電話代行の標準プラン「アドバンスプラン」の便利な機能をご紹介します。

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  貴社の会社情報ご案内

  ただ電話を受けるだけではなく、御社の社員や秘書のように応対できることです。導入前に事業内容などを丁寧にヒアリングし、その内容を事前登録したうえで、御社名で電話に出て、相手のお名前、電話番号、ご用件までしっかり聞き取ってくれます。中小企業様にとっては、外出や来客対応で電話に出られない場面でも、会社の窓口品質を落としにくいのが大きな魅力です。

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  担当者別スケジュール対応

  担当者別スケジュール対応が含まれているのも実務上かなり便利です。社員ごとの外出、帰社予定、出張などを専用ページから登録しておけば、お電話相手に状況を伝えながら応対できます。単に「不在です」と返すよりも、きちんと管理された会社という印象を与えやすく、営業先や取引先への信頼感にもつながります。

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  メール or チャット連絡

  受電後の連携もスムーズで、メールまたはChatwork・Slack・LINEでの報告に対応しており、アドバンスプランでは5名分まで設定できます。さらに同報メールは最大5名まで同時送信できるため、営業担当、事務担当、現場担当など、関係者へすぐ共有しやすい構成です。少人数でも情報の行き違いを減らしやすいのは、中小企業様にとって大きな利点です。

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  通話録音サービス

  安心感の面では、通話録音サービスが含まれている点も強みです。電話秘書とお客様のやり取りを録音し、過去3か月分を何度でも確認できるため、聞き漏らしや報告ミスの不安を減らしやすくなります。さらに、営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話は着信コール数に含まれず、ブロックリストに登録して次回以降は受けない仕組みなので、不要な電話に時間や費用を使いにくい設計です。

そのほかにも、スタッフは最大14名まで登録でき、在籍確認への対応が可能です。営業時間終了後は、定型文の時間外アナウンス、留守機能付き案内、あるいは指定番号への転送電話も選べるため、業務時間外の電話対応体制も整えやすくなっています。

必要に応じて、Q&A対応、専用文の時間外アナウンス、通話接続サービスの追加もできるので、自社の運用に合わせて少しずつ拡張しやすいのも使いやすい点です。

アドバンスプランの特徴

日々の業務に追われる中で、電話対応に手を取られてしまうことはありませんか。来客対応や外出、現場作業、打ち合わせ、経理や事務処理など、中小企業の現場では一人ひとりの役割が広く、電話一本で仕事の流れが止まってしまうことも少なくありません。そんな事業者様におすすめしたいのが、渋谷オフィスのアドバンスプランです。月額10,000円で、平日9時から18時までの電話対応と月80コールまでをカバーし、初期費用や保証金も不要なので、導入しやすいのが大きな魅力です。

御社の社員や秘書のように自然に応対

アドバンスプランの大きな特長は、ただ電話を受けるだけではなく、御社の社員や秘書のように自然に応対できることです。事前の丁寧な打ち合わせをもとに、会社情報や事業内容を登録し、社名を名乗って応対します。お名前や電話番号、ご用件もしっかりお伺いするので、電話を受けられなかったことでお客様に不安を与えたり、商談や問い合わせの機会を逃したりするリスクを減らせます。

担当者別のスケジュール対応ができます

特に中小企業の事業者様にとって便利なのが、担当者別のスケジュール対応です。社員様ごとに外出、帰社予定、出張などを登録しておけるため、お電話相手に状況をお伝えしながら、より的確で感じのよい応対ができます。「ただ不在を伝えるだけ」で終わらず、会社としてきちんと機能している印象を持っていただけるのは、信頼づくりの面でも大きなメリットです。

受電内容はすぐにメールやチャットで報告

また、受電内容はすぐにメールやChatwork、Slack、LINEなどで報告され、アドバンスプランでは報告先を5名分まで設定できます。社内での情報共有がしやすく、営業担当、事務担当、現場担当など、必要な人にすぐ内容を届けられるため、対応の遅れを防ぎやすくなります。さらに、通話録音サービスも含まれており、応対内容は3か月保存されるため、後から内容や会話の雰囲気まで確認できる安心感があります。

営業電話や間違い電話、迷惑電話はカウントしません！

加えて、営業電話や間違い電話、迷惑電話はカウント対象外で、オペレーターが遮断し、ブロックリストにも登録してくれます。必要な電話だけをきちんと受け、不要な電話に業務を妨げられにくくなるのは、少人数で動く中小企業にとって非常に実用的です。社名と応対内容が同じであれば、本社・支社の2拠点を1契約でカバーできる点も、複数拠点で運営されている会社様にはうれしいポイントです。

営業時間外には時間外アナウンスや留守機能、転送電話サービスも利用できます

さらに、営業時間外には時間外アナウンスや留守機能、転送電話サービスも利用でき、必要に応じて夜間や時間外の電話対応体制も整えられます。電話番号をお持ちでない会社様には、専用の東京03番号を無料で貸与してもらえるため、名刺やホームページ、会社案内にも掲載しやすく、会社としての信頼感を高めやすいのも魅力です。

「電話を取りこぼしたくない」「社員が電話に追われず本来の業務に集中できるようにしたい」「少人数でもきちんとした会社の窓口体制を整えたい」――そのような中小企業の事業者様に、アドバンスプランはとても相性のよいプランです。必要な機能と使いやすさのバランスがよく、電話対応の負担を減らしながら、お客様への印象や社内の業務効率を高めたい会社様におすすめです。