録し、オペレーターがその場で回答できるかどうか」というポイントです。

Q&A対応がないサービスでは、お客様からよく寄せられる質問――例えば、
「営業時間は？」
「料金はいくらですか？」
「最寄り駅からのアクセスは？」
「担当者の不在時はどうすればいいのか？」
といった日常的な問い合わせに対しても、毎回「担当者が折り返します」という回答で終わってしまいます。

これでは、あなた自身がそのたびに対応する必要があり、電話代行のはずが結局は手間が減らず、業務効率がまったく上がらないどころか、二度手間が増えてしまうことになります。

渋谷オフィスのポイント

一方、渋谷オフィスのように、お客様ごとに最大5つまでのQ&Aを登録できるサービスであれば、よく聞かれる項目をあらかじめ設定しておくことで、オペレーターが電話口でそのまま回答できるため、お客様の疑問をその場で解決し、あなたに余計な負担がかかりません。

これは、

1. 店舗・サロン・スクールの予約に関する内容
2. 工事・修理業者の見積り依頼への対応
3. 会社案内やサービス説明
4. ネットショップの商品説明や在庫確認

など、業種を問わず非常に大きなメリットを生みます。

渋谷オフィスは「外部秘書」という意識で業務を行っており、単に電話を受けるだけではなく、お客様の事業をスムーズに回すために必要な“情報提供”まで代行するという姿勢が特徴です。

Q&A登録機能は、まさにその思想を形にしたもので、あなたの代わりにオペレーターが “その場で判断し、案内する” ことが可能になります。

その結果、

1. 折り返し連絡の件数が減る
2. 顧客満足度が向上する
3. 対応漏れがなくなる
4. 業務が止まらない

など、日々の生産性が大幅に改善します。

会社案内・道案内まで対応してくれるか？

電話代行サービスを選ぶ際に必ず確認したいポイントのひとつが、「会社案内や道案内といった基本情報を電話代行がその場で案内できるかどうか」という点です。

実際のビジネスの現場では、
「御社の住所を教えてください」
「最寄り駅はどこですか？」
「駐車場はありますか？」
「ビルに着いたのですが、どの階ですか？」
など、アクセスに関する問い合わせは毎日のように発生します。

これらの問い合わせに対して、電話代行会社が「担当者へ折り返させます」としか答えられない場合、結局はあなた自身が対応しなければならず、外出中でも作業中でも、電話に追われて業務が中断されてしまいます。

さらに、お客様側も「住所くらいその場で教えてほしい」と感じるため、折り返し対応が遅れると、サービスへの印象が下がったり、クレームにつながる可能性もあります。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、こうした "基本案内の重要性" を深く理解し、会社の住所、最寄り駅、アクセス方法、営業時間などの基本情報をオペレーターがその場で丁寧に案内できる体制 を整えています。

さらに、事前に「よくある質問（Q&A）」として登録しておけば、オペレーターはあなたの会社のスタッフと同じレベルで説明を行い、来社前の不安や疑問を解消することができます。

これは、渋谷オフィスが単なる受付代行ではなく、「御社の外部秘書」としてふさわしい品質で対応することを大切にしているからこそ実現できるサービス設計です。長期的な利用を前提とした教育・品質管理を徹底している同社だからこそ、会社案内・道案内も“安定して任せられる”サービスとなっています。

予約受付・注文受付など“業務寄りの機能”があるか？

電話代行サービスを選ぶうえで、必ず確認しておきたいのが「単なる受付だけでなく、予約や注文といった “業務に直結する対応” ができるかどうか」という点です。

特に、

1. 店舗・サロン・整体院
2. クリニック・スクール
3. 工務店・修理業者・メンテナンス会社
4. ECショップ・通販事業者

など、多くの事業では電話受付＝そのまま売上・集客につながる重要業務です。

しかし、電話代行会社の中には、「予約受付は不可」「注文内容は聞けない」という“取り次ぎだけ”の受付会社も少なくありません。

その場合、お客様からの予約希望や注文依頼の電話があっても、結局はあなた自身が折り返し対応しなければならず、営業時間外・移動中・接客中などで対応が間に合わなければ、そのまま機会損失につながります。 一方、渋谷オフィスでは、こうした売上に直結する業務を理解し、予約受付・相談受付・電話注文のヒアリングまで対応できる体制を整えています。

