予約受付やお問い合わせ整理を支える、主な機能です。

プレミアプランには、クリニック・歯科医院・動物病院の電話対応に役立つ「各種予約受付」、「Q&A対応」が含まれています。

患者さま・飼い主さまからの予約希望やお問い合わせを電話秘書が伺い、その内容をメールやチャット (Slack、LINE、Chatwork) でお知らせします。診療中でも電話を気にしすぎず、院内業務に集中しやすくなります。

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  各種予約受付

  クリニック・歯科医院・動物病院にかかってくる予約希望、変更、キャンセル、問い合わせのお電話をプロの電話秘書が応対し、内容をメールやチャットで報告します。

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  Q&A対応でよくある質問に対して瞬時に回答

  よくあるお問い合わせや質問に対して、あらかじめ決めておいた回答を“あなたの代わりに電話秘書が丁寧に対応する”サービスです。最大3つまでの質問と回答 (100文字以内) を設定することができます。

  以下はクリニック・歯科医院・動物病院でよくある「Q&A対応」の例です。

  Q1. 今日診てもらえますか？
  A. 空き状況を確認のうえ、医院より折り返しご案内いたします。お名前とご連絡先、来院目的をお願いいたします。
  
  Q2. 初診時に必要な持ち物はありますか？
  A. 保険証、医療証、お薬手帳など、事前に共有いただいた内容に沿ってご案内いたします。
  
  Q3. 駐車場はありますか？
  A. 駐車場の有無や近隣コインパーキングについて、事前に共有いただいた内容に沿ってご案内いたします。
  
  Q1. 歯が強く痛むのですが、急患対応できますか？
  A. 状況をお伺いし、至急の連絡として医院へ共有いたします。診療可否や処置内容は医院よりご案内いたします。
  
  Q2. ペットの様子が急に悪くなりました。すぐ診てもらえますか？
  A. お名前、ご連絡先、動物種、症状の概要をお伺いし、至急基準に沿って動物病院へ共有いたします。
  
  Q3. 休診日や診療時間を教えてください。
  A. 事前に共有いただいた診療時間・休診日・臨時休診の情報に沿ってご案内いたします。

  Q&A対応は、このように医療機関・歯科医院・動物病院の事業者様にご活用頂けます。医療判断や診療可否の最終判断は行わず、必要な内容は院内へ引き継ぎます。

プレミアプランの特徴

クリニック・歯科医院・動物病院では、診療中で電話に出づらい、受付と会計が重なって着信に対応できない、予約や問い合わせの電話が休診明けに集中する、といった悩みが起こりやすくあります。特に少人数で運営している医院では、予約受付、予約変更、道案内、持ち物確認、求人応募、営業電話などが重なると、院内の対応品質まで下がってしまいがちです。渋谷オフィスの「プレミアプラン」は、こうした医療機関・動物病院の現場に合いやすい機能がそろっており、電話の取りこぼし防止と院内業務の安定に役立つプランです。

予約や問い合わせの一次対応を丁寧に任せられる

このプランがおすすめできる大きな理由のひとつは、予約や問い合わせの一次対応を丁寧に任せられることです。渋谷オフィスでは、契約先の医院名で応対し、名前・電話番号・用件をしっかり聞き取ったうえで、内容をメールや Chatwork、Slack、LINE などにすぐ報告できます。さらに各種予約受付にも対応しているため、診療中に電話を取れなくても、予約希望や問い合わせの入り口を逃しにくくなります。

Q&A対応で、よくある質問を事前に登録

また、クリニック・歯科医院・動物病院では「今日診てもらえますか？」「初診の持ち物は何ですか？」「駐車場はありますか？」「休診日はいつですか？」といった似た質問が何度も入る傾向があります。プレミアプランにはQ&A対応が含まれており、あらかじめよくある質問と回答を設定しておけば、電話秘書がその内容に沿って案内できます。このQ&Aは最大3セットまで設定でき、定型的な質問への回答を電話代行側で行えるため、院内スタッフへの取次ぎ回数を減らし、診療や受付業務への集中につながります。

アクセス・診療時間・持ち物などの基本案内も

初めて来院する方からは、アクセス、駐車場、診療時間、初診時の持ち物などの問い合わせも多くなります。プレミアプランには最寄駅からの道案内機能も含まれており、あらかじめ案内内容を用意しておけば、電話口で適切に説明できます。来院前の不安を減らし、受付スタッフが同じ説明を何度も繰り返す負担を軽減できます。

診療時間外は、時間外アナウンスや留守機能で対応

さらに、診療時間外の案内も医療機関・動物病院では重要です。プレミアプランでは、時間外アナウンスや留守機能付きの案内、さらに必要に応じて診療時間後の転送電話サービスも利用できます。休診日や診療時間外でも、患者さま・飼い主さまにきちんとした案内を流せるため、医院の印象を損ないにくく、翌診療日の折り返し導線も整えやすくなります。

不要な営業電話・間違い電話はコース数にカウントしません

加えて、クリニック・歯科医院・動物病院では医療機器、広告、求人、システム関連などの営業電話に悩まされることも少なくありません。プレミアプランでは、営業電話・間違い電話・嫌がらせ電話は着信コール数としてカウントせず、ブロックリスト登録にも対応しています。無駄な電話対応の時間やコストを減らし、本当に大切な来院者対応に集中しやすくなる点も、現場目線では大きな利点です。

クリニック・歯科医院・動物病院の電話対応は「プレミアプラン」にお任せ下さい

このように、プレミアプランは単なる電話の取次ぎではなく、「予約受付」「よくある質問への回答 (Q&A対応)」「道案内」「診療時間外の案内」「不要な営業電話の遮断」までカバーできるのが特長です。電話を取れない時間が多い医院でも、患者さま・飼い主さまへの受付品質を保ち、院内業務をスムーズにしやすいプランといえます。なお、医療判断や症状への助言、診療可否の最終判断は行わず、必要な内容は貴院へ引き継ぎます。