個人事業主におすすめの電話代行サービスについて

個人事業主におすすめの電話代行についてご紹介

個人事業主に便利な「電話代行サービス」とは？

個人事業主にとって、電話対応・電話応対は非常に重要な業務の一つです。取引先からの重要な連絡や新規の顧客からの問い合わせなど、ビジネスチャンスを逃さないためには迅速かつ適切な電話応対が求められます。

しかし個人事業主の場合、あれもこれも個人で業務を進めなければならず、電話業務にだけフォーカスすることは難しいのが現実です。かと言って新たに人を雇うにも人件費が必要ですし、起業/開業したばかりの個人事業主にとってはイニシャルコストが高くつきます。

このような問題を解決してくれるのが、「電話代行サービス」となります。こちらのページでは、起業/開業を考えている、日々の仕事が忙しい、電話対応をどうにかしたい ... という個人事業主様に向けて、便利な「電話代行サービス」についてご紹介します。

電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、個人事業主のあなたに代わって、プロの電話秘書があなたの会社の電話秘書として電話対応・電話応対してくれるサービスです。応対内容は音声で確認したり、応対内容をテキストに起こしてメールやチャットで報告してくれるサービスです。

昨今では、COVID のパンデミックによるテレワーク・在宅勤務への働き方の変化、それに伴うDX化などの流れを受けて、多くの個人事業主様が電話代行サービスを導入しました。

【更に詳しく】電話代行サービスの仕組みを見る

個人事業主の業務効率を改善

個人事業主の場合、自分一人、または少人数で事業を運営しています。そのため、日々のコアな業務や作業のほとんどを自分自身で行う必要があり、電話業務・電話対応を完璧をこなすことが難しいのが現実です。

かかってくる電話が多すぎると、その都度業務の手を止め電話応対しなければいけません。このような状況では、仕事に集中することができず業務効率も低下してしまいます。

しかし電話対応を疎かにしてしまうとビジネスチャンスを逃してしまったり、会社印象の低下、顧客満足度の低下につながってしまいます。かと言って人を雇うのにも人件費というコストがかかりますし、そう簡単な話ではありません。

そこで個人事業主様にご提案したいのが、「電話代行サービス」という訳です。以下で詳しく解説致します。

目次
1. 個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット
2. 電話代行サービスを利用する理由
3. おすすめのプラン
4. 個人事業主の電話代行サービス導入事例
5. 電話秘書の応対例
6. 電話代行サービスのノウハウをご紹介
7. 個人事業主が知っておきたい豆知識
8. まとめ

個人事業主が電話代行を利用するメリット

まずは、個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務の効率化 (仕事に集中できる)
会社専用の固定電話番号を取得できます
外出時/不在時でもかかってきた電話を逃しません
会社の印象アップ/信頼の獲得
人件費/経費の圧倒的削減

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットとして、上記のような点があることをまずは覚えておきましょう。

個人事業主、起業家、フリーランスなど、個人で事業を運営している方々にとって、電話対応や電話応対は非常に重要ですが、同時に面倒な側面もあります。電話が鳴る度に電話対応していては、仕事に集中することができません。

電話が多い場合は、電話対応がストレスに感じることもあるでしょう。特に「営業電話」や「迷惑電話」のように、仕事の進行に影響を与える無駄な電話は、大きなストレスの原因となることがあります。

電話代行サービスを利用することで、そのようなストレスからも解放され自分にしかできないコアな仕事に集中することができます。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットとは？

個人事業主が電話代行サービスを利用する理由

個人事業主が電話代行を利用する理由

既に電話代行サービスを導入しているという個人事業主の皆さんは、実際にどのような理由で電話代行サービスを利用しているのでしょうか？詳しく見ていきましょう。

・業務の効率化

繰り返しとなりますが、個人事業主の電話対応・電話応対で最も大変なのが、顧客やクライアンからかかってくる電話への応対です。かかってくる電話が多いと、その応対に時間を取られ、仕事に集中することができなくなることもあります。

昨今では営業電話も増えており、一度営業電話につかまると長電話に付き合わされ、意味のない時間を持っていかれてしまいます。電話が少なければ、何とか個人事業主でも対応できるかもしれませんが、ある一定数以上電話がかかってくるという場合は、業務の効率化の面でも、電話代行サービスは必須になると思います。

・外出時/不在時の電話対応

不在時/外出時の電話応対

個人事業主の場合、個人で事業を運営していることが多いと思いますので、外出時・不在時の電話対応は物理的に不可能です。しかし、外出時に大事な電話がかかってくる可能性もあり、このままではビジネスチャンスを逃してしまいます。

