美容室オーナーとして、数名のアシスタントとともにサロンを運営しています。長年勤務していたベテランスタッフが出産のため長期間職場を離れることになり、人手不足によって業務に支障が出るのではないかと感じました。そこで今回、初めて電話代行サービスの利用を決断しました。
数名のスタッフとともに美容室を運営しています。
このたび、スタッフの一人が出産のため、しばらくの間お休みに入ることになりました。
これまではスタッフ同士で業務を分担しながら対応してきましたが、人手が減ることで、今後は対応が難しくなる場面も増えると考え、電話代行サービスの導入を決断しました。
サロンでは日々、お客様一人ひとりへの丁寧な接客と高い技術提供を大切にしており、施術中はスタッフ全員が手を動かしている時間がほとんどです。
そのため、カット中に電話が鳴るたびに作業を中断しなければならず、お客様へのサービスが途切れてしまうという課題を抱えていました。
特に、カラーやパーマなど集中力と時間を要する施術中は電話に出ることが難しく、着信音が鳴り続けてしまう場面も少なくありませんでした。
また、受付専任のスタッフがいないため、電話に出られた場合でも周囲が慌ただしい中での対応となり、予約内容の聞き間違いや対応漏れといったリスクも懸念していました。
さらに、これまで現場を支えてきたベテランスタッフが出産を機に、しばらくの間現場を離れることとなり、人手不足に拍車がかかる状況に。
新たなスタッフの採用も検討しましたが、すぐに人員を補充できる見通しは立っていません。
こうした状況を受け、業務の質を維持しながら、お客様へのサービスを途切れさせない体制を整える必要があると感じ、外部の電話代行サービスの導入を検討するようになりました。
予約対応やお問い合わせを代行してもらうことで、スタッフが本来の業務に集中できる環境を整えたいと考えています。
今回、電話代行サービスを導入することで、現場が抱えているいくつかの課題を解消したいと考えています。
,主な目的は、業務効率の向上と顧客対応の質を維持することです。
現在、美容室ではスタッフが施術中に電話へ対応することが難しく、予約の取りこぼしやサービスの中断といったリスクが生じています。
加えて、長年勤務していたスタッフが一時的に職場を離れることになり、人手不足による業務への影響も懸念されていました。
こうした状況を踏まえ、電話代行サービスを活用して、次のような点を改善したいと考えています。
電話代行サービスを導入することで、これらの課題を解決し、より良い店舗運営とお客様満足度の向上につなげていきたいと考えています。
自社の美容室が抱える課題や毎月の着信件数 (コール数) を踏まえたうえで、月額50,000円の「プレステージプラン」が最適だと判断しました。
このプランであれば、美容室に特化した丁寧な電話対応が可能で、必要な機能が一通りそろっていると感じたためです。
具体的には、予約受付やお客様からの問い合わせ対応、さらにはその内容をスタッフへ的確に伝えるメッセージ転送機能も含まれており、電話対応をまるごと外部に任せられる点が大きな魅力でした。
特に美容室では、スタッフ間の連絡手段としてLINEを活用しており、電話秘書が受けた応対内容をLINEで即時に共有してもらえる体制を整えています。そのため、予約内容をリアルタイムで把握し、すぐに対応につなげることが可能です。
月額50,000円という価格は一見高く感じられるかもしれませんが、新たに受付スタッフを雇用する場合の人件費を考えると、コスト面でも非常に合理的な選択肢だと考えています。
電話秘書
今回は「電話での予約受付」が必要不可欠とのことでしたので、C様がご選択された「プレステージプラン」は、まさに最適なプランです。
プレステージプランは、弊社がご提供している5つのプランの中でも最も機能が充実した上位プランです。中でも「各種受付応対」に対応しているのはこのプランだけで、予約受付をはじめとした多様なご要望に柔軟にお応えすることが可能です。
さらに、「チャット通知」や「よくあるご質問への対応（Q&A応対）」、「通話の取次ぎ（通話接続）」、「時間外アナウンス」など、日々の業務をサポートする便利な機能が多数含まれております。
美容室の運営において、スタッフの皆様が施術に集中できる環境を整えるためにも、プレステージプランを上手にご活用いただければ幸いです。ご不明な点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にご相談くださいませ。
電話代行サービスを導入してから美容室では、スタッフが施術や接客などの本来の業務に集中できる環境が整いました。
お客様からの予約電話にも、電話秘書が丁寧に対応してくれるため、電話をお待たせすることがなくなり、お客様からの印象も良くなったと感じています。
また、予約内容やお問い合わせの内容は、チャットでテキスト化されてスタッフに共有されるため、誰でも内容をすぐに把握できます。空いているスタッフが迅速にフォロー対応を行うことで、チーム全体でスムーズな顧客対応・管理ができるようになりました。
特にスタッフが一時的に一人減っている今でも、電話対応をアウトソーシングしたことで業務が滞ることなく、スタッフ同士でうまく補い合えていると感じています。
同じ美容室の皆さんへ。
施術の手を止めずに予約を取りこぼさない仕組みを、早めに“分業設計”しておくのがコツです。私たちは予約受付と一次問い合わせを電話代行に切り出し、集客導線は「電話＝予約」「店内＝施術」に明確化しました。
電話代行には〈希望日時／メニュー（カット・カラー等）／担当指名／お名前・連絡先〉を必ず聴取する予約スクリプトと、料金・営業時間・アクセスなどのQ&Aテンプレを渡しておくと、現場は手を止めずに済みます。
受付内容はLINEなどのチャットで即時共有にし、空いているスタッフが合間に確認・折り返し（変更や相談は店側で最終判断）という“二段構え”がおすすめです。
時間外は自動アナウンスで案内し、翌営業日に代行が一次受付する流れを作ると、ムダ鳴りも減ります。人手が薄い時期こそ、月額固定の外部受付は新規採用よりコストが読みやすく、施術品質のブレも防げました。
導入前に月間コール数の把握と必要機能の洗い出し（予約受付／伝言転送／Q&A応対／チャット通知）だけ決めておけば、翌日からでも運用は回ります。
結果として、待たせない受付→テキスト共有→素早いフォローが定着し、スタッフは本来業務に集中、顧客体験も上がります。まずは「予約スクリプト」と「共有先チャット」の2点から整えてみてください。