ECショップでは、

1. お名前
2. 住所
3. 注文商品
4. 数量
5. 希望日

などを正確にヒアリングし、録音も残すため、商品の発送ミスや注文トラブルも防ぎやすいというメリットがあります。

また、サロンやスクールでは、「希望日」「メニュー内容」「担当希望の有無」などを聞き取り、予約情報をそのまま現場のスタッフへ引き継げるため、来店機会を逃さず、店舗運営の効率化にも大きく貢献します。

渋谷オフィスのポイント

これは、渋谷オフィスが「単なる電話受付ではなく、事業を支える外部スタッフ」という位置づけでサービスを提供しているからこそ可能な対応であり、顧客の“売上につながる電話”を取りこぼさないための設計が徹底されています。

オペレーターが自社雇用か、外注かを確認しよう

電話代行サービスを選ぶ際に、必ず確認しておきたい重要ポイントが「オペレーターが自社雇用か、それとも外注・派遣に頼っているか」という点です。

一見するとどちらでも同じように思えますが、実はこの違いが電話応対の品質・安定性・情報管理の安全性を大きく左右します。

外注オペレーターを多用している会社の場合、

1. その日の担当によって対応レベルが変わる
2. 業務理解が浅く、案内内容が不正確になりやすい
3. 短期雇用のため責任感が弱い
4. 守秘義務の徹底が不十分なことがある

といった問題が生じやすく、結果としてお客様の大切な電話を任せるには不安が残る運用になりがちです。

これは、電話代行が「声による接客」であり、企業の第一印象を左右する重要な窓口であることを考えれば、決して軽視できないポイントです。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、このリスクを避けるために全オペレーターを自社で直接雇用し、一定期間の専門研修を経てデビューさせるという体制を徹底しています。

電話応対の基礎だけでなく、

1. ビジネスマナー
2. クレーム対応の基本
3. 情報管理・守秘義務
4. 正確なヒアリングと記録

といった項目について長期間トレーニングを行い、「誰が受けても品質が同じ」レベルに仕上げてから業務につかせています。

また、下請けや外部委託を使わず、日々の品質チェック・改善指導も社内で一貫して行っているため、長期的に安定した品質のサービスを提供できる仕組みが確立されています。

これは単なる“電話を取る人”を外注するのではなく、「御社の外部秘書としてふさわしい人材を育てる」という渋谷オフィスのサービス哲学に基づいたものです。

プランの追加・変更が柔軟にできるか？

電話代行サービスを選ぶ際、意外と重要なのに見落とされがちなのが「プランをどれだけ柔軟に変更できるのか？」という点です。

ビジネスの現場では、

1. 決算期
2. 新商品の発売
3. Webキャンペーン
4. 広告配信の直後
5. 繁忙期（季節要因）

など、特定のタイミングで電話が一気に増えることがよくあります。

この“電話の波”にスピーディーに対応できないサービスの場合、コール数がプランの上限を超えてしまい、大事な問い合わせを取りこぼすリスクが増えてしまいます。

また、キャパオーバーが発生した場合、折り返し対応が必要になったり、顧客満足度の低下につながることもあります。

そのため、月の途中でもプランの増量・変更ができるかどうかは電話代行選びで非常に重要なポイントとなります。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、中小企業や個人事業主の“波のある業務量”を深く理解しており、繁忙期やイベント時のコール増加に合わせて、柔軟にプラン変更・増量を相談できる体制が整っています。

これは、「安さだけでなく、実際に使える高品質な電話代行を提供する」という同社のサービス哲学に基づいた姿勢であり、お客様が“必要なときに必要な分だけ”サービスを拡張できるように設計されています。

さらに、コール数が増えることが予想される場合には、事前の相談や追加オプションの提案など、外部秘書としての視点からサポートしてくれる点も特徴です。

無料お試し期間や返金保証があるか？

電話代行サービスの品質は、ホームページの説明や料金表を眺めているだけでは分かりません。

実際に利用してみて初めて

1. オペレーターの対応の丁寧さ
2. メール・Slack通知のスピード
3. 情報の正確さ
4. “自社に合うかどうか” の相性

などが見えてくるものです。そのため、無料お試し期間や返金保証があるかどうかは、電話代行サービスを選ぶうえで非常に重要なポイントとなります。

お試し期間がないサービスだと、「契約してみたけれど、思っていたのと違った…」、「品質が不十分なのに途中解約できず、結局ムダな出費に」といったリスクを抱えることになりがちです。

渋谷オフィスのポイント

一方、渋谷オフィスでは10日間の無料トライアル（対象プランあり）や30日以内の返金保証（条件あり） を用意しており、ユーザーが“試してから判断できる”仕組みを整えています。

この背景には、渋谷オフィスが掲げている「安さだけではなく、“本当に使える品質”を提供したい」という考え方があります。

つまり、サービス品質に自信があるからこそ、試用期間や返金保証を提供できるということでもあります。

実際に使ってみれば、

1. 応対品質の安定感
2. 通知の正確さとスピード
3. オペレーターの礼節ある対応
4. 外部秘書としての安心感

などが体感でき、納得したうえで継続利用できます。これは、長期的にサービスを利用するうえでの「安心材料」として非常に大きく、初めて電話代行を導入する方でもリスクなくスタートできるのが魅力です。

1契約で複数拠点に対応可能か？

A. はい、安心してご利用いただけます。

意外と見落とされがちなポイントですが、“1つの契約で本社・支社など複数拠点の電話を受けてくれるかどうか”は、電話代行サービスを選ぶ上で大きな判断基準となります。

会社が複数拠点を持っている場合、サービスによっては「拠点ごとに別契約」「支社追加は別料金」という形になり、月額費用が想定以上に膨らんでしまうことがあります。

例えば、本社・営業所・倉庫・店舗など、複数の番号を運用している企業では、拠点数が増えるほど費用負担が大きくなり、電話代行そのものがコストの重荷になってしまうケースもあります。

渋谷オフィスのポイント

一方で、渋谷オフィスでは1契約で最大2拠点まで追加料金なしで対応可能という、利用者にとって非常に良心的な仕組みを採用しています。

条件としては、

1. 社名が同じであること
2. 応対内容が同一であること

というだけで、追加費用なしに複数拠点の電話をまとめて受電してくれます。これにより、

1. “本社と支店で別々の電話受付が必要になる” というムダが発生しない
2. 拠点ごとの契約管理が不要
3. コストを最小限に抑えながら効率的に電話を集約できる

といったメリットが生まれます。

特に中小企業や個人事業主の場合、「倉庫用の番号」「工事現場用の番号」「サロンの別店舗番号」など、拠点ごとに電話番号が増えていくケースはよくあります。

こうした状況でも、渋谷オフィスなら1つの契約で一括管理できるため、コストと運用の両面で大きく負担を軽減できます。

これは、渋谷オフィスが「中小企業・個人事業主の負担を極力減らし、長く使える電話代行サービスを提供したい」という理念をもとに設計した仕組みであり、単なる電話受付ではなく、経営を支える外部秘書として寄り添ったサービス設計と言えます。

NTTボイスワープ（転送電話）との相性が良いか？

電話代行サービスを利用するうえで欠かせないのがNTTボイスワープ（転送電話）の活用です。

実際、電話代行のほとんどは「転送」を基盤として運用されており、この転送がうまく機能しないと、どれほど品質の高い電話代行会社でも正しく受電できなかったり、電話が鳴らない・切れてしまうといったトラブルが発生します。

しかし、実際には

1. 転送設定の方法が分かりにくい
2. どの番号を転送すればいいか迷う
3. 転送のタイミング設定が誤っている
4. 携帯・固定電話間で転送が不安定

など、利用者自身が設定に苦戦したり、サポートが不十分な会社だとトラブルが頻発することもあります。

そのため、電話代行会社を選ぶ際には、ボイスワープ運用にどれだけ精通しているか、設定サポートやマニュアルが充実しているか を必ず確認する必要があります。

渋谷オフィスのポイント

渋谷オフィスでは、長年の運用経験から「転送設定のつまづきは最初に必ず発生する」という前提を理解しており、初心者でも迷わず設定できるよう詳しい転送マニュアルの提供や、担当スタッフによる設定サポートを行っています。

さらに、転送がうまくいかないケースでも「原因はNTT側なのか」「端末の問題か」「設定の誤りか」をすぐに切り分けられるノウハウを持っているため、利用者側の負担を最小限にしてスムーズに運用を開始できるのが大きな強みです。

電話代行は転送が正しく機能して初めて成立するサービスであり、転送トラブルはそのまま “取りこぼし” や機会損失に直結します。だからこそ、転送設定に精通し、ボイスワープとの相性が良いサービスを選ぶことは非常に重要です。

渋谷オフィスのような、“転送運用に強い電話代行” を選ぶことで、初期設定の不安が減り、安定したサービス利用が可能になります。