外出中や不在時に会社にかかってくる電話が気になり、外回りの仕事に集中できない、身が入らないとなれば、これも問題です。そんな時こそ、電話代行サービスが役立ちます。電話代行を利用することで、事務所を安心して留守にすることができ、外出中も安心して仕事に集中することができます。

電話の取りこぼしもなくなりますので、ビジネスチャンスも逃しません。外出中に入った大事なお電話も電話秘書が対応し、応対内容をメールやチャットですぐに報告してくれます。

・開業に伴う会社専用の固定電話番号の取得

開業に伴う固定電話番号の取得

電話代行サービスを利用することで、個人事業主専用の固定電話番号も借りることもできます。個人で固定電話番号を取得する場合、電話回線の工事が必要だったり、申込みに時間がかかったりと、イニシャルコストの面でもハードルが高いことが知られています。

電話代行であれば、時間をかけずにリーズナブルな料金で手軽に会社専用の固定電話番号を借りることができます。起業したばかりなど、まずはすぐに会社専用の固定番号が欲しいという個人事業主は、電話代行を利用するという手もございます。

・人を雇うよりもコストパが良く、経費の削減になる

人を雇う代わりに電話代行を利用して人件費の削減

例えば、電話対応してくれる事務スタッフを新たに雇おうとすれば、人件費と教育する時間がかかってしまいます。しかし、電話代行サービスであれば人を雇うよりも圧倒的に安い料金で即戦力となるプロの電話秘書をすぐに利用することが可能です。

日本は人手不足で新たな人材を見つけるのも大変な昨今、電話代行であれば、自分の好きなタイミングでサービスを利用することができます。

ここまで見てきましたように、個人事業主が電話代行を利用する理由として、

・業務の効率化
・外出時/不在時の電話対応をお願いできる
・個人事業主専用の固定電話番号を借りれる
・人を雇うよりも電話代行の方がコスパが良い

特に上記4点が魅了に感じ、電話代行サービスを利用しているという個人事業主様が一定数おられます。

個人事業主が電話代行を利用する理由とは？

個人事業主におすすめの電話代行サービスのプラン

弊社、渋谷オフィスは事業者様に合わせた5つのプランをご用意しております。その中でも、起業家・個人事業主様に人気のプランが、格安の「スタートプラン」と「エコノミープラン」、「スタンダードプラン」となっております。

またプランに合わせてオプション機能を追加することで、更に便利に電話代行サービスをご利用頂けます。

電話代行サービスを利用したいけど、どのプランを選べば良いのかが分からない ... という個人事業主様に向けて、弊社では月額 3,000円〜から利用できる格安プラン「スタートプラン」をご用意しています。まずはこちらから利用して、ゆくゆくはプランをアップすることも可能です。

オプション機能を追加して更に便利に

会社専用の固定電話番号も借りたい！という個人事業主方に人気がありますのが、「スタートプラン」+「電話番号の貸出し (オプション機能)」という組み合わせです。

他にも、応対内容はメールで送って欲しい場合は「スタートプラン」+「メール連絡 (オプション機能)」という組合せも人気です。

以下では、個人事業主様に一番人気のスタートプランについて詳しくご紹介します。

＜個人事業主に人気のスタートプランについて＞

個人事業主の電話代行サービス導入事例

こちらでは、実際に個人事業主様がどのように電話代行サービスを導入したのか？についての事例をご紹介致します。電話代行サービスを検討しているという、個人事業主様は是非ご参考にして下さい。

男性 (20代) 個人事業主

個人事業主となってある程度取引先も増え、電話対応に時間を取られてしまうことが増え始めたタイミングで、何か良い解決策はないか？と、電話代行サービスの利用を開始しました。

最初は電話代行サービスに対して半信半疑でしたが、一度使い出したらサブスクサービスのようにもう手放すことができなくなっています。私が電話代行を利用して一番気にいっているのが、自分のタイミングで電話内容を確認できることです。

電話代行を利用する前は、電話がかかってきたら問答無用で電話対応しなければならず、自分のペースを崩してしまうのが非常にネックでした。今では自分のペースである程度仕事を進めてから、顧客フォローする時間を作りそのタイミングで応対内容を確認し、必要があれば顧客やクライアントに折り返しの電話をかけています。

男性 (30代) 個人事業主

個人事業主をしていると、どこかのタイミングで人の手が借りたくなるものです。私も仕事が忙しくなり、日々の電話対応や営業電話が煩わしくなり、どうにかならないものかと悩まされました。

人を新に雇うことは難しいため、何か他に良い方法はないか？と探して見つけたのが電話代行というサービスでした。おそるおそる電話代行を使ってみると、正に電話秘書を雇ったかのような便利さに驚きました。

しかも料金は1万円 (ビジネスプランを契約) もしないくらいで、人を雇うよりも圧倒的に費用がかからず、丁寧に電話応対をしてくれます。このコストパフォーマンスの良さには驚きました。

今では個人事業主の私にとって、電話代行は無くてはならないサービスだと感じています。

男性 (30代) 個人事業主

私はシンプルに電話応対が苦手で、特に営業電話など仕事に関係ない電話にも応対しなきゃいけないことに疲弊してしまい、電話応対は完全にアウトソーシングしたいと電話代行を利用しています。

基本的にビジネスのやり取りはメールで行なっていますので、応対内容をメールで送ってもらい、必要があればこちら折り返しの電話を入れています。

どうしてもビジネスでは電話をかけなければいけないシチュエーションはありますので、そこは仕方がないのですね。電話代行のおかげで以前よりもストレスなく業務に取り組めています。

女性 (20代) フリーランス

私は在宅勤務のスタイルで仕事をしており、日中はカフェで仕事するのが好きで (カフェで仕事すると集中できて仕事が捗る) その間の電話応対ができないため、電話代行を利用しています。

当初はカフェで仕事をしている時も電話があれば応対していたのですが、話が長くなると結局電話応対に時間を取られてしまい、せっかく自宅以外の場所で気分転換に仕事をしに来ているのに電話応対の時間が勿体無いと感じたのがきっかけでした。

今では「仕事に集中する時間」、かかってきた電話の内容を確認し「顧客応対する時間」というように上手く業務を分けて自分のタイミングで仕事に取り組めていることに満足しています。

更に詳しい個人事業主の電話代行サービス導入事例は以下のページでご紹介しています。

個人事業主の電話代行導入事例を見る

電話秘書の応対例

こちらでは、お客様・クライアントからかかってきたお電話を、電話秘書がどのように応対しているのか？を動画でご紹介しています。電話秘書の応対例をテキストでもご紹介します。

以下は、個人事業主のA様宛に、クライアントのお客様からかかってきた応対事例になります。

電話秘書

「はい、お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。」

お客様

「〇〇コーポレーションの山田と申します。」

電話秘書

「〇〇コーポレーションの山田様ですね、いつもお世話になっております。」

お客様

「お世話になっております。A様いらっしゃいますか？」

電話秘書

「申し訳ございません。ただいまAは外出しております。よろしければわたくしがご用件を承り、Aに申し伝えます。」

お客様

「あ、そうですか... ちょっと込み入った内容の話なので、、、では、お電話頂くようにお願いできますか？」

電話秘書

「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか？」

お客様

「はい。電話番号が 03-1234-5678 になります。」

電話秘書

「復唱させていただきます。03-1234-5678 ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致します。」

お客様

「はい、ではお願いします。失礼致します。」

電話秘書

「お電話ありがとございました。失礼致します。」

この後、電話秘書はお客様の録音された応対内容 (お客様から電話があったこと、電話番号〇〇まで電話が欲しい旨) を、電話、またはメールやチャットで通知してご連絡します。

更に詳しい電話代行の応対事例はこちら

電話代行サービスのノウハウをご紹介

こちらの項目では、個人事業主が電話代行サービスを利用するに際して知っておきたい確認しておきたいノウハウをご紹介します。まずは、電話代行サービスを無料でお試しすことができる無料トライアルについてご紹介します。

続いて、個人事業主様に向けた電話代行会社の選び方、知っておきたい電話代行のサービスや便利なオプション機能、よくある質問、電話代行を利用する際の注意点など、これだけ確認しておけば安心して電話代行の利用を開始することができます。

電話代行を無料で試すことができる無料トライアル

初めて電話代行を利用する個人事業主様のなかには、「それで電話代行サービスってどんな感じ何だろう？」、「具体的にどういう風に使えるだろう？」というような声も頂いております。

実際にサービスを利用してみてから、電話代行を導入するかどうかを決めたい。という事業者様もいるのではないでしょうか。

そんな個人事業主様に向けて、弊社では「10日間の無料トライアル」を設けております。無料トライアルとは？電話代行のサービスを10日間無料をお使い頂くことができます。

お試し期間中、電話代行サービス（スタンダード、ビジネス、エグゼクティブ）のすべてのサービスと機能を納得いくまでご利用頂けます。

10日間の無料トライアルに申し込む

電話代行を利用してみたいけど、どんなサービスか分からない？設定などが難しいのではないか？など、電話代行に興味はあるけど、疑問を持たれています事業者様は、是非「10日間の無料お試しトライアル」をお申込み下さい。

実際に10日間無料でサービスをご利用できますので、この間に電話代行サービスを実際に利用して体感してみて下さい。