電話代行の標準プラン「アドバンスプラン」の便利な機能をご紹介します。

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  提案中・運用中でも電話を気にせず仕事に集中できる

  企画提案、レポート作成、入稿調整、媒体確認など、広告代理店の業務は一度集中が切れると効率が大きく落ちます。そんな時でも、電話秘書が御社名で丁寧に一次対応し、ご用件を伺います。「電話が鳴るたびに作業が止まる」ストレスを減らせるのが大きなメリットです。

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  Chatwork・Slack・LINE へ即時報告

  広告代理店様は、社内連絡に Slack や Chatwork、LINE を使っているケースが多いです。アドバンスプランでは、受電内容をチャットツールへ報告できるため、外出先・クライアント先・在宅スタッフとも情報共有しやすくなります。

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  営業電話を秘書がブロック

  広告代理店様には、営業電話・媒体提案・人材営業・不要な売り込みなども多く入ります。アドバンスプランでは、営業電話・迷惑電話などは遮断し、コール数対象外とされています。本当に必要なお客様の電話だけを受け取れる環境を作りやすいです。

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  御社ブランドを守る丁寧な電話応対

  広告代理店は窓口対応の印象も信頼の一部です。電話秘書が御社名で応対し、丁寧で落ち着いた対応をすることで、小規模会社でも“しっかりした会社”という印象を与えやすくなります。

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  通話録音で確認できる

  聞き漏らしや認識違いが怖い新規相談、配信変更、入稿確認などもあります。アドバンスプランでは通話録音機能も特徴の一つとして紹介されています。あとから内容確認できるため、言った・言わないの防止にも役立ちます。

アドバンスプランの特徴

広告代理店の現場では、電話にすぐ出られないことが珍しくありません。打ち合わせ中、提案書作成中、広告運用の調整中、レポート作成中に電話が鳴ると、業務の流れが止まりやすくなります。けれども、電話の中には新規案件の相談、既存クライアントからの急ぎの確認、媒体社や制作会社からの連絡など、見逃したくないものも多く含まれます。

渋谷オフィスのアドバンスプランは、平日9:00〜18:00、月80コール、月額10,000円で、こうした「電話には出たいが、提案や運用にも集中したい」という広告代理店の悩みにちょうどよく対応できるプランです。

広告代理店らしい落ち着いた受け答え・窓口品質を整えやすい

このプランの大きな魅力は、御社名で自然に応対し、相手の会社名・氏名・電話番号・用件まで丁寧に聞き取ったうえで、すぐ報告できることです。渋谷オフィスは導入前に事業内容をヒアリングし、その内容を事前登録して電話応対する仕組みになっているため、「広告代理店らしい落ち着いた受け答え」や「窓口品質の整った第一声」を作りやすいのも強みです。

広告代理店では、電話応対の印象そのものが会社の信頼感につながるので、この点はとても重要です。

担当者別のスケジュール登録に対応

特に広告代理店では、担当者ごとに動き方が違うことが多いはずです。営業は外出、プランナーは提案準備、運用担当は配信調整、ディレクターは打ち合わせ中、といった具合です。アドバンスプランは、担当者別のスケジュール登録に対応していて、外出・帰社時間・出張などの予定をもとに電話応対できます。

つまり、ただ「不在です」と伝えるだけでなく、「◯時ごろ戻る予定です」「本日は外出しております」など、相手に安心感のある案内がしやすくなります。

事前に登録した伝言を電話秘書がお客様に伝える機能

また、広告代理店の電話は、単純な一次受付だけでは足りないことがあります。たとえば「担当から本日中に折り返します」「現在内容を確認中です」「資料送付後にご連絡します」といった、あらかじめ伝えておきたい内容があることも多いです。アドバンスプランでは、事前に登録した伝言を電話秘書がお客様に伝える機能があるため、案件進行中の連絡もスムーズです。

相手に無用な不安を与えず、会社としてきちんと管理されている印象を保ちやすくなります。

受電内容はメール or チャットで連絡

さらに、受電内容はメールか、Chatwork、LINE、Slack で迅速に共有でき、5名分まで含まれています。広告代理店では、営業、運用担当、ディレクター、代表など複数人で情報を追うことが多いため、電話内容をすぐチームへ流せるのは大きな利点です。

加えて、同報メールも最大5名まで対応しているので、「この連絡は営業と運用の両方へ」「この問い合わせは代表にも共有」といった運用がしやすくなります。

営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話を除外

現場感覚でとても助かるのが、営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話をコール数に含めず、ブロックリストで次回以降の受電も避けられる点です。広告代理店には、営業電話や不要な売り込みが入りやすいことがありますが、そうした電話に作業時間を削られるのは大きなロスです。必要な電話だけをきちんと受け、不要な電話は切り分けることで、営業や運用担当が本来の仕事に集中しやすくなります。

営業時間外は、時間外アナウンスで対応

営業時間外の対応も、広告代理店には相性がいいです。アドバンスプランには、時間外アナウンス、時間外アナウンス＋留守機能、指定番号への転送電話サービスがあります。たとえば、営業時間内は電話秘書が受け、18時以降は代表のスマホへ転送する、といった運用も可能です。

提案日や月初月末、配信開始日前後など、時間外にも重要な連絡が発生しやすい会社には、かなり実用的です。

アドバンスプランは、「提案や運用に集中しながら、会社の信頼感は落とさない」ための電話代行です。新規案件の取りこぼしを防ぎ、既存クライアントへの印象も整え、不要な営業電話は遮断する。しかも、担当者別の予定案内や伝言対応までできるので、ただの受電代行ではなく、小さな秘書室を持つ感覚で使えるプランです。

広告代理店のように、少人数で営業・提案・運用を回している会社ほど、このプランの価値は実感しやすいと思います。