コスパに優れた「シンプルプラン」の便利な機能をご紹介します。

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  営業電話を遮断し、専門業務に集中しやすくする

  弁理士・特許事務所にとって、営業電話や不要な電話による中断は大きな負担です。明細書や意見書を作成している途中で電話対応に入ると、思考が途切れ、作業効率が落ちてしまいます。

  シンプルプランでは、営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話はオペレーターが対応し、着信コール数としてカウントされません。また、ブロックリストに登録することで、次回以降の無駄な受電も防げます。

  電話秘書の目線では、これは特許事務所にとって非常に大きなメリットです。必要な電話だけを整理して先生や担当者へ報告できるため、専門業務に集中しやすい環境を作れます

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  事務所名で丁寧に一次対応できる

  電話秘書は、貴所の社員・秘書として、事務所名で電話に出ます。会社名、名前、電話番号、用件までヒアリングし、事務所のブランドイメージや希望に沿った第一声で応対できます。

  弁理士・特許事務所の場合、電話の相手は企業の知財担当者、経営者、研究開発部門、個人発明家など、重要なお客様であることも少なくありません。 たとえば、次のような形で受付できます。

  ・「〇〇特許事務所でございます」
  ・「〇〇先生はただいま外出しております。よろしければご用件を承ります」
  ・「折り返しのご連絡先と案件名をお伺いしてもよろしいでしょうか」

  このように、ただ電話を受けるだけでなく、事務所の窓口として丁寧に対応できる点がポイントです。

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  メール・チャットで用件をすぐ共有できる

  シンプルプランでは、電話秘書が受けた内容を、メールまたはChatwork、Slack、LINEなどのチャットツールで報告できます。報告内容には、用件、会社名、名前、折り返し電話番号などが含まれます。報告先は最大3名分まで登録できます。

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  通話録音で、聞き違いやニュアンスを確認できる

  シンプルプランには、通話録音サービスも含まれています。電話秘書とお客様の応対内容を録音し、後から何度でも確認できます。過去録音は3ヶ月間保存されます。

  弁理士・特許事務所では、案件名、出願番号、商標名、区分、期限、担当者名など、聞き間違いを避けたい情報が多くあります。

  文章の報告だけでは分かりにくい場合でも、録音を確認すれば、実際の会話のニュアンスまで把握できます。これは、正確性を重視する知財業務にとって安心材料になります。

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  最大9名までスタッフ登録できる

  シンプルプランでは、社長様以外の社員スタッフを最大9名まで登録でき、在籍照会に対応できます。特許事務所では、複数の弁理士、特許技術者、商標担当、事務スタッフが在籍しているケースがあります。

  ・「〇〇先生はいらっしゃいますか」
  ・「商標担当の方に確認したいです」
  ・「この案件の担当者につないでほしいです」

  このような電話にも、登録情報をもとに自然に一次対応できます。

弁理士・特許事務所の電話対応を、必要十分な形で支える「シンプルプラン」

弁理士・特許事務所では、出願書類の作成、拒絶理由通知への対応、クライアントとの打ち合わせ、期限管理、調査業務など、集中力を必要とする業務が多くあります。

その一方で、事務所には日々さまざまな電話が入ります。既存のお客様からの確認、新規相談、企業担当者からの連絡、関係機関からの問い合わせ、そして営業電話や間違い電話など、内容はさまざまです。

渋谷オフィスの「シンプルプラン」は、そうした電話を電話秘書が一次対応し、必要な内容だけをメールまたはチャットで報告することで、弁理士・特許事務所の先生方やスタッフの業務集中をサポートするプランです。月額5,000円、月40件までの着信コールが含まれており、1日平均2件程度の電話がある事務所に向いた内容です。

営業電話を遮断し、本来の専門業務に集中しやすくなります

特許事務所では、弁理士の先生や担当スタッフが電話に出るたびに、作成中の明細書、意見書、補正書、調査資料などから意識が離れてしまいます。特に、集中して文章を組み立てている最中に営業電話が入ると、業務効率が大きく下がってしまいます。

シンプルプランでは、営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話はオペレーターが対応し、着信コール数にもカウントされません。さらにブロックリストに登録することで、次回以降の無駄な受電も抑えられます。

電話秘書の立場から見ると、この機能は弁理士・特許事務所と非常に相性が良いです。すべての電話を先生や所員が受けるのではなく、必要な電話だけを整理して届けられるため、知財業務に集中しやすい環境を作れます。

事務所名で丁寧に一次対応し、信頼感を損ないません

弁理士・特許事務所への電話は、企業の知財部、経営者、開発担当者、個人発明家など、重要なお客様からの連絡であることもあります。そのため、電話に出られない、対応が雑に聞こえる、折り返し情報が不正確といったことは、事務所の印象に影響します。

シンプルプランでは、電話秘書が貴所の社員・秘書として、事務所名で電話応対します。相手の会社名、名前、電話番号、用件などをヒアリングし、メールまたはChatwork、Slack、LINEなどのチャットツールで報告できます。報告先は最大3名分まで含まれています。

たとえば、
・「〇〇株式会社の知財部・山田様より、商標出願の件で折り返し希望です」
・「既存のお客様より、拒絶理由通知への対応期限について確認したいとのことです」
・「新規のお客様より、特許出願の相談が可能かお問い合わせです」

このように、内容を整理して報告できるため、先生や担当者は優先順位を判断しやすくなります。

通話録音で、聞き違いやニュアンスの確認にも対応できます

特許・商標・意匠などの知財業務では、用件の聞き違いが大きな問題につながることがあります。たとえば、出願区分、期限、案件名、担当者名、相談内容などは、正確に把握しておきたい情報です。

シンプルプランには通話録音サービスが含まれており、電話秘書とお客様の応対内容を録音して保存できます。文章の報告だけでは分かりにくい会話のニュアンスも、後から音声で確認できます。過去の録音は3ヶ月間保存され、何度でも確認可能です。

電話秘書としても、知財関連の電話は専門用語や固有名詞が含まれることがあるため、録音が残ることは大きな安心材料になります。報告内容を見たあとに「念のため音声も確認する」という使い方ができるため、正確性を重視する特許事務所に向いています。

複数の弁理士・スタッフ名での在籍照会にも対応できます

シンプルプランでは、代表者以外の社員スタッフも最大9名まで登録できます。

特許事務所の場合、複数の弁理士、特許技術者、商標担当、事務スタッフが在籍しているケースがあります。お客様から「〇〇先生はいらっしゃいますか」「商標担当の方に確認したいです」といった電話が入った際にも、登録情報に基づいて自然に一次対応できます。

小規模な事務所でも、外出中・打ち合わせ中・審査対応中などで電話に出られない場面は多くあります。電話秘書が一次受付を行うことで、「不在で電話がつながらない事務所」という印象を避けやすくなります。

営業時間外も、丁寧なアナウンスで取りこぼしを防げます

シンプルプランには、営業時間外アナウンスも標準装備されています。営業時間終了後に電話があった場合でも、定型メッセージを流すことができ、留守機能付きであれば伝言を録音し、スマホへ通知することもできます。

特許事務所では、企業担当者が業務終了後に連絡してくることや、急ぎの確認をしたいケースもあります。営業時間外に完全に無応答になるのではなく、丁寧な案内が流れることで、事務所としての信頼感を保ちやすくなります。

弁理士・特許事務所におすすめできる理由

シンプルプランは、電話件数が非常に多い大規模コールセンター向けというより、少人数で運営している弁理士事務所・特許事務所に向いたプランです。

特に、次のような事務所に適しています。
・電話件数は多すぎないが、営業電話や雑多な電話で業務が中断されている
・弁理士やスタッフが、明細書作成・中間処理・調査業務に集中したい
・新規相談や既存顧客からの電話を取りこぼしたくない
・事務所名で丁寧に一次対応してほしい
・メールやチャットで用件をすぐ確認したい
・通話録音で、聞き間違いやニュアンスを後から確認したい

弁理士・特許事務所にとって、電話対応は大切ですが、すべての電話に専門職が直接対応する必要はありません。一次受付、用件確認、折り返し報告、営業電話の遮断を電話秘書に任せることで、先生方は本来の専門業務に集中しやすくなります。

渋谷オフィスの「シンプルプラン」は、低コストで電話受付の基本を整えたい特許事務所にとって、導入しやすい電話代行サービスです